Drei Gründe, warum Yammer wieder relevant ist

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Sie möchten mehr zu Yammer erfahren? Hier sind einige unserer Lieblingsbeiträge zum Thema:

• Was ist Yammer und warum verwenden Firmen es?
• Welches Tool zu welchem Zeitpunkt: Microsoft Teams oder Yammer?

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Dieser Artikel ist der erste aus einer dreiteiligen Reihe, in der ich den Prozess der Verlagerung einiger unserer kollaborativen Tätigkeiten zurück zu Yammer untersuchen werde, den AvePoint derzeit vollzieht.

In den beiden künftigen Beiträgen werde ich dann im Detail erläutern, wie wir beim Aufbau unserer Yammer-Communities vorgegangen sind und wie wir unseren Erfolg und unsere Nutzerakzeptanz messen, um sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. In diesem Beitrag geht es allerdings ausschließlich darum, warum genau wir das eigentlich tun.

Gegen Ende des Beitrags werden wir darauf zurückkommen, weshalb Yammer wieder Einzug in unser Leben gehalten hat. Aber zunächst ein paar Hintergrundinformationen.

Warum jetzt?

AvePoints Verbindung mit Yammer reicht weit zurück. Mein guter Freund Jeremy Thake hat unsere ursprüngliche Reise in die Welt von Yammer genau beschrieben. Warum haben wir uns ab 2013 für diese Richtung entschieden und die alten SharePoint-Communities hinter uns gelassen?

Als produktorientiertes Unternehmen – genauer: als Unternehmen, das Software-Produkte entwickelt – ist es für uns wichtig, dass sich Informationen darüber, was wir entwickeln, warum wir es entwickeln, wie es funktioniert und wie wir den bestmöglichen Support dafür anbieten, schnell und effektiv durch die Organisationsstruktur verbreiten.

Diese Themen beschäftigen uns tagtäglich von Neuem. Und wenn wir uns effektiv und effizient damit befassen können, hat das zur Folge, dass jede Person im Unternehmen darauf vorbereitet ist, ihre Aufgaben zu erledigen.

Vielleicht entwickelt Ihre Organisation ja keine Produkte oder Software, doch ich gehe davon aus, dass auch bei Ihnen ähnliche „Communities of Practice“ vorhanden sind – Orte, an denen Sie zu einem bestimmten Thema oder Themenbereich Wissen austauschen, Fragen beantworten und über Ideen diskutieren.

Zu Beginn wuchsen und gediehen unsere Yammer-Gruppen. Unterhaltungen, die zuvor auf isolierte E-Mail-Verläufe beschränkt waren, konnten nun von einem Großteil unserer Mitarbeiter gesehen werden und allen stand eine Plattform zur Verfügung, auf der sie nach Herzenslust Fragen stellen, Antworten geben und kommentieren konnten. Das war manchmal ein Segen und manchmal auch ein Fluch, in Summe jedoch eine nützliche und produktive Entwicklung.

Was ist mit Yammer passiert?

Leider lief in unserer neuen Kollaborationswelt nicht alles perfekt. Yammer stellte zwar eine technologische Lösung für unseren Bedarf an gegenseitigem Austausch dar. Allerdings erfolgte dieser noch immer größtenteils abseits unserer Zusammenarbeit im Arbeitsalltag. Diese spielte sich hauptsächlich in OneDrive, SharePoint und per E-Mail ab.

Yammer war einfach nicht der Ort, an dem man eine Datei ablegen konnte, um mit anderen Kollegen daran zu arbeiten. Wurde man per E-Mail über Unterhaltungen in Yammer benachrichtigt, musste man zunächst seinen Posteingang verlassen und Yammer aufrufen, um an der Unterhaltung teilzunehmen.

Unzureichende Kontrolle darüber, welche Yammer-Gruppen von wem zu welchem Zweck erstellt wurden, führten zur Entstehung Hunderter einander überschneidender Unterhaltungsbereiche, die schnell zu Verwirrung und Überforderung führten.

Und dann geschah es: Mit Microsoft Teams betrat eine schillernde, neue Möglichkeit, Unterhaltungen zu führen und gemeinsam an Dateien zu arbeiten, die Bühne.

Bei AvePoint haben wir uns begierig auf Microsoft Teams gestürzt und die Lösung schnell in unseren Arbeitsalltag integriert. Da mit Teams ein weiterer Bereich ins Spiel kam, dessen Benachrichtigungen und Interaktionen man verfolgen konnte, geriet Yammer schnell ins Hintertreffen und wurde schließlich zum Kanal für Bekanntmachungen im Rahmen der Unternehmenskommunikation degradiert, als die „Unterhaltungsmüdigkeit“ ausbrach.

Unser Umgang mit unseren Communities of Practice in Teams

Wie ich bereits erwähnt habe, ist Microsoft Teams für AvePoint ein wichtiger Bestandteil unserer internen Zusammenarbeit geworden.

Das gilt besonders für unsere Techniker, die Kunden verstehen helfen, welche Software-Konfigurationen ihre Anforderungen erfüllen können und die an vorderster Front unserer Vorverkaufsaktivitäten stehen. Damit diese Vorverkaufstechniker erfolgreich sein können, müssen sie in Echtzeit Zugriff auf Informationen und Expertenrat haben. Wir hatten bereits ein Team eingerichtet, damit sie zusammenarbeiten können. Doch uns wurde schnell klar, dass eine Verbindung zu Experten in unseren jeweiligen Produktbereichen fehlte.

Also fügten wir einen separaten Microsoft Teams-Kanal für jeden der größeren Produktbereiche hinzu, der von den entsprechenden Produktexperten beaufsichtigt wurde und lösten das Problem damit schnell und einfach. Ich wirkte freundlich, aber bestimmt auf unsere Produktexperten ein, ihren Kanälen zu „folgen“. Damit konnten sie sich aus dem geschäftigen Trubel der Zusammenarbeit in den anderen Teilen des Teams heraushalten, wurden jedoch sofort benachrichtigt, wenn jemand ihre Hilfe brauchte.

Diese Kanäle waren ein umgehender Erfolg und wurden schnell genutzt und akzeptiert. Die unmittelbaren Antworten, der Fortbestand früherer Unterhaltungen und die häufigen Wortmeldungen unserer Experten waren die großen Vorteile dieses Ansatzes. Doch mit der Zeit wurde uns klar, dass es noch nicht so weit war, die Korken knallen zu lassen.

Je stärker die Aktivität der Vorverkaufstechniker wurde, desto mehr zeichneten sich die Schwachstellen unseres Ansatzes ab.

Warum Microsoft Teams für unsere Communities of Practice nicht ideal war

Wir führten nun UNZÄHLIGE tolle Unterhaltungen und hatten Inhalte zu jedem unserer zahlreichen Produktbereiche. Und es wurden jeden Tag mehr. Doch in Communities of Practice geht es um mehr als um die bloße Interaktion. Es ist auch unbedingt nötig, Struktur in diese Flut des Wissens zu bringen (es sei denn natürlich, man will die gleiche Unterhaltung wieder und wieder führen).

In aktiven Microsoft Teams-Kanälen werden häufig täglich mehrere neue Threads begonnen. Oft fühlten sich unsere Produktexperten wie Archäologen, die die Threads mehrerer Tage durchsuchen mussten, nur, um einen Link zu einer alten Unterhaltung zu kopieren und ihn als Antwort auf eine Frage zu posten, die dann unweigerlich von jemand anderem erneut gestellt wurde.

Herausforderung 1: Ganz klar eignet sich Teams ausgezeichnet für Unterhaltungen und das Teilen von Dingen, die sich gerade ereignen. Um allerdings all die tollen Dinge, die sich früher ereignet haben, hervorzuheben und an die Benutzer weiterzugeben, ist es weniger ideal.

Darüber hinaus wurden diese Kanäle aus einem bestimmten Grund von Experten betreut: Sie waren diejenigen, die die Fragen beantworten konnten, was kommen würde, warum es erscheinen würde und wie man es am besten einsetzte und positionierte.

Doch da die Vorverkaufstechniker ziemlich redselig waren (Aktivität = gut, erinnern Sie sich?), wurden diese Ratschläge häufig in Threads begraben, die viele Beiträge lang waren.

Herausforderung 2: Zudem mangelt es Teams an einer aussagekräftigen Möglichkeit, Ideen und Antworten, besonders zuverlässige Antworten, voneinander zu unterscheiden.

Zudem haben wir bei AvePoint EINE GANZE MENGE technische Teams und Rollen. Sie alle benötigen genau die Art Informationen und Inputs, die unsere Vorverkaufstechniker erhalten hatten. Da sie allerdings nicht zu diesem Teil unserer Organisationsstruktur gehörten (und daher nicht dem entsprechenden Microsoft Teams-Support-Team angehörten), entgingen ihnen all diese Informationen.

Herausforderung 3: Diese Erkenntnis kam uns zuletzt – und es war vermutlich die bedenklichste. Wir hatten lediglich den Wissensbedarf eines kleinen Teils und nicht der Mehrheit der gesamten Belegschaft gedeckt.

Den entsprechenden Personen Zugang zum Vorverkaufsteam zu gewähren, wäre nicht angebracht gewesen und hätte die Probleme nur in die Zukunft verlagert. Wir mussten uns schließlich eingestehen, dass wir eine Community brauchten und kein Team.

Die drei Gründe für unsere Rückkehr zu Yammer (lang leben die Communities!)

Unsere Denkweise hat sich gewandelt. Nun ist uns klar, dass unsere Communities of Practice offene und integrative Versammlungsorte sein müssen und nicht der geschlossene Personenkreis, den Microsoft Teams voraussetzt.

Im Wesentlichen haben mich die drei folgenden Argumente davon überzeugt, zu diesem Zweck Yammer zu verwenden:

1. Es scheint, als wüssten wir endlich, was wir wann verwenden sollten!

Vielleicht war es ein genialer Marketing-Schachzug. Vielleicht habe ich mich einfach nur zu sehr mitreißen lassen. Wie dem auch sei: Im Rahmen von Microsoft Ignite 2019 gab Microsoft die künftigen Pläne für Yammer bekannt und teilte dabei die Umbenennung von „Yammer-Gruppen“ zu „Yammer-Communities“ mit.

Auf einen Schlag wurde dadurch die Verwirrung beseitigt und Klarheit darüber geschaffen, welchem Zweck die drei Arten von Office 365-Gruppen dienen sollten, die seit einiger Zeit auf der Plattform zur Verfügung stehen: Outlook-Gruppen, Microsoft-Teams und Yammer-Communities. Diese Klarstellung wird hoffentlich dazu beitragen, die seit Jahren andauernde Debatte darüber zu beenden, was wann verwendet werden sollte.

Microsoft Teams wird weiterhin eine zentrale und entscheidende Rolle in unserer Kollaborationsstrategie spielen. Doch wie ein paar interessante Studien aufzeigen, verringern sich Interaktion und Aktivität in Teams, die mehr Mitglieder enthalten.

Wir können natürlich darüber diskutieren, an welcher Stelle hier der Kipppunkt liegt, und ich vermute, dass er von Organisation zu Organisation unterschiedlich ist. Doch das Konzept scheint stimmig zu sein, wenn wir uns ins Gedächtnis rufen, welchem Zweck Microsoft Teams in erster Linie dient: Regelmäßige, wiederholte Interaktion eines geschlossenen Personenkreises.

Im Gegensatz dazu können Communities Personen enthalten, von deren Existenz wir noch nicht einmal etwas mitbekommen haben. Wir können bildlich gesprochen einfach etwas von der Klippe schreien und als Echo Antworten und Einblicke aus anderen Teams, Regionen oder Ländern erhalten.

So bereit manche auch sein mögen, damit fortzufahren: Dieses Konzept und die Neupositionierung von Yammer unterstreichen Microsofts Botschaft von einem „inneren“ und einem „äußeren“ Personenkreis nur.

2. Der „native Modus“ von Yammer verändert alles – er gestattet Unternehmen, Yammer zum Teil ihrer bestehenden Office 365-Governance-Strategie zu machen.

„Bleib deinen Prinzipien treu“ ist ein Rat, der vielen von uns seit unserer Kindheit zuteil wurde.

Die Prinzipien, auf denen Yammer gründet, waren Dinge wie freie und offene Kommunikation, Wissensaustausch von unten nach oben und organisationsübergreifende Zusammenarbeit, die alte, hierarchisch organisierte Modelle der Mitarbeiterinteraktion aufbricht.

Viele Personen, mit denen ich mich unterhalten habe und die sich mit Yammer befassen, waren zutiefst davon überzeugt, dass das Konzept von Yammer „von vornherein offen“ angelegt war und dass die virale Zusammenarbeit ohne Kontrollen Sinn und Zweck von Yammer sei.

Viele Organisationen müssen jedoch ein konstantes Gleichgewicht zwischen schnellerer, effektiverer Zusammenarbeit und der Realität von Verantwortlichkeit und Governance halten.

Microsoft hat mit der Office 365-Plattform versucht, auf diesem schmalen Grad zu balancieren, wie man an zahlreichen Investitionen in Dinge wie Zugriffskontrolle, Sicherheit, eDiscovery, Aufbewahrung für juristische Zwecke und vielen anderen Funktionen ablesen kann. Diese lassen Organisationen darauf vertrauen, dass sie mit dem Wechsel in Microsofts Cloud-Umgebung häufig weit größere Sicherheit und Compliance genießen werden als zuvor.

Lange Zeit war Yammer im Rahmen dieser Bemühungen allerdings ein Sonderfall.

Selbst nach der Übernahme von Yammer durch Microsoft und der Integration in das Angebot von Office 365 schien sich Yammer nicht an die „Spielregeln“ zu halten, die für die Verwaltung und Kontrolle anderer Office 365-Dienste galten.

Einiges davon ist der Architektur zuzuschreiben. eDiscovery und Aufbewahrung für juristische Zwecke in Office 365 basieren auf einem als „Substrat“ bezeichneten Konstrukt, das im Grunde den Speicherort für Kopien von Beiträgen und Mitteilungen aus verschiedenen Office 365-Diensten darstellt, an dem sie für Suchen und zur Aufbewahrung abgelegt werden.

Dateien aus Office 365-Diensten werden in SharePoint oder OneDrive gespeichert – und da Funktionen wie DLP, Aufbewahrung und Suche von SharePoint und OneDrive unterstützt werden, verfügt auch jeder andere Office 365-Dienst, der dieses Speichermodell nutzt, über diese Compliance-Möglichkeiten.

Bis vor Kurzem fehlte Yammer die nötige Architektur, um das Substrat oder SharePoint (als primären Dateispeicher) zu nutzen.

Daher wurde Yammer außen vor gelassen, was viele zentrale Compliance-Anforderungen betrifft. Man musste Yammer wie einen separaten Dienst behandeln und eine eigene Compliance-Strategie entwickeln.

Doch nicht alle Unterschiede von Yammer lagen in der Architektur begründet. Die sture Beharrung darauf, dass jeder Benutzer das Recht haben sollte, zu jedem Zeitpunkt aus jedem Grund eine Yammer-Gruppe zu erstellen, bedeutete, dass sich Yammer nicht in die Bereitstellungsstrategien für Arbeitsbereiche einpassen ließ, die man für andere Office 365-Dienste entwickelte.

Ein Beispiel:

Nehmen wir an, Sie wollen eine simple, aber etwas stärker kontrollierte Bereitstellungsstrategie für Office 365-Dienste einführen, die Benutzern die Erstellung neuer Teams, Websites oder Gruppen ermöglichen würde. Benutzer müssten einem starker strukturierten Prozess folgen als dem „vorkonfigurierten“ Verhalten, in dessen Verlauf Sie Näheres über den Zweck, die Verantwortlichen und die Einzelheiten der in diesem Arbeitsbereich beabsichtigten Zusammenarbeit erfahren würden.

Sie könnten beispielsweise einfach in Azure AD die nativen Möglichkeiten zur selbstbestimmten Bereitstellung von Gruppen in Office 365 deaktivieren. Dann müssten die Benutzer Ihrem alternativen Prozess folgen, wenn sie einen neuen Arbeitsbereich einrichten wollen.

Doch Yammer funktionierte nicht nach diesen Regeln. Es war unmöglich, die nativen Funktionen zur selbstbestimmten Bereitstellung von Yammer-Gruppen einfach „auszuschalten“. Das bedeutete, dass man Yammer wiederum als eigenständige Einheit in der allgemeinen Governance-Strategie für Office 365 betrachten musste.

All das ändert sich mit Yammers neuem nativen Modus. Die neuen Yammer-Communities bauen auf diesem neuen Yammer-Modus auf. Das bedeutet, dass Yammer jetzt endgültig in Office 365 angekommen ist und nun über eine direkte Verbindung zu den gleichen Produktivitäts-, Verwaltungs- und Governance-Kapazitäten verfügt wie der Rest der auf der Plattform enthaltenen Dienste.

Der native Modus bietet folgende spezifische Vorteile:

• Niemand kann Ihr Netzwerk versehentlich aus dem nativen Modus holen.
• (bald verfügbar) eDiscovery für Ihr Heimnetzwerk über das Office 365 Security & Compliance Center.
• Alle Yammer-Gruppen und -Benutzer werden über Office 365 verwaltet.
• Office 365-Ressourcen für jede Gruppe.
• Alle Gruppen, einschließlich „Gesamtes Unternehmen“, sind mit Office 365 verbunden. Das bedeutet, dass sie Zugriff auf Office 365-Funktionen wie Live-Ereignisse haben.
• Yammer berücksichtigt die Gruppenerstellungsrechte von Office 365.
• Keine externen Gruppen oder Gäste auf Netzwerk-Ebene, doch im US-Gebiet werden externe Netzwerke unterstützt.
• Alle in Gruppen hochgeladenen Dateien werden in SharePoint gespeichert.
• Dateien können nicht in Yammer-Privatnachrichten hochgeladen werden.
• Bestätigte und Netzwerk-Administratoren benötigen von Microsoft 365 entweder globale Administratorenrechte oder Gruppenadministrator-Privilegien, um Änderungen an Gruppen vorzunehmen, wenn sie nicht deren Besitzer sind.

Im Kern bedeutet diese Veränderung, dass Yammer sich in eine Richtung bewegt, in der Ihr Ansatz für Bereitstellung, Gastzugriff, Daten-Governance, Aufbewahrung und Suche für alle zentralen Office 365-Dienste einheitlich sein kann.

3. Yammer war für die Verwaltung von Communities und die Datenpflege schon immer besser als Microsoft Teams

Erinnern wir uns an den Anfang dieses Beitrags: Zu dem, was uns bei der Verwendung von Teams für unsere Communities of Practice gestört hat, gehörte der Mangel an Möglichkeiten zur Zusammenfassung und Präsentation von im Laufe der Zeit eingestellten Beiträgen und Inhalten in einer nützlichen Wissensdatenbank.

Yammers lang bewährte Funktion „Themen“ gestattet Community-Managern, Beiträge mit „Themen“ zu markieren und dann auf simple, aber effektive Weise zusammengefasste Ansichten aller mit der Zeit zum jeweiligen Thema erscheinenden Beiträge anzulegen.

Unsere Strategie für unsere Produktbereich-Communities gestattet den Fachexperten aus jeder Community, Beiträge zu einzelnen Bestandteilen eines Produktes zusammenzufassen. Ein Beispiel für ein solches Thema wäre „Genehmigungsprozess“.

Mit diesem einfachen Kniff können wir eine informelle Datenbank aller früheren Fragen, Antworten und Ankündigungen zu jedem Produktbestandteil aufbauen.

Wo wir gerade beim Thema Fragen und Antworten angelangt sind: Die Funktion, Communities so einzustellen, dass sie für neue Beiträge standardmäßig den Beitragstyp „Fragen und Antworten“ verwenden sowie die Möglichkeit, eine Antwort als „beste Antwort“ zu markieren und sie als den ersten Antwortbeitrag in einem Thread anzuheften, bedeutet zusammengefasst, dass die neuen Yammer-Communities viel zugänglicher sind als alte Yammer-Unterhaltungen und die Unterhaltungen, die wir in Teams führen.

Worauf ich mich auch freue, ist die Aussicht, mit der Funktion „Live-Ereignisse“ in Yammer Schulungen für neue Produkteinführungen direkt in der entsprechenden Community of Practice durchführen zu können. Damit ist dafür gesorgt, dass alle Bescheid wissen, wo das Ereignis stattfindet und wo die Aufzeichnung gespeichert wird. Zusätzlich besteht dadurch auch die Möglichkeit, die Unterhaltung zu dem Thema auch noch lange nach der Schulung weiterzuführen.

Das sind nur einige der neuen oder verbesserten Community-Management-Funktionen von Yammer, die laut der von Microsoft im Rahmen der letztjährigen Ignite vorgestellten Roadmap erscheinen sollen:

Neben den erwähnten Community-Management-Funktionen wird das neue, moderne Erscheinungsbild der Yammer-Communities das Interesse neu erwecken und die Akzeptanz verbessern, da der Dienst dadurch einfacher und angenehmer genutzt werden kann.

Uns ist sehr wohl bewusst, dass wir einigen Aufwand damit haben werden, die Leute zurückzuholen, die früher mit Yammer schlechte Erfahrungen gemacht haben. Allerdings wird man sie am besten von diesem neuen und besseren Yammer überzeugen können, indem man ihnen zeigt, dass es sowohl leichter verwendbar als auch zugänglicher ist als früher.

Bedenken Sie, dass ich nicht nur meine Community-Manager zurückholen muss, sondern AUCH meine Fachexperten, die als Community-Manager fungieren werden. Die beste Möglichkeit dafür besteht darin, ihnen zu zeigen, dass wir Yammer direkt zu ihnen bringen können – damit meine ich: direkt dahin, wo sie arbeiten, nämlich in Teams und ihrem Posteingang.

Dank der neuen Outlook-Integration haben Community-Mitglieder und -Manager bald die Möglichkeit, Yammer und all seine Funktionen zu nutzen, ohne dafür ihr Postfach verlassen zu müssen.

Was kommt als Nächstes?

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass für Yammer ein ganz neues Jahr angebrochen ist, und ich freue mich darüber, dass Microsoft genaue die Dinge weiter ausbaut, die schon immer toll waren an Yammer. Doch ich bin mir auch bewusst, dass es unbedingt nötig war, Yammer vollständig in Office 365 aufzunehmen.

Ich hoffe, im ersten Beitrag dieser Reihe konnte ich Ihnen nahebringen, warum wir uns damit befassen, unsere Communities of Practice aus Teams in Yammer zu überführen.

Doch Probieren geht bekanntlich über Studieren, und deshalb lade ich Sie dazu ein, im zweiten Teil unserer Beitragsreihe Schritt für Schritt zu erfahren, wie wir dieses Projekt in die Tat umgesetzt haben. Im dritten Teil schließlich werden wir uns damit befassen, wie der Übergang verlaufen ist, was funktioniert hat und was noch überarbeitet werden muss.

Für mich ist es ganz besonders wichtig, dass wir nicht einfach nur der Versuchung erliegen, der schillernden Neuerung nachzujagen. Das Erfolgsrezept wird in der Verbindung lebendiger, aktiver Yammer-Communities mit der Fortführung unserer stark ausgeprägten Nutzung von Microsoft Teams liegen. Dies wird der Beweis dafür sein, dass das „richtige“ Werkzeug jeweils mit Blick auf die vorliegende Aufgabe gewählt werden muss.

Jedes unterhaltungsbasierte System braucht eine gewisse Anziehungskraft, um Erfolg zu haben. Es muss Benutzer Tag für Tag anziehen; und wenn diese Anziehungskraft sein Lebensnerv ist, dann ist Vernachlässigung sein Todesurteil.

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