Kao Corporation biedt veilige externe samenwerking in Microsoft Teams, vereenvoudigt levenscyclusbeheer en verkort IT-servicetijd met AvePoint Cloud Governance
Succes Hoogtepunten
Locatie Toyko, Japan
Industrie Manufacturing
platform Microsoft 365
Kao Corporation is marktleider op het gebied van producten voor persoonlijke verzorging, cosmetica, was- en schoonmaakproducten. Al 134 jaar draagt Kao bij aan levensstijlen die worden verrijkt door "Yoki-Monozukuri". In december 2020 had Kao 33.409 werknemers op geconsolideerde basis, met een omzet van 1.382 miljard yen.
In 2021 lanceren ze een nieuw managementplan voor de middellange termijn met de naam "K25". Met behoud van de basismissie om bij te dragen aan een verrijkt leven, streeft de organisatie naar een nieuwe "Kao stijl" die zich ook richt op het milieu en het menselijk leven.
Essentiële behoeften
- Veilige samenwerking met externe gebruikers mogelijk maken en beheren
- De werkdruk voor het beheren van teamleden verlagen
- Beveiligingsrisico's en verminderde zoekresultaten door verlaten teams en inhoud elimineren
De Uitdaging
De Kao Corporation ("Kao") begon Microsoft Teams te gebruiken in juli 2017, maar in 2019 kwam het gebruik in alle groepen echt in een stroomversnelling. Dit gebruik was niet beperkt tot interne communicatie, en de organisatie heeft uitgebreid naar samenwerking met groepen buiten het bedrijf.
Aanvankelijk begon Kao Teams te gebruiken binnen de afdeling Informatiesystemen. Maar toen de mond-tot-mondreclame zich verspreidde, werd een gecoördineerd systeem opgezet om het gebruik van Teams tussen verschillende divisies te bevorderen. In januari 2019 werd een grootschalige Teams-implementatie met tablets gestart door Kao Group Customer Marketing (KCMK), een beautybedrijf dat verantwoordelijk is voor consumentenmarketing. Drie maanden later bracht een bedrijfsbrede inspanning Teams naar de hele Kao Group.
Deze beweging veroorzaakte drie grote uitdagingen. De problemen waren het implementeren en beheren van veilige samenwerking met externe gebruikers, de groeiende werklast van het beheren van teams met veel leden, en de beveiligingsrisico's en de verminderde kwaliteit van zoekresultaten als gevolg van verlaten teams en content die niet langer werden gebruikt.
En omdat de COVID-19 pandemie de mogelijkheden om klanten te bezoeken beperkte, wilde Kao het gebruik van Teams voor samenwerking met gebruikers buiten het bedrijf uitbreiden en stroomlijnen, terwijl de beveiliging effectief bleef en de operationele belasting niet toenam.
"Aanvankelijk richtten we ons op het gebruik binnen de groep, maar we gebruikten ook de standaardfuncties van Microsoft Teams voor applicatiebeheer", zegt Katsuya Kokubo, Vice President Enterprise Information Solutions bij Kao. "Tegelijkertijd kregen we steeds meer verzoeken om ook mensen van buiten het bedrijf uit te nodigen voor samenwerking in teams. Om dit op een veilige manier te doen, moesten we ons systeem voor applicatiebeheer opnieuw onder de loep nemen."
Ondertussen ontstonden er twee andere uitdagingen. De eerste was het mogelijk maken van het beheer van machtigingen door middel van integratie met beveiligingsgroepen in Microsoft's Active Directory. Hoewel de eenmalige aanmelding van Teams geïntegreerd was met AD, moesten leden individueel geregistreerd worden voor machtigingen voor elk team, wat enorm veel werk met zich meebracht tijdens personeelswisselingen.
De andere zorg: ondersteuning bieden voor een steeds toenemend aantal teams. In 2019 was het aantal teams opgelopen tot 7.500 en de verwachting was dat dit aantal zou blijven groeien. Kao had een manier nodig om levenscyclusbeheer te implementeren, zodat teams die niet langer nodig waren nauwkeurig konden worden geïdentificeerd en veilig konden worden verwijderd.
De voordelen van AvePoint Cloud Governance zijn zo groot dat we niet meer zonder kunnen. We zullen Teams blijven gebruiken als middelpunt van onze communicatie en door AvePoint Cloud Governance in te zetten voor applicatiebeheer hopen we onze werkomgeving efficiënter en effectiever te maken.
Vice President Enterprise Information, Solutions, Kao Corporation
De AvePoint Oplossing
Om deze problemen op te lossen, ging Kao in juni 2019 op zoek naar een nieuw applicatiebeheersysteem. Toen richtten ze hun aandacht op AvePoint Cloud Governance.
Cloud Governance geeft gebruikers self-service IT-middelen voor het leveren, verplaatsen of herstructureren van Microsoft 365-content, evenals levenscyclus- en rechtenbeheer. Het integreert met Teams en het bredere Microsoft 365-platform - inclusief Yammer-communities en SharePoint-sites - zodat gebruikers richtlijnen hebben om weloverwogen beslissingen te nemen.
De implementatie van Cloud Governance heeft Kao in staat gesteld om veilige samenwerking met groepen buiten het bedrijf te ondersteunen en tegelijkertijd taken die vroeger handmatig moesten worden uitgevoerd te stroomlijnen en te versnellen. Het beheren van teamleden werd ook vereenvoudigd dankzij de integratie met beveiligingsgroepen in Microsoft's Active Directory. Levenscycli worden nu ook beheerd door teambeheerders te informeren over teams die gedurende een bepaalde periode inactief zijn geweest.
Kao werkte samen met AvePoint Japan K.K. ("AvePoint"), een Microsoft-partner, om aan deze vereisten te voldoen.
"We hebben met meerdere bedrijven gesproken over hun oplossingen, maar AvePoint Cloud Governance was de enige die alle drie de problemen kon oplossen", zegt Koji Kondo, leider van de teambeheerders van het Office Infrastructure Team van de ICT-groep in de ESM-afdeling van de afdeling Informatiesystemen van Kao. "We besloten ook voor AvePoint te kiezen, niet alleen vanwege de functionaliteit, maar ook omdat we hoopten dat het meer flexibele ondersteuning zou bieden."
Het bedrijf rolde Cloud Governance gefaseerd uit vanaf januari 2020. Er werd een proefproject gestart dat zich richtte op de divisie Informatiesystemen om uitnodigingen voor externe gebruikers te implementeren, aldus Keisuke Nakatani, een Teams Administrator bij het Office Infrastructure Team van de ICT Group in de ESM-afdeling van Kao in de divisie Informatiesystemen. Vorig jaar werden de functies uitgebracht voor binnenlandse gebruikers en later ook voor externe gebruikers voor overzeese groepsmaatschappijen. Kao is van plan om alle resterende functies in 2021 uit te breiden naar overzeese groepsmaatschappijen.
Het project heeft baat gehad bij de persoonlijke service van AvePoint.
"Hoewel ze al de mogelijkheid hadden om machtigingen te beheren via integratie met beveiligingsgroepen voor nieuw aangemaakte teams, moesten we extra functionaliteit ontwikkelen om aan de behoeften van Kao te voldoen", zegt Yuki Watanabe, een Technical Senior Director bij AvePoint. "Voor Kao, met een enorm aantal reeds bestaande teams, moesten ze beveiligingsgroepen kunnen integreren in eerder bestaande teams, niet alleen in nieuwe teams. Daarom werkten we samen met het ontwikkelingsteam in de VS om nieuwe functies uit te brengen."
Dankzij het ontwikkelteam van AvePoint "konden ze snel inspelen op onze behoeften en de benodigde functies toevoegen, en we zijn erg dankbaar voor hun ondersteuning," aldus Masami Shiba, een Teams Administrator bij het Office Infrastructure Team van de ICT Group in de ESM-afdeling van de afdeling Informatiesystemen van Kao. De functies waarmee ze nu kunnen reageren op verzoeken van gebruikers zijn goed ontvangen binnen het bedrijf.
"De introductie van AvePoint Cloud Governance en het beheer van teams met AvePoint Cloud Governance heeft het creëren van externe teams sneller gemaakt," aldus Nakatani.
Voorheen duurde het minstens vijf dagen om het instellingsproces te voltooien, van de lancering van de applicatie en het team tot de registratie van externe gebruikers tussen de relevante afdelingen. Nu kunnen deze teams nog dezelfde dag beschikbaar worden gesteld zodra de goedkeuring is afgerond.
"Dit heeft geleid tot een toename in het gebruik van teams met mensen buiten het bedrijf, met 197 teams die zijn aangemaakt in april 2021," aldus Nakatani. "Vroeger gebruikten we vooral e-mail om berichten uit te wisselen en bestanden te delen met mensen buiten het bedrijf, maar er heeft een geleidelijke verschuiving plaatsgevonden naar Teams."
Het beheer van machtigingen voor teamleden is gestroomlijnd door de integratie met de beveiligingsgroepen van AD. Eind februari 2021 waren 212 teams geïntegreerd met beveiligingsgroepen, wat naar verwachting meer dan 100 uur per jaar aan gebruikersbeheer bespaart. Omdat zelfs teams die zijn aangemaakt in Microsoft Teams nu kunnen worden geïntegreerd met beveiligingsgroepen, worden nog meer besparingen in werklast verwacht.
Het beheer van teams en gebruikerslevenscycli is veiliger. "155 externe teams die eerder waren aangemaakt maar niet meer werden gebruikt, zijn verwijderd", aldus Nakatani. "Door de levenscyclus goed te beheren, lopen we niet langer het risico dat bestanden toegankelijk blijven van buiten het bedrijf."
Bovendien is het beheer en de opslag van auditlogs eenvoudiger. "Microsoft 365 slaat auditlogs maximaal 90 dagen op, maar met het stijgende aantal wereldwijde beveiligingsincidenten moesten we auditlogs langer bewaren", aldus Kondo. "Met AvePoint Cloud Governance kunnen we auditlogs voor onbepaalde tijd opslaan."
Shiba voegde eraan toe dat de integratie van de auditlogs uit Microsoft 365 "het mogelijk heeft gemaakt om de auditlogs te controleren met behulp van het beheerscherm dat AvePoint biedt. De gebruikersinterface is ook eenvoudiger te gebruiken, bijvoorbeeld voor het instellen van filtervoorwaarden om de gewenste informatie te extraheren."
De weg voorwaards
Cloud Governance heeft Kao gepositioneerd voor veilige, succesvolle samenwerking. Dit jaar wordt het aanmaken van nieuwe teams geconsolideerd in Cloud Governance en wordt de teambuildingsfunctie in Microsoft Teams vergrendeld. Bestaande teams zullen ook worden gemigreerd naar beheer onder Cloud Governance en uiteindelijk zullen alle teams worden beheerd onder Cloud Governance."
De voordelen van AvePoint Cloud Governance zijn zo groot dat we niet meer zonder kunnen", aldus Kokubo, die eraan toevoegde dat de organisatie van plan is de oplossing te gebruiken om het gebruik van SharePoint Online te beheren.
Leiders zien ook waarde in de oplossing naarmate de aard en locatie van hun werk verandert.
"COVID-19 heeft de manier waarop we wereldwijd werken veranderd. Maar omdat we Teams al gebruikten binnen de Kao Group, konden we soepel overstappen op thuiswerken", aldus Kokubo. "We zullen Teams blijven gebruiken als het middelpunt van onze communicatie en door AvePoint Cloud Governance in te zetten voor applicatiebeheer hopen we onze werkomgeving efficiënter en effectiever te maken."
