Prudential Financial controleert Microsoft Teams met Cloud Governance
Succes Hoogtepunten
Locatie Newark, NJ
Industrie Financial Services
platform Microsoft 365
Prudential Financial is actief in de Verenigde Staten, Azië, Europa en Latijns-Amerika en biedt klanten een verscheidenheid aan producten en diensten, waaronder levensverzekeringen, lijfrentes, pensioendiensten, beleggingsfondsen en beleggingsbeheer.
Als Fortune Global 500 bedrijf heeft Prudential een enorme groei doorgemaakt sinds hun komst naar Office 365 in 2017. Ze onderhouden ongeveer 63.000 Office 365 seats met vijf terabytes aan data in hun SharePoint Online omgeving en 17 terabytes in OneDrive for Business.
Essentiële behoeften
- Controle over Microsoft Teams en uitdijende sites
- Beperking van IT-last
- Snelle rapporten over groepseigendom en machtigingen
De Uitdaging
Voordat ze hun migratie naar Office 365 uitvoerden, werd de on-premise omgeving van Prudential - ongeveer 400 verzamelde sites - al snel onbeheersbaar. Eenmaal in de cloud versnelde de wildgroei van hun omgeving en begon de adoptie van Office 365 te belemmeren.
"We ontvingen elke week minstens 25 Teams en ongeveer 10 SharePoint Online siteverzoeken, wat al snel resulteerde in veel werk voor ons IT-team," aldus Robert Young, IT Engineer bij Prudential.
Als gevolg daarvan begon Prudential met een zeer uitgebreide en weloverwogen zoektocht naar een governance-oplossing om de provisioning van workspace te controleren en te helpen met rapporteren.
"We hebben ongeveer vier andere bedrijven geprobeerd met een hele proof of concept en analyse. AvePoint was gewoon logischer," zegt Young. "We wisten dat we hulp nodig hadden met meerdere dingen - rapportage, governance, beheer, enz. - en AvePoint was de enige leverancier die echt alles kon."
IT-ingenieur, Prudential Financial
De AvePoint Oplossing
Cloud Governance kan bijna elk beleid of elke procedure in een Office 365-omgeving automatiseren, zoals Microsoft Teams, door het aanmaken van groepen te begeleiden via een zelfbedieningswebsite op basis van formulieren.
"Elk nieuw team of SharePoint-site wordt beheerd door Cloud Governance. Wanneer iemand hulp nodig heeft van mijn team, hebben we nu een ticketsysteem. Nu vullen ze gewoon een formulier in en het provisioningsysteem regelt de creatie en goedkeuring voor ons," aldus Young.
Cloud Governance heeft de functionaliteit om automatisch cruciale governance-onderdelen van een team of site af te dwingen, zoals naamconventies, levenscyclus, machtigingen, eigendom en nog veel meer.
Prudential is begonnen met een eenvoudige implementatie van Cloud Governance om onmiddellijke waarde te realiseren, maar is van plan om de tool verder in te zetten om meer granulaire governance policies af te dwingen.
"We zijn nog niet te complex geworden, maar dat zijn we zeker van plan. Op dit moment worden al onze sites als intern beschouwd zonder PII (persoonlijk identificeerbare informatie) of gevoelige informatie... We zijn van plan om verschillende beleidsregels te onderzoeken op basis van de mate van gevoeligheid", aldus Young. "Op dit moment hebben we een provisioningproces voor één team. Iedereen kan hetzelfde team aanvragen met een limiet van 50 gigabyte. Aan de achterkant hebben we het echter zo ingesteld dat het automatisch wordt goedgekeurd voor directeuren en hoger."
Daarnaast is Prudential van plan om Cloud Governance te gebruiken om externe samenwerking veilig mogelijk te maken.
"We zullen ook externe sites gaan openen om samen te werken met leveranciers aan werk, wat zwaar zal moeten worden beheerd. Op dit moment blokkeren we alle gebruikers om externe gebruikers ergens aan toe te voegen. Dat moet rechtstreeks via IT en het management," aldus Young.
Prudential heeft ook besloten om een gevoel van eigenaarschap te forceren en te creëren voor sites en teams door het automatiseren van een vernieuwingsbeleid.
Young legt uit: "We hebben beleidsregels voor Cloud Governance ingesteld om een vernieuwingsprofiel te koppelen aan sites en teams. We krijgen steeds meer verzoeken met de vraag welke sites bij welke gebruikers horen. Dit beleid en de eenvoudige rapportage hebben ons geholpen om inzicht te krijgen en eigenaarschap te creëren."
De Noord-Amerikaanse huurder van Prudential is zo succesvol met Cloud Governance dat het bedrijf van plan is het wereldwijd te integreren.
"Onze Japanse huurder is een compleet andere entiteit. Zij rollen alles uit in Office 365, maar zullen ook Cloud Governance gaan gebruiken door onze Noord-Amerikaanse strategie te volgen," aldus Young.
De weg voorwaards
Sinds Prudential Cloud Governance heeft geïmplementeerd, kunnen ze snel Microsoft Teams implementeren en IT-beheer tijd besparen.
"Cloud Governance heeft ons zeker meer vertrouwen gegeven... het heeft ons op ons gemak gesteld bij het uitrollen van Teams en het ging eigenlijk heel snel," zegt Young. "De technische ondersteuning is ook echt geweldig. We krijgen geweldige klantenservice en voortdurend statusupdates te zien."
