Warum es Zeit ist, Ihren Information Management Ansatz zu verändern
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Mit der Einführung von Microsoft 365, der Einführung von Cloud-Speichern und dem ungebremsten Anstieg des Datenvolumens haben die meisten Unternehmen Schwierigkeiten, Informationen effizient zu verwalten.
Bei einer Befragung von 300 Führungskräften aus dem Bereich Information Management stellte die Association for Intelligent Information Management fest, dass “jede Abteilung ihr eigenes Ding macht, wodurch mehrere Duplikate desselben Inhalts entstehen und dass es innerhalb jeder Abteilung uneinheitliche Praktiken gibt, was und wie Informationen erfasst werden”.
Infolgedessen bleiben die Informationen in Silos, die doppelte Datensätze enthalten und Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Zugriffsrechten und Genehmigungen bereiten.
Die Studie nennt den Mangel an vorausschauendem Denken und Aufgeschlossenheit sowie das fehlende Budget und die mangelnde Bereitschaft der Führungskräfte als häufige Faktoren, die das Potenzial des Information Managements zur Erzielung signifikanter Ergebnisse für das Unternehmen einschränken.
Ein Nebeneffekt dieser Herausforderungen ist, dass Datenschutzprobleme oder andere Verstöße gegen Vorschriften für viele Unternehmen ein erhöhtes Risiko darstellen. Laut TechTarget verfügen viele Unternehmen zwar über Richtlinien zur Datenaufbewahrung, sind aber aufgrund eines unzureichenden Informationsmanagements nicht in der Lage, diese Richtlinien zu befolgen. Dies führt zu einem zusätzlichen Risiko, insbesondere im Hinblick auf personenbezogene Daten, die durch Vorschriften wie die europäische Datenschutzgrundverordnung (GDPR) streng geregelt sind.
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Das Schlimmste ist jedoch, dass Unternehmen, die beim Information Management nicht mit der Zeit gehen, nicht in der Lage sind, den Wert ihres wichtigsten Vermögenswertes – der Daten – zu maximieren.
Vermitteln Sie die Vorteile von Information Management
Der Aufbau einer angemessenen Information Management Strategie – und die Erlangung der erforderlichen Zustimmung auf Vorstandsebene – sollte damit beginnen, die geschäftlichen Vorteile hervorzuheben.
Durch die Einführung effektiver, übergreifender Datenmanagement-Strategien können Unternehmen von einer Fülle von Informationen profitieren, um ihre Daten zu kontrollieren, zu verwalten und neuen Wert aus ihnen zu schöpfen.
Gut strukturierte Information Management Initiativen verbessern auch die Prozesseffizienz und die Produktivität der Nutzer, ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Informationen, indem sie Silos aufbrechen, und helfen den Führungskräften, besser informierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Die Erfolgskriterien von Information Management
Wie bei jeder Initiative, die auf Veränderungen abzielt, ist die Überzeugung vom Wert des Information Managements ein wesentlicher Bestandteil.
Im Folgenden finden Sie einige der Erfolgskriterien, die Sie mit einem effektiven Ansatz für das Information Management im gesamten Unternehmen erreichen können:
- Sicherstellen, dass die SharePoint-Speichergröße unter der Quote bleibt
- Sicherstellen, dass weniger Daten auf kosteneffiziente, gesetzeskonforme und nachhaltige Weise gespeichert werden
- Aufbau einer Zukunftsarchitektur für Informationen, bei der jede Datei für Lebenszyklus- und Zugriffskontrollrichtlinien klassifiziert wird
- Reibungslose Migration von Dateien innerhalb der Plattform und in die Plattform im Einklang mit dem Entwurf des zukünftigen Zustands
- Verwalten Sie das Gleichgewicht der integrierten Aufbewahrungsrichtlinien auf Ihren Plattformen (insbesondere SharePoint Online) und stellen Sie sicher, dass dies die Speicherkosten nicht (stark) beeinflusst.
- Kontrolle der Datenhygiene durch automatisches Löschen, Verfall und Archivierung
- Regulierung der gemeinsamen Nutzung/Freigabe von Daten
- Sicherstellen, dass die Erstellung von Datencontainern kontrolliert wird und dennoch eine einfache Abfrage und Nutzung möglich ist
- Entwicklung ausgereifter Informationsbibliotheken zum einfachen Auffinden von Daten
Lassen Sie Ihre Informationen für Sie arbeiten
Mit AvePoint Cloud Records ist es möglich, die Art und Weise, wie Sie Ihre Informationen verwalten, zu ändern. Records Manager können den gesamten Lebenszyklus von Informationen verwalten und sich nicht nur auf die Endnutzer konzentrieren. Es bietet die Möglichkeit, allgemeine Anforderungen an die Einhaltung von Datensätzen zu erfüllen, Aufbewahrungs- und Entsorgungspläne zu erstellen und die Last der traditionellen Datensatzverwaltung in Microsoft 365, SharePoint vor Ort, SharePoint Online und Exchange Online zu beseitigen.
Laden Sie dieses E-Book herunter und erfahren Sie, wie Sie die allgemeinen Anforderungen zur Einhaltung von Aufzeichnungen erfüllen, Aufbewahrungs- und Entsorgungspläne erstellen und eine sichere Informationsverwaltung gewährleisten können: Microsoft 365 Records Management Roadmap.
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