Ein Rebranding von Lync, Microsofts Instant-Messaging-Software für Unternehmen, das fast ein Jahrzehnt zuvor veröffentlicht worden war, führte 2015 zur Geburt von Skype for Business.
Damals konnten Anwender am Arbeitsplatz auf Skype zurückgreifen (die Consumer-Version wurde 2011 von Microsoft übernommen), um Nachrichten zu versenden und Audio- und Videoanrufe zu tätigen. Die Skype-Funktionen wuchsen im Laufe der Zeit ebenso wie die Bemühungen der Microsoft-Entwickler, eine umfassendere Option zu entwerfen, die besser für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern geeignet ist.
Die Umstellung war gut getimed: Sie kam einer globalen Gesundheitskrise zuvor, die die Remote-Arbeit für immer verändern würde.
Microsoft gab die bevorstehende Stilllegung seiner Software-as-a-Service-Version, Skype for Business Online, im Jahr 2019 – und damit lange vor der COVID-19-Pandemie – bekannt. Dahinter steckte der Gedanke, Skype-Nutzer behutsam zum Umstieg auf die cloudbasierte, vereinheitlichte Kommunikationsplattform Microsoft Teams zu bewegen. Der Mainstream-Support für die On-Premises-Version Skype for Business wird bis 2024 bestehen bleiben.
Da viele Kollegen immer noch nicht in ihren Büros sitzen und über Länder und Kontinente hinweg kommunizieren müssen, ist der Wert einer integrierten Lösung offensichtlich. Genau hier kann Microsoft Teams die Lücke füllen.
Doch welche Herausforderungen könnten auf Unternehmen zukommen, die Skype in den kommenden Monaten nutzen?
Abgesehen von der Umstellung selbst, nicht allzu viele. Als in Microsoft 365 for Business enthaltene Lösung mit großem Funktionsumfang bietet Microsoft Teams die gleichen chatbasierten Kollaborationsmöglichkeiten wie Skype for Business – und noch viel mehr.
Unternehmen, die sich mit dem erforderlichen Wechsel auseinandersetzen, befinden sich in guter Gesellschaft: Microsoft CEO Satya Nadella zufolge hat während der Pandemie die Nutzung von Teams massiv zugenommen. Im Oktober 2020 lag die Anzahl der täglich aktiven Nutzer bei 115 Millionen – ein Anstieg von 53 % gegenüber den Ende April veröffentlichten Zahlen.
Besser noch, der Umzug kann Zeit und Geld sparen: Eine Forrester-Analyse aus dem Jahr 2019 ergab, dass die Effizienz von Teams den Nutzern hilft, bis zu 8 Arbeitsstunden pro Woche einzusparen, und ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern, das die Plattform nutzt, wird über einen Zeitraum von drei Jahren einen Nettonutzen von insgesamt 27,1 Millionen US-Dollar erzielen.
Dennoch haben diejenigen, die jetzt dem Abschied von Skype entgegensehen, keine Zeit zu verlieren. Sie sollten sofort damit beginnen, Pläne für die Teams-Implementierung und die Mitarbeiterschulungen zu machen. Eine rechtzeitige und durchdachte Roadmap kann offene Kommunikationslinien und Geschäftskontinuität sicherstellen, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Mit den folgenden wichtigen Fragen müssen Unternehmen sich in den folgenden Wochen befassen (und entsprechende Antworten finden):
Wann wird Skype for Business eingestellt?
Microsoft gab die Einstellung von Skype for Business Online erstmals im Juli 2019 bekannt. Das offizielle Einstellungsdatum ist der 31. Juli 2021. Danach kann nicht mehr auf die Plattform oder den dazugehörigen Support zugegriffen werden. Auch die Integration von Skype for Business mit externen Audiokonferenz-Anbietern wird Microsoft zufolge nicht mehr funktionieren.
Führungskräfte müssen nicht bis zur letzten Minute warten. Wenn die Nutzer vorbereitet sind, können Administratoren im Microsoft Teams Admin Center den „Nur Teams“-Modus aktivieren, um Skype for Business umgehend zu deaktivieren. Dadurch werden alle Anrufe und Nachrichten über Teams geleitet (mit Ausnahme aller anstehenden Meetings, die über Skype for Business geplant wurden) sowie neue Meetings, die über Outlook geplant wurden.
Was ist der Unterschied zwischen Skype for Business und Microsoft Teams?
Obwohl gewisse Ähnlichkeiten vorhanden sind, haben die Unterschiede in den letzten Jahren zugenommen. Microsoft gab im Juli 2018 an, mit Skype for Business „Funktionsparität“ erreicht zu haben – für zögerliche Nutzer anscheinend ein Wendepunkt. 2019 wurden die Vorteile von Teams deutlich, wie diese Gegenüberstellung der Funktionen der beiden Plattformen zeigt.
Zusätzlich zu den Videokonferenz- und Chat-Funktionen ist Teams ein Full-Service-Hub, mit dem Nutzer unter anderem Dateien teilen und speichern, Meetings planen und sich nahtlos mit Microsoft-Tools und einer ganzen Reihe von nativen und Drittanbieter-Apps synchronisieren können. Skype for Business hingegen ist weniger in das Microsoft-Ökosystem integriert und daher kein optimaler Hub für die Zusammenarbeit.
Wie wechsle ich von Skype for Business zu Microsoft Teams?
Für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, ist Teams mit all seinen Funktionen bereits verfügbar. Es muss lediglich dafür gesorgt werden, dass alle Nutzer darauf zugreifen können und sich auf der Plattform zurechtfinden (mehr dazu gleich). Zunächst müssen IT-Teams allerdings sicherstellen, dass jeder Nutzer über ein Teams-Konto sowie ausreichend stabile Konnektivität und aktualisierte Geräte verfügt, die die Anwendung unterstützen.
Doch um den Wandel voranzutreiben, braucht es weit mehr als eine starke technische Grundlage. Die Einführung von Teams wird eine neue Arbeitsweise für Ihre Mitarbeiter bedeuten – eine geringere Abhängigkeit von E-Mails und Meetings, zum Beispiel – doch die Nutzer müssen entsprechend geschult werden. Microsoft hat ein detailliertes Rahmenwerk für die Migration zu Teams erstellt und bietet auf Anfrage auch On-Demand-Workshops zur Planung des Upgrades an.
Kann ich Skype for Business und Teams gleichzeitig verwenden?
Ja – bis zu einem gewissen Grad. Microsoft hat Optionen entwickelt, um Nutzern von Skype for Business die Neuorientierung zu erleichtern. Administratoren können eine dieser Varianten für den Einstieg einsetzen:
- Der Ansatz der „Funktionsüberlappung“ gestattet Mitarbeitern, beide Anwendungen parallel zu verwenden. So können sie lernen, wie die meisten vergleichbaren Elemente in Teams funktionieren, während Skype for Business noch voll funktionsfähig ist, bevor ein Administrator in den Modus “Nur Teams” wechselt.
- Andernfalls können Sie den „Funktionsauswahl“-Ansatz verfolgen und vor dem Ablaufdatum bestimmte Funktionen beider Anwendungen sperren. So müssen die Nutzer sich mit verschiedenen Aspekten von Teams vertraut machen, während sie Skype for Business für andere Aufgaben verwenden können.
Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden: Der Parallelbetrieb beider Plattformen ist nur möglich, wenn Skype for Business bereits in Benutzung ist. Microsoft hat Skype seit September 2019 aus dem Anwendungsrepertoire von Office 365 (heute als Microsoft 365 bezeichnet) entfernt. Ältere Skype-Kunden können noch bis zum Ablaufdatum neue Nutzer hinzufügen. Alle anderen können die Plattform nicht implementieren und müssen Teams verwenden.
Wenn ich bereits Teams-Funktionalität habe, kann ich dann nicht einfach bis zum Sommer warten?
Obwohl einige Aspekte der Umstellung einfach sind, ist die Umstellung von Arbeitsabläufen und Denkweisen weitaus komplexer. „Die Umstellung kann länger dauern als erwartet, daher ist es für IT-Teams wichtig, so schnell wie möglich damit anzufangen”, sagt AvePoint Chief Marketing Officer Dux Raymond Sy, der einen dreiteiligen Aktionsplan für eine erfolgreiche Teams-Migration vorstellte:
- Gewinnen Sie die Zustimmung der Führungskräfte und heben Sie den Wert von Teams hervor.
- Motivieren Sie Frühanwender, Microsoft Teams als alleinige Lösung zu nutzen, um eine optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleben.
- Ermuntern Sie die Anwender von Teams, leicht erzielbare Erfolge und Best Practices mit anderen Mitarbeitern auszutauschen.
Die vergangenen Monate haben uns gezeigt, wie unvorhersehbar das Leben ist. Sie haben uns aber auch gezeigt, dass Kollaborationstools, wenn sie richtig eingesetzt und verwaltet werden, sich deutlich auf den Arbeitsplatz auswirken können, – wo auch immer dieser sein mag. Eine strategische Migration von Skype for Business zu Microsoft Teams kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter vernetzt bleiben, über alle nötigen Hilfsmittel verfügen und auf jede Herausforderung vorbereitet sind.
Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen die folgenden AvePoint-Ressourcen:
- Webinar: So haben wir bei Microsoft 200.000 Benutzer von Skype in Teams überführt – das können Sie auch!
- E-Book: Checkliste für Office 365 und SharePoint Migration
- Migrationservices: Erhalten Sie hier weitere Informationen!
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