Microsoft gebruikt inzichten van AvePoint tyGraph om de adoptie van haar Viva Engage-gemeenschappen te begrijpen
Succes Hoogtepunten
95% van de voltijdse werknemers bekijkt nu elke maand berichten in 5.000 Viva Engage-communities.
Verhoogd percentage actieve gemeenschappen van 17% naar 40%, als gevolg van investeringen in populaire gemeenschappen en het verwijderen van overtollige gemeenschappen.
Gerichte betrokkenheidsstrategieën mogelijk gemaakt door activiteiten te correleren met de demografische gegevens van werknemers.
Locatie Redmond, Verenigde Staten
Industrie Information Technology
platform Microsoft Viva Engage
Microsoft creëert platforms en tools die worden aangedreven door AI om innovatieve oplossingen te leveren die voldoen aan de veranderende behoeften van onze klanten. Het technologiebedrijf zet zich in om AI breed beschikbaar te maken en dit op een verantwoorde manier te doen, met als missie om elke persoon en elke organisatie op de planeet in staat te stellen meer te bereiken. Microsoft is actief in 190 landen en telt wereldwijd meer dan 220.000 gepassioneerde medewerkers.
Essentiële behoeften
- Gebruik en adoptie meten
- Betekenisvolle betrokkenheid identificeren en bijhouden
- Overname binnen de organisatie stimuleren
- Bedrijfswaarde aantonen
De Uitdaging
Na de overname van Yammer (nu Viva Engage) deed Microsoft een gezamenlijke inspanning om samenwerking te verplaatsen van gesloten e-mail threads naar het sociale netwerkplatform. Echter, om de business case te maken voor de verschuiving naar deze nieuwe, ongeteste modellen, wisten ze dat ze metrics zouden moeten identificeren en bijhouden met betrekking tot gebruikersbetrokkenheid, adoptie en effectiviteit van samenwerking.
In die tijd waren er beperkte mogelijkheden om de dynamiek en betrokkenheid binnen het netwerk te begrijpen. Zonder inzicht in welke strategieën participatie stimuleerden en welke doelgroepen actief deelnamen aan communities, was het een uitdaging voor de tactische teams om verbeteringen aan te brengen in hun werkwijzen en voor het management om te beslissen hoe, wanneer en waar te investeren in samenwerkingstools.
Microsoft had een manier nodig om het gebruik en de adoptiecijfers beter te kunnen meten om zo de adoptie in het hele bedrijf te stimuleren en de bedrijfswaarde aan te tonen.
We begrepen dat één enkel bedrijfsbreed programma om de betrokkenheid van werknemers te vergroten niet succesvol zou zijn. Het is essentieel om veranderingen binnen individuele gemeenschappen of doelgroepen van organisaties te kunnen begrijpen en meten. De nauwe integratie met personeelsgegevens en activiteitsmeting is een belangrijke reden waarom we op tyGraph vertrouwen.
Hoofdproductmanager, naadloos teamwork, Microsoft
De AvePoint Oplossing
Op dat moment waren er nog geen analytics-aanbiedingen voor Viva Engage, maar tyGraph (nu onderdeel van AvePoint) was bezig met de ontwikkeling van een uitgebreide tool. Microsoft maakte gebruik van haar sterke relatie met tyGraph om nauw samen te werken tijdens de ontwikkeling van tyGraph for Viva Engage, om er zeker van te zijn dat de nieuwe oplossing aan haar analysebehoeften voldeed.
"De relatie met het tyGraph team was symbiotisch", legt Frank Delia, Principal Product Manager bij Microsoft, uit. "Het tyGraph-team wilde graag begrijpen welke inzichten het meest waardevol zouden zijn, zodat ze deze statistieken in hun tool konden opnemen. Ze luisterden naar onze pijnpunten en leverden."
Een van de belangrijkste mogelijkheden van de tyGraph tool was de mogelijkheid om productsignalen te correleren met HRIS demografische informatie van werknemers. Hierdoor kon Microsoft analyseren waar werknemers van verschillende afdelingen, regio's, anciënniteit, enz. het meest actief waren, waardoor gerichte adoptiestrategieën mogelijk werden om aan de behoeften van specifieke doelgroepen en regio's te voldoen. Gegevens over de organisatiehiërarchie stelden leiders ook in staat om te ontdekken hoe hun medewerkers Viva Engage omarmen.
Frank: "We begrepen dat één adoptieprogramma voor het hele bedrijf niet succesvol zou zijn. Het was essentieel om veranderingen binnen individuele communities of organisatiegroepen te kunnen begrijpen en meten. De nauwe integratie met personeelsgegevens en activiteitsmeting is een belangrijke reden waarom we nog steeds op tyGraph vertrouwen."
tyGraph heeft niet alleen de adoptie van Viva Engage gefaciliteerd, maar ook een centrale rol gespeeld bij het optimaliseren van het platform voor een betere efficiëntie en gebruikersbetrokkenheid. Tegen 2019 had Microsofts cultuur van zelf-samenwerking en technologische experimenten geresulteerd in meer dan 30.000 Viva Engage-communities. Veel van deze communities werden echter niet meer gebruikt en er was geen efficiënte manier om actieve communities te onderscheiden van inactieve.
Met de analyses van tyGraph ontdekte Microsoft dat slechts ongeveer 1 op de 3 communities legitiem actief was. Dit inzicht stelde het team in staat om een agressieve houding aan te nemen in het beheren van hun community-landschap, het identificeren en elimineren van onnodige community's en het aanzienlijk verbeteren van het vermogen van gebruikers om relevante en nuttige community's te ontdekken.
Tegenwoordig omvat het Microsoft-netwerk ongeveer 5.000 community's, waarvan er ongeveer 2.000 zinvol actief zijn. Inactieve community's worden systematisch verwijderd, zodat Microsoft een evenwichtig punt kan handhaven voor zijn community's en zich kan richten op het stimuleren van echt actieve en productieve samenwerkingsruimten.
Communitymanagers bij Microsoft zien direct waarde in inzichten die anders moeilijk te ontdekken zouden zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld identificeren welke communityleden de belangrijkste beïnvloeders zijn, zodat ze hen kunnen aanmoedigen om regelmatig te posten. Door te bepalen welke threads de meeste impact hebben, kunnen ze hun contentplannen verbeteren. Tot slot helpt het maken van aangepaste rapporten die de voortgang naar de specifieke doelen van hun community laten zien om te blijven investeren in het actieve beheer van de community.
Connected Communities is bijvoorbeeld Microsofts grootste interne Communities of Practice-programma met 60.000 leden die deelnemen aan meer dan 65 communities die zijn afgestemd op industrieën, oplossingsgebieden en crossfunctionele prioriteiten. tyGraph-gegevens helpen het programmateam om meer inzicht te krijgen in communitybetrokkenheid, inzichten op programmaniveau en trends zoals actieve gebruikers en actieve conversaties. Rapporten op maat helpen het bedrijf bij het verfijnen en aanpassen van programmastrategieën, zoals de onderwerpen waarop ze zich moeten richten en wat de tevredenheid en waarde van de leden vergroot.
Daarnaast maakten aangepaste tyGraph-rapporten voor het communicatieteam van de CEO het mogelijk om thema's te ontdekken in opmerkingen en vragen voorafgaand aan een live-uitzending. Een uitgebreide woordenwolk suggereerde wat interessant was voor medewerkers en informeerde over de agenda van het evenement en de meest relevante vragen voor het senior leadership team om te beantwoorden.
De analyses van tyGraph zijn ook van grote waarde voor de wereldwijde communicatie-inspanningen van Microsoft. Inzichten in betrokkenheid stellen het communicatieteam in staat om hun interne verspreidingsstrategieën op maat te maken en te optimaliseren. Door tyGraph-gegevens te combineren met andere datasets, kunnen ze engagement vergelijken tussen Viva Engage-posts, e-mails, blogs en berichten, om te bepalen welk platform het beste is voor verschillende soorten berichtgeving. Hierdoor weten communicatoren voortdurend waar en wanneer ze content moeten publiceren voor een maximale impact.
De weg voorwaards
De langdurige samenwerking heeft meer dan tien jaar geduurd en Microsoft is al sinds 2014 klant van tyGraph. In de loop der jaren heeft Viva Engage een belangrijke rol gespeeld bij het creëren van een meer open en transparante Microsoft-cultuur, en het tyGraph-analyseplatform heeft teams in staat gesteld om de betrokkenheid te maximaliseren door strategieën af te stemmen op specifieke doelgroepen en gemeenschappen.
Frank: "Zonder de mogelijkheid om via tyGraph de lichtpuntjes op het gebied van participatie te identificeren en een cultuur van openheid, het delen van informatie en samenwerking te bevorderen, waren kritieke verschuivingen binnen de zich ontwikkelende cultuur van Microsoft misschien niet mogelijk geweest."
Frank vat het samen: "tyGraph is essentieel geweest in onze reis om de adoptie van Viva Engage te stimuleren. Door bruikbare inzichten te bieden waarmee we de communicatie en samenwerking continu kunnen verbeteren, heeft tyGraph ervoor gezorgd dat Viva Engage routinematig 95% van de fulltime werknemers bereikt. Dit toont de tastbare impact van onze communicatie-inspanningen aan en versterkt Viva Engage als een effectief netwerk om het succes van Microsoft te ondersteunen."
