案例分析 | 如何減少50%的新資料增長並避免蔓延？
案例分析 — American National
挑戰
American National在2017年開始使用Teams。在全公司範圍內發佈之前，他們想先設限控制工作空間的創建以防止資料蔓延。這不是沒事找事，是他們從2017年引入SharePoint時得到的血與淚的教訓，他們明白“脫了韁”的環境有多麼可怕。因為缺乏前期監管，過多的網站沒有管理配位，讓公司不得不採用了一個繁重的、需要大量人力投入的IT程式來封鎖整個協作平臺。
“這一次，我們學聰明了，提前思考，在把工具呈現給使用者之前就把它’包裝’起來。先讓一個測試小組率先使用Teams，觀察使用者如何使用它，有什麼問題 ” American National Insurance Company M365和SharePoint管理員Thuan Kha這麼說。
在這個試水階段，他們意識到員工還不知道如何最大限度地發揮Teams的優勢。常見的問題有：只是拉一個聊天群組就夠了的情況下使用者卻要求創建一個新的Team、在創建Team後不久就放棄使用以及在沒有IT和Team所有者同意的情況下創建私人頻道，導致資料蔓延，環境混亂，無人問責。
Thuan馬上意識到這可能比當初引入SharePoint的時候還要棘手，一定要在大範圍推廣Teams之前就創建相應的策略控制環境資料增長。從以往的經驗教訓來看，最好還是能儘量少的投入人力比較好，所以他們開始積極地尋找能做到這一點的工具。
AvePoint 解決方案
說幹就幹，American National開始尋找解決方案，將範圍縮小到大約四到五個供應商。他們認為其他的供應商的產品並不能解放Thuan和她的團隊的雙手，需要他們時不時就到系統內配置策略。而Cloud Governance的自動化屬性，加上AvePoint的24/7客戶支援，讓合作水到渠成。
Thuan說：”AvePoint的支持團隊非常出色！我的電話永遠有人接聽，問題總能得到妥善解決。”
採用這工具真是明智之舉：”現在我們可以自動創建Planner，Cloud Governance 的精簡流程，省去了我的團隊手動去創建Group的繁瑣過程，沒什麼可操心的。 ”
Cloud Governance引導使用者完成簡單的業務問題，確保他們始終在使用正確的工具來完成工作。即使使用者錯誤地或不必要地創建了一個Team，該解決方案的自動封存和刪除政策可不會坐視不管，不會給IT團隊帶來額外的負擔。
American National還使用AvePoint Policies & Insights (PI) 來配套執行Cloud Governance的策略以減少資料蔓延。利用PI掃描他們的Teams環境，並還原任何 “允許成員創建私人頻道 “的設置，控制和保護新工作場所的變化。
自從推行了這兩個解決方案以來，每天處理的對新工作空間的請求下降了50%。使用者似乎對新系統適應得很好，因為Thuan的團隊收到的問題回饋更少。”我很難用金錢來衡量它的價值，但是有了這些解決方案，我的團隊再也不用花時間處理這些繁瑣的工作，我們有精力去做更有價值的事情了。”
成果
Cloud Governance和Policies & Insights讓一切變得可控，Thuan說：”月度報告不會說謊，我們看到了它們的作用。資料沒有不受控制的增長和無謂的蔓延。存儲費用減少了，而且隨著公司規模的擴大，這些解決方案也能持續擴展，為我們節約成本。”
如果你準備推出一個新的協作工作場所，Thuan有一些建議給你：”不要等到有問題的時候再去做，要提前做好準備。不然，使用者就會給你上一課，政策執行會更加困難。把問題扼殺在萌芽裡，不然日後想要解決問題可有苦頭吃了”。
American National
American National旗下包含American National Insurance Company及其保險附屬公司。American National Insurance Company成立於1905年，總部設在德克薩斯州加爾維斯頓，為公民提供廣泛的產品和服務，包括人壽保險、年金、健康保險、信貸保險、養老金產品以及針對個人業務、農業企業和特別商業風險的財產和意外保險，業務橫跨全美50個州。
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Kayla Haskins is a Content Marketing Manager at AvePoint, writing about all things cloud collaboration – including Power Platform, Microsoft 365, Google Workspace, and Salesforce. An advocate of operational governance and process automation, Kayla creates content that helps businesses manage technology to drive efficiencies in the modern workplace and make work/life balance a reality.
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