Acht Tipps zu Microsoft Teams für 2020

Sie möchten mehr Informationen zu Microsoft Teams? Dann lesen Sie auch:  Microsoft Teams – 7 Verhaltensregeln für neue Anwender.

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Jedes Jahr werden im Januar Werbekanäle von einer Flut an Botschaften, die sich an Personen richten, deren guter Vorsatz für das neue Jahr es ist, gesünder zu leben, überschwemmt. Die entsprechenden Slogans sind in der Regel irgendeine Variante von „Neues Jahr, neues Ich“.

Wenn sich Millionen von Menschen zu dieser Zeit des Jahres vornehmen, den eigenen Körper fit zu machen, spricht doch eigentlich nichts dagegen, auch unsere Arbeitsweise (und bei allen, die hinter den Kulissen tätig sind, die Unterstützung dieser Arbeit) ein wenig auf Vordermann zu bringen.

Microsoft Teams ist nichts Neues mehr; die Lösung feiert bald ihr dreijähriges Jubiläum. Anders als bei anderen Microsoft-Produkten setzt sie ihren Veränderungs- und Verbesserungsprozess jedoch mit erstaunlichem Tempo fort. Tatsächlich haben viele Unternehmen, mit denen ich mich im Laufe der Jahre unterhalten habe und die Microsoft Teams anfänglich als noch nicht ausgereift und nicht bereit für die breite Masse abgetan haben, inzwischen beschlossen, Microsoft Teams künftig einzuführen – oder sie haben bereits mit der Einführung begonnen.

Auf jenen letzteren Punkt möchte ich heute eingehen. Es gibt unzählige Artikel, Blogeinträge, Webinare, Konferenzsitzungen, E-Books, Bücher und sonstige Inhalte aller Art, die Unternehmen bei der Einführung von Microsoft Teams Hilfestellung bieten möchten. Die Auswahl ist groß – von Tipps und Tricks über Best Practices und Einführungsanleitungen bis hin zu Governance-Ansätzen und technischer Dokumentation. Und das ist noch längst nicht alles.

Unternehmen, die Microsoft Teams einsetzen möchten, ohne es zuvor verwendet zu haben, befinden sich in der günstigsten Position: Sie können von Grund auf neu anfangen und alle Vorteile und Funktionen nutzen, die es zuvor noch nicht gab. Beispielsweise können sie sich überlegen, einfach private Kanäle innerhalb von Teams zu nutzen, wo andere Unternehmen bereits eigene Teams für den gleichen Zweck erstellt haben.

Doch was ist mit Unternehmen, die Microsoft Teams bereits seit einer Weile verwenden und in deren Organisationsstruktur sich ein Virus ausbreitet? Natürlich möchte ich damit nicht andeuten, Microsoft Teams oder die zugrunde liegenden Office 365-Gruppen seien ein Virus.

Ohne entsprechende Behandlung (d. h. Fehlen von Governance, Richtlinien, Schulungen und allgemeinen Kenntnissen über die Verwendung des Produkts) neigen Unternehmen dazu, einer Ausuferung von Teams zum Opfer zu fallen – oder, aus Endbenutzer-Perspektive betrachtet, einer „Teams-Müdigkeit“. Ähnlich wie bei der Veränderungsmüdigkeit tritt Teams-Müdigkeit auf, wenn Benutzer in zu vielen Teams Mitglied sind und nicht wissen, was wo passieren soll.

In den vergangenen Jahren gab es mehrere Versuche, Anleitungen zu entwickeln, die einem raten, welches Tool wann verwendet werden sollte. Wenn das aktuelle Produktivitätssystem allerdings Microsoft Teams heißt, brauchen wir andere Anleitungen, die uns sagen, welche Funktion und welches Team wir wann verwenden sollten. Einige Beispiele:

• Wann sollten wir ein „privates“ Meeting (d. h. organisiert über Outlook oder Microsoft Teams unter Festlegung der Teilnehmenden) abhalten und wann lieber ein Kanal-Meeting organisieren?
• Wann sollten wir einen Gruppenchat, wann eine Unterhaltung in einem Kanal abhalten?
• Wann sollten wir einen Kanal, wann besser ein Team erstellen?
• In welchem Kanal soll gepostet werden?
• In welchem Team soll gepostet werden?
• Wer sollte Mitglied eines Teams sein?

Die Liste ließe sich endlos fortführen. Eine der Herausforderungen, mit denen wir zu tun haben, ist, dass der Begriff „Best Practice“ heutzutage an Bedeutung verliert. Wir leben in einer Zeit, in der sich die Technologie rasant weiterentwickelt und Organisationen nicht mehr auf die gleiche Weise funktionieren.

Nehmen wir als Beispielfall eine Schule, die Microsoft Teams für ihren Lehrkörper einführen möchte. Eine Schule entscheidet sich dafür, für jedes Fach im Lehrplan, also Englisch, Mathematik, Physik, Sport und so weiter, ein eigenes Team anzulegen. In jedem Team gibt es einen eigenen Kanal für die einzelnen Jahrgangsstufen: 7. Klasse, 8. Klasse, 9. Klasse usw.

Eine andere Schule macht es genau umgekehrt. Sie legt für jede Jahrgangsstufe ein Team an und erstellt in diesen Teams einen eigenen Kanal für jedes Fach.

Welcher Ansatz ist nun „richtig“ oder „besser“? Wie bestimmen wir überhaupt, was „besser“ ist?

Die gleichen Herausforderungen können in grundlegenden Bereichen der Governance auftreten, beispielsweise bei der Erstellung von Teams. Wollen wir Self Service, also in diesem Fall das selbstständige Anlegen von Teams, ermöglichen, oder soll die Erstellung unter der Kontrolle der IT erfolgen? Die Antwort lautet stets: „Kommt ganz darauf an.“

Einige sind der Meinung, man solle der IT nicht die Kontrolle über die Erstellung von Teams überlassen, da dies Innovationen behindere und das ist ein gutes Argument. Doch wer ist dafür verantwortlich, sich durch den Berg an Postfächern, Gruppen, SharePoint-Websites, Dateien, Formularen, Planner-Plänen und allem, was sonst noch so mit den erstellten Teams zusammenhängt, zu arbeiten, wenn diese archiviert, migriert/zusammengeführt oder gelöscht werden müssen? Darum kümmert sich die IT.

Manche behaupten, Self Service sei förderlich für die Akzeptanz von Teams. Ja, das stimmt. Für eine Weile. Und zwar nur so lange, bis sich die Teams-Müdigkeit einschleicht. Ich wurde von Kunden um Hilfe gebeten, in deren Unternehmen eine ehrliche Abneigung gegen Microsoft Teams herrschte, da es zu einer schlimmeren Variante des eigenen Dateisystems, der Postfächer und der SharePoint-Umgebung mutiert war: Nichts war mehr zu finden, zu viele Mitteilungen schwirrten herum, man war völlig durcheinander. Das Problem war nicht das Produkt. Das, was für die negative Wahrnehmung gesorgt hatte, war die Art, wie es eingeführt und verwendet worden war.

Allerdings kann Self Service auch ausgezeichnet funktionieren, wenn eine entsprechende Governance vorhanden ist, die Benennung, Lebenszyklus, Aufbewahrung, Berechtigungen, Gastzugriffe, Schutz vor Datenverlust, Vertraulichkeitsbezeichnungen, bedingten Zugriff und viele andere Aspekte regelt. Das Problem vieler Unternehmen ist, dass sie eine solche Governance nicht haben.

Schauen wir uns daher ohne weitere Umschweife an, was Unternehmen, die Microsoft Teams bereits nutzen, erwägen sollten, um tatsächlich sagen zu können: „Neues Jahr, neue Teams!“

Dämmen Sie das Virus ein

Stellen Sie Kontrollen für die Erstellung von Teams und Gruppen auf, bis Sie ein Self-Service-Modell entwickelt haben, das besser ist als unkontrollierte Erstellung. Behalten Sie diesen Zustand nicht zu lange bei, da Sie sonst der IT mehr Arbeit bescheren und eine Engstelle schaffen.

Lernen Sie aus Fehlern

Sprechen Sie mit den Personen, die Microsoft Teams am häufigsten verwenden, und mit denen, die es am seltensten nutzen. Finden Sie heraus, was funktioniert und was nicht. Liegt es an den Funktionen? Liegt es an der Umgebung? Liegt es an der mangelnden Vernetzung mit anderen Systemen? Liegt es an fehlenden Kenntnissen und mangelnder Benutzerfreundlichkeit? Werden Personen ohne Erläuterung des Grundes, der an sie gerichteten Erwartungen oder des Umgangs mit dem Team in Teams eingeladen? (D. h. welchem Zweck dient es? Wie soll es nach Ansicht des Erstellers funktionieren? Wo werden Tätigkeiten ausgeführt/Dinge abgelegt?)

Passen Sie Ihre Teams an

Erstellen Sie anhand der gesammelten Erkenntnisse einige Vorlagen und einen Katalog von Team-Arten (z. B. Projekt, Gremium, Abteilung usw.). Auf diese Weise können Sie Teams mit bestimmten Einstellungen vorkonfigurieren, Kanäle erstellen, Inhalte und Apps im Voraus laden und so Bedingungen schaffen, die dem Benutzer das „Ankommen“ im Team erleichtern.

Werden Sie ein besserer Host

Bringen Sie Ihren Teambesitzern bei, wie sie ihre Teams besser betreuen. Zeigen Sie ihnen weitere Möglichkeiten, die ihnen der Rest der Microsoft 365-Suite bietet. Schließlich muss es nicht immer ein Team sein. Manchmal genügt auch schon ein Kanal. Manchmal ist ein Gruppenchat sogar noch besser. Manchmal reichen schon ein E-Mail-Thread und ein mit mehreren Personen geteiltes Dokument völlig aus. Wenn die Benutzer über die Optionen, die sie haben, besser Bescheid wissen, treffen sie auch bessere Entscheidungen. Als Teambesitzer werden sie zudem auch respektvoller mit den Teammitgliedern umgehen und darauf achten, ihnen ihre Erwartungen mitzuteilen.

Hören Sie nie auf, Ihre Mitarbeiter weiterzubilden

In Microsoft Teams werden fast wöchentlich neue Funktionen eingeführt. Es nützt also nichts, die Benutzer einmal zu schulen und davon auszugehen, dass das ausreicht. Etablieren Sie eine Veränderungskultur. Bauen Sie ein Netzwerk aus Champions auf und verbinden Sie dies mit Ressourcen und Mitteilungen, die alle über die neuen Funktionen auf dem Laufenden halten. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Wissens- und Kenntnisstand bleiben.

Content-Bereinigung

Planen Sie Zeit zur Ermittlung inaktiver Teams, Gruppen und Gäste ein und räumen Sie diese auf. Scheuen Sie sich nicht davor, sie zu entfernen, aber gehen Sie mit Bedacht und nicht zu übermütig vor. Arbeiten Sie mit den Besitzern der Teams und den Personen, die die Gäste eingeladen haben, zusammen.

Sorgen Sie für größtmögliche Vernetzung

Microsoft Teams kann so viel mehr sein als nur ein Chat und ein Speicherort für Dateien. Machen Sie die Lösung für so viele Dinge wie möglich zur zentralen Anlaufstelle. Nutzen Sie die Anrufmöglichkeiten und schaffen Sie Ihre Schreibtischtelefone ab. Statten Sie Ihre Konferenzräume so aus, dass man mit einem Klick beitreten und Inhalte leicht präsentieren kann, und machen Sie damit Fernbedienungen und laminierte Anleitungen überflüssig! Legen Sie Verknüpfungen zu Ihren Dateifreigaben an und integrieren Sie externe und für den jeweiligen Geschäftsbereich erforderliche Apps, um Workflows zu verschlanken.

Investieren Sie in die Plattform

Die Investition in Microsoft Teams endet nicht bei der Bezahlung Ihrer Office 365-Lizenzgebühren. Investieren Sie in Hardware wie zertifizierte Headsets und Konferenzraum-Ausstattung. Investieren Sie in die Weiterqualifizierung Ihres IT-Personals und helfen Sie ihm, seine Fähigkeiten, Kenntnisse und Ansätze weiterzuentwickeln. Sorgen Sie dafür, dass Ihre IT-Mitarbeiter nicht auf die bloße Support- und Administrationsrolle beschränkt werden, sondern ihren Kolleginnen und Kollegen dabei helfen können, besser zu arbeiten.

Investieren Sie in Akzeptanz- und Änderungsmanagement-Maßnahmen, um den Erfolg von Microsoft Teams auch jenseits der Einführungs- und ersten Verwendungsphase sicherzustellen: Wenn es um Investitionen in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter geht, können Sie sich Geiz wirklich nicht leisten. Investieren Sie in mehrwertschaffende Lösungen zur Verwaltung und Automatisierung von Microsoft Teams, damit Sie sich auf die weitere Förderung der Nutzung und Akzeptanz konzentrieren können, anstatt sich mit der Erstellung und Ausführung von Scripts aufzuhalten.

Wir schreiben bereits das Jahr 2020 und warten noch immer sehnsüchtig auf unsere fliegenden Autos, Hoverboards und andere technologische Wunderwerke. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Art, wie Ihr Unternehmen Microsoft Teams verwendet, zu überdenken und zu ändern. Denken Sie nicht wie in 2019. Denn diese Denkweise unterscheidet sich nicht von der in 2018, 2017, 2016, 2015 und davor.

Die Einführung von Microsoft Teams und neuen Arbeitsweisen ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Beginnen Sie Ihr Jahr 2020 also, indem Sie sich fit für die Langstrecke machen!

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