Chat-Bots für Office 365: Spielerei oder echte Hilfe?
Sie möchten mehr über Chat-Bots für Office 365 erfahren? In unserem kostenlosen Webinar zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo, wie AVA funktioniert.
Ein Tag aus dem Leben eines IT-Admins
Welcher Admin kennt es nicht? Man sitzt gemütlich beim vierten Kaffee und plötzlich kommt eine Nachricht, die ungefähr so lauten könnte:
So ein „einfacher“ Request kann schnell einen halben Tag in Anspruch nehmen, vor allem wenn der User den Speicherort nicht mehr weiß.
Wenn wir uns die vielfältigen Aufgabengebiete unserer Systemadministratoren einmal ansehen, wundert es nicht, dass grade diese kleinen Aufgaben als „lästig“ angesehen werden.
Tägliche Tasks wie
- Userhelpdesk und Tickets bearbeiten
- Unternehmensweite Lösungen für Herausforderungen entwickeln
- Verschiedene Softwaren und Produkte evaluieren
- Digitale und menschliche Schnittstellen betreuen
- Systeme, Abläufe und eigene Skills zertifizieren
- Infrastruktur, Netzwerke, virtuelle Umgebungen, Datenanbindungen und vieles mehr pflegen
- Abläufe und Prozesse entwickeln und erstellen
- …
gewährleisten den möglichst reibungslosen Geschäftsablauf.
Aus der Sicht des Business-Users ist es dringend, dass er seine Daten zurückbekommt, egal auf welchem Wege diese abhandengekommen sind. Fehler passieren heute auf vielfältige Weise. Diese können durch Unachtsamkeit, durch Systemfehlfunktionen oder aber auch durch störendes Verhalten von Kollegen herbeigeführt werden.
Am Ende kommt es auf das gleiche heraus: Die Daten müssen aus dem Backup wiederhergestellt werden und hierzu wird der IT-Administrator benötigt.
Nach einer Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin aus dem Jahre 2018 wird jeder 2te Mitarbeiter häufig bei seinen Aufgaben unterbrochen.
Niemand kann sagen, wie viele gute Einfälle einfach untergehen, nur weil im falschen Moment das Telefon klingelt.
Eine Unterbrechung von weniger als 3 Sekunden führt zu einer Verdopplung der Fehlerquote und die Zeit, die benötigt wird, um den berüchtigten „roten Faden“ wieder zu finden, liegt zwischen 20-30 Minuten. Kein Wunder also, dass Multitasking stresst und die eigene Leistungsfähigkeit mindert.
Was wäre, wenn wir durch einfache Automatisierung die Anzahl der Unterbrechungen verkleinern können?
Automatisierung durch Bots
Diese Automatisierung kann durch Bots angestoßen werden. “Bot” kommt eigentlich aus dem Englischen und leitet sich vom Wort „robot“ – Roboter – ab. Näher betrachtet ist es ein Computerprogramm, welches automatisiert Aufgaben abarbeitet, teilweise sogar ohne Interaktion mit einem Menschen.
Betrachten wir die dargestellten Bots mal etwas näher. Chatbots sind wahrscheinlich die bekanntesten unter ihnen. Kleine Programme, die auf Internetseiten eingebettet sind und auf Anfragen von Benutzern durch gezielte Fragen wie „Handelt es sich um einen bestehenden Auftrag?“ oder „Geben Sie mir bitte Ihre Trackingnummer“ entweder direkt die gewünschte Antwort liefern oder den Kontakt zum richtigen Mitarbeiter im Unternehmen herstellen.
Social Bots interagieren in sozialen Medien, indem sie automatisiert zum Beispiel auf Hashtags bei Twitter reagieren oder vorbereitete Postings zu bestimmten Themen veröffentlichen.
Andererseits gibt es natürlich auch die dunkele Seite: Spambots, die Fluten von Email versenden, um möglichst viele Adressen als valide zu qualifizieren, oder um Phishing zu betreiben und Malware zu verbreiten. Im Zeitalter des IoT, wo jedes erdenkliche Gerät einen Anschluss zum Internet haben muss, sind auch die Botnetze nicht mehr wegzudenken. Auf ungesicherten Geräten verbreiten sich diese automatisch und führen für den jeweiligen Herrscher über das Netz Aktivitäten aus.
Einer der ältesten Bots sind aber die Webcrawler, welche sich durch das Internet „bewegen“ und dort Inhalte von Seiten einlesen. Diese Daten werden den Suchmaschinen zur Verfügung gestellt, die uns Tag für Tag daraus unsere Suchergebnisse liefern.
Bots für Office 365
Es liegt also nahe, den Vorgang der Wiederherstellung von Daten aus dem Backup durch einen Bot nahezu zu automatisieren, sodass der IT-Administrator die Freiheit behält sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren.
In den letzten Jahren wird das Thema Zusammenarbeit und Kollaboration in den Unternehmen immer wichtiger. Workloads verschieben sich von Emails hin zu Chats und Arbeitsgruppen werden nicht mehr in Besprechungsräumen sondern virtuell in Teams erstellt. Der Fokus der täglichen ToDos verschiebt sich somit auch in diese Collaboration Tools. Microsoft hat mit Office 365 und dem dazugehörigen Teams eine Plattform geschaffen, die diese Software als Zentrum der täglichen Arbeit definiert.
Genau hier setzt unser AvePoint Virtual Assistant – kurz AVA – an. Es ist ein Microsoft Teams Bot, der extrem einfach zu implementieren ist. Viel wichtiger ist allerdings, dass der Business-User intuitiv mit AVA umgehen kann. Einfache Anfragen wie „Eine Datei oder Email wiederherstellen“ und die dazugehörigen Antworten ermöglichen es dem Endanwender ohne großes technisches Verständnis verlorene Daten wiederherzustellen und das immer im eigenen Berechtigungskontext.
AVA ist eine sinnvolle Erweiterung für das AvePoint CloudBackup, welches Daten der Office 365 Cloud aus dem aktiven Kunden-Tenant in eine Backup-As-A-Service-Umgebung überführt und diese mit unlimitierter Retention* und unlimitiertem Storage* für die Laufzeit der Subskription vorhält.
AVA reduziert die Belastung sowie die unnütze Suche nach verlorenen Objekten und führt zu mehr Produktivität im IT-Team.
Fordern Sie uns heraus und lernen auch Sie AVA und AvePoint näher kennen.
* für maximal 5000 User
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