6 Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume

Sie möchten mehr zum Thema Virtuelle Datenräume wissen? Dann lesen Sie auch unseren Artikel über unsere neue VDR Lösung Confide!

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Der technologische Fortschritt und die fundamentale Veränderung unserer Arbeitsmodelle haben die Art und Weise verändert, in der Organisationen Daten austauschen. Während die Mitarbeiter:innen früher im Büro ihrer Führungskraft vorgesprochen haben, um einen Ordner mit sensiblen Dokumenten zu überreichen, werden dieselben Daten heute mit hoher Wahrscheinlichkeit online ausgetauscht. Ob die Daten nun intern im Kollegenkreis oder extern mit Mitarbeitenden anderer Organisationen ausgetauscht werden – die Datensicherheit ist von höchster Bedeutung.

Doch in bestimmten Situationen sind die ausgetauschten Daten so extrem sensibel, dass jeder Sicherheitsverstoß – ob versehentlich oder nicht – erhebliche finanzielle Schäden oder Rufschädigungen nach sich ziehen kann. Und hier kommt der virtuelle Datenraum (VDR) ins Spiel. In diesem Artikel werden Ihnen neben dem virtuellen Datenraum von AvePoint einige besonders sensible Anwendungsfälle vorgestellt, in denen VDRs häufig genutzt werden.

1. Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen

Due Diligence ist die Grundlage jeder Transaktion zwischen Unternehmen. Durch die Pandemie hat sich die Verschiebung von persönlich abgeschlossenen Deals hin zu Online-Transaktionen weiter beschleunigt. Ein „Virtual Deal Room“ ist ein sicherer Raum, in dem die Parteien gegenseitig ihr Geschäftsmodell und ihre Finanzportfolios prüfen können.

In den vergangenen Jahren ist die Zahl der Fusionen und Übernahmen massiv gestiegen. Folglich müssen viele Führungskräfte zahlreiche Deals zugleich, verschärfte Compliance-Anforderungen und kürzere Fristen meistern. Anbieter moderner virtueller Datenräume stellen Ihren internen und externen Teams nicht nur einen sicheren Raum zur Verfügung, in dem sie Dokumente für die aufsichtsrechtliche Prüfung zusammentragen und gemeinsam bearbeiten können. Sie erlauben Ihnen auch, projektübergreifend Schlüsselkennzahlen und -aktivitäten zu überwachen und so Ihre Effizienz zu steigern.

2. Kapitalbeschaffung

Virtuelle Datenräume eignen sich perfekt für Unternehmen, die Kapital beschaffen müssen. Bei der Umwerbung von Anlegern müssen sie dann über Wochen oder gar Monate sensible finanzielle und geschäftliche Aufzeichnungen mit diversen externen Parteien teilen. VDRs machen es den Anwendern leicht, große Datenmengen zu durchsuchen und die gewünschten Dateien zu finden. Zudem umfassen einige Lösungen integrierte spezielle Informationen, die Unternehmen nutzen können, um das Interesse der Anleger zu wecken und sie aktiv einzubeziehen.

3. Rechtliche Bedingungen

Komplexe Transaktionen und Rechtsstreitigkeiten machen es oftmals erforderlich, dass geschützte Informationen zwischen der Rechtsabteilung, externen Kanzleien und Dritten ausgetauscht werden. Dynamische Rechtsangelegenheiten können nicht gesteuert werden, ohne dass ununterbrochener Zugang zu den aktuellen Dokumenten und Gerichtsunterlagen gegeben ist. Virtuelle Datenräume sichern diese Daten in der Online-Version eines stahlbewehrten Safe-Raums – mit nur einem Ein- und Ausgang.

Denken Sie bei großen, komplexen Rechtsstreitigkeiten einfach an eine Sammelklage. Ein VDR ermöglicht es Ihnen, das gesamte Projekt an einem Ort zu verwalten und mithilfe detaillierter Berechtigungen auf Order- und Dateiebene zu gewährleisten, dass jeder Kläger nur seine persönlichen Dokumente einsehen kann. Zudem können Personen, die der Sammelklage beitreten, rasch auch dem Datenraum hinzugefügt werden.

4. Audits und Compliance

Ob Sie Teil eines routinemäßigen Audits sind oder auf eine aufsichtsrechtliche Ermittlung reagieren: Virtuelle Datenräume können genutzt werden, um relevante Finanzinformationen und Unternehmensberichte zusammenzutragen. Noch besser ist, dass Sie externen Rechnungsprüfern und Dritten bei Bedarf Berechtigungen zuweisen können.

Ein VDR hilft Ihnen bei der Zusammenstellung aller für das Audit oder die Compliance-Prüfung nötigen Dokumente und Berichte, die gesamte Kommunikation an einem sicheren Ort vorzuhalten. Zudem helfen Ihnen die integrierten Kennzahlen, den Fortschritt bei der Erreichung bestimmter Fristen oder Liefergegenstände zu überwachen.

5. Immobilien

Transaktionen mit Gewerbeimmobilien sind komplex. Käufer, Kreditgeber und Finanzinstitute benötigen schnellen, unkomplizierten Zugang zu Finanzdaten, Plänen und Informationen zur Immobilie. Traditionelle Tools wie E-Mails oder Online-Filesharing unterliegen möglicherweise Einschränkungen bei der Dateigröße. VDRs dagegen ermöglichen es mehreren Parteien, diese großen Dateien aufzurufen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Außerdem ist es wie bei allen Transaktionen auch hier wahrscheinlich, dass Sie zunächst Informationen mit einer größeren Personengruppe teilen und diesen Kreis dann sukzessive verkleinern. Die Fähigkeit, Berechtigungen zu ändern und zu widerrufen, ist für den Prozessfortgang unverzichtbar.

6. Geistiges Eigentum

Branchen wie Biotechnologie, Pharmazie, Bergbau und Energie (um nur einige zu nennen) nutzen virtuelle Datenräume, um den Austausch geschäftskritischer Daten – etwa geistiges Eigentum, klinische Versuchsdaten, Umweltaudits und Projektausschreibungen – zu vereinheitlichen und zu sichern.

Getrennte Verwahrung. Einheitlich. Sicher.

Unter Berücksichtigung aller Faktoren sind virtuelle Datenräume der sicherste Raum für die Bearbeitung hochgradig sensibler Projekte – ganz unabhängig von der Branche. Diese leicht skalierbaren, digitalen Safe-Räume schützen nicht nur vertrauliche Daten, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Gastnutzern, die in anderen Lösungen vielleicht durch Firewalls oder IT-Einschränkungen behindert würden.

Erfahren Sie mehr über VDRs und darüber, wie geschäftliche Anwender ihre vertrauliche Zusammenarbeit mit Confide, dem modernen und intelligenten virtuellen Datenraum von AvePoint, optimal kontrollieren können.

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