Microsoft Teams: So überzeugen Sie Ihren Vorgesetzten

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Es ist selten einfach, einen Vorgesetzten von neuer Software zu überzeugen. Mit dem richtigen Ansatz kann es sich dennoch auszahlen. Ich hatte das große Glück, bei AvePoint einen Beitrag zur Entwicklung der Vorlage zum Start unserer Microsoft Teams-Umgebung für das gesamte nordamerikanische Vertriebsteam leisten zu können. Der Prozess unterscheidet sich von Fall zu Fall, aber es gibt in allen Einführungszyklen von Microsoft Teams einige gemeinsame Aspekte. Ich habe ein paar praktische Tipps zusammengestellt, die sich bei der Überzeugung von Vorgesetzten als hilfreich erwiesen haben.

Phase eins: 

Werden Sie Champion

Wenn Sie Ihren Vorgesetzten davon überzeugen wollen, dass Microsoft Teams eine bessere Kommunikation Ihres Teams ermöglicht, müssen Sie sich darauf vorbereiten, als Champion zu agieren.

Sie werden nicht nur Ihrem Vorgesetzten, sondern auch Ihrem Team die Einführung von diesem Tool schmackhaft machen. Um hierbei erfolgreich zu sein, müssen Sie mehrere verschiedene Rollen übernehmen, zum Beispiel:

• Architekt:Sie legen fest, wie der Kanal strukturiert wird und wie die Registerkarten gestaltet werden.
• Migrationsingenieur:Sie koordinieren den Transfer von Inhalten in die Teams-Umgebung.
• Trainer auf Dauer:Sie lernen neue Funktionen kennen, bewerben diesen intern und bringen Teammitglieder durch Schulungen auf ein einheitliches Niveau, wodurch sichergestellt wird, dass alle die neue Technologie verstehen.

Beurteilen Sie Ihren aktuellen Prozess zur Zusammenarbeit

Wie effektiv arbeitet Ihre Organisation momentan zusammen? Welche Arten von Systemen setzen Sie ein und wie erfolgreich werden diese von den Mitarbeitern genutzt? Versuchen Sie, alle wichtigen Anliegen anzusprechen, unabhängig davon, ob Sie hauptsächlich E-Mails, Slack oder Yammer nutzen.

Um Ihren Vorgesetzten von Teams zu überzeugen, müssen Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und herausfinden, wo die Schwachstellen in Ihrer Kommunikationskette liegen. Betrachten Sie die großen Projekte, an denen Sie arbeiten, bei denen jeder effektive Kommunikationstools benötigt. Wie sehen hier die täglichen Arbeitsabläufe aus? Welche Diskussionen zu bestimmten Dokumenten und Überprüfungen dieser Dokumente, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden, ergeben sich für Ihre Benutzer tagtäglich?

Erstellen des idealen Prototypen

Als Nächstes sollten Sie basierend auf Ihrer individuellen Arbeitsumgebung den von mir so genannten „idealen Prototypen“ erstellen. Das Ziel ist die Entwicklung eines Prototypen, der speziell auf Ihre Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten ist. Nachfolgend finden Sie ein paar allgemeine Ratschläge, die Sie im Verlauf des Prototypingprozesses berücksichtigen sollten.

Denken Sie bei der Benennung von Teams langfristig. Bezeichnungen von Geschäftseinheiten, wichtigen Konferenzen und regionalen Niederlassungen sind allesamt gute Teamnamen. Der Fokus liegt auf der Repräsentation des tatsächlichen Aufgabenbereichs des Teams statt auf einem aktuell wichtigen Projekt. In unserem vorherigen Beitrag haben wir das genauer besprochen.

Erstellen Sie Kanäle auf Grundlage des statischen Interesses. Stellen Sie ähnlich wie bei den Namenskonventionen für Teams sicher, dass jeder Kanal in einem bestimmten Team auf Grundlage eines Themas erstellt wird, das von statischem Interesse sein wird.

Beispielsweise sollten Sie statt der Erstellung eines Kanals für jede wöchentliche Aktualisierung eines großen Projekts (wodurch im Laufe der Zeit Dutzende an verwaisten Kanälen entstehen) die Einrichtung eines Kanals für das Projekt in Betracht ziehen, in dem die wöchentlichen Aktualisierungen als Threads veröffentlicht werden. Aktualisierungen sind Themen, die zunächst viel Aufmerksamkeit erzeugen, diese unterliegt aber einer ständigen Fluktuation. Das Interesse für das Projekt als Ganzes ist weitaus stetiger.

Blenden Sie wichtige Daten als Registerkarten ein. Unabhängig davon, ob es sich um wichtige Dokumente, Benutzerhandbücher oder Projektpläne handelt, sollten Sie sicherstellen, dass regelmäßig abgerufene Informationen sich nicht in der Registerkarte „Dateien“ verstecken. Die Präsenz von Anwendungen und Dokumenten als eigene Registerkarte ist für alle, die sich intensiv in ein Team einarbeiten wollen, viel effizienter. Wenn Sie das in den Prototypen mit aufnehmen, wird Ihr/e Vorgesetzte/r auf den ersten Blick erkennen, wie viel Zeit sie/er damit sparen kann. Das Durchwühlen von E-Mails oder Slack-Kanälen nach den richtigen Informationen hat ein Ende. Alles ist griffbereit.

Berücksichtigen Sie das Feedback Ihres Teams. Es ist immer hilfreich, zuerst einen Prototyp-Workshop mit Ihren Teammitgliedern durchzuführen. So können Sie Probleme beheben, gemeinsam weitere Ideen zusammentragen, auf die Sie allein vielleicht nicht gekommen wären und eventuell potenzielle Champions finden, die denselben Enthusiasmus wie Sie für den Einsatz von Microsoft Teams in Ihrer Organisation aufweisen. Das Schlimmste ist, wenn Sie ohne Feedback von außen arbeiten.

Planen Sie eine „Ich habe eine Idee“-Besprechung

Wenn Sie denken, dass Sie ein gutes Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Organisation entwickelt haben und wissen, wie Sie den Rollout handhaben möchten, ist es an der Zeit, eine von mir als „Ich habe eine Idee“-Besprechung (also die Besprechung, in der Sie Ihren Vorgesetzten von Ihrer Idee überzeugen) zu organisieren. Da Sie eine Idee vorbringen werden, die im Grunde den gesamten Workflow Ihrer Geschäftseinheit verändern wird, müssen Sie sich gut vorbereiten. Folgendes müssen Sie parat haben:

1. Ihren idealen Prototypen
2. Die Liste der Personen, mit denen Sie gesprochen und den Prototyp-Workshop durchgeführt haben
3. Jegliches Feedback aus dem Workshop-Prozess
4. Eine genaue Darstellung, wie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen aktuell abläuft
5. Eine detaillierte Beschreibung, wie dieser neue Prototyp einige dieser Probleme beheben wird

Nachfassen nach der Besprechung

Die Präsentation Ihrer Idee kann auf drei verschiedene Arten ausgehen: Ihr Vorgesetzter lehnt die Idee ab, weil „gerade nicht der richtige Zeitpunkt dafür ist“. Verstehen Sie das nicht als absolutes „nein“. Finden Sie heraus, ob es wirklich ein zeitliches Problem ist (befindet sich Ihre Organisation beispielsweise mitten in einem großen Projekt?) und versuchen Sie es später ggf. erneut. Fassen Sie bei einem zeitlichen Problem später auf jeden Fall nach.

Falls der Grund für die Reaktion doch eher Unsicherheit ist, wie Ihre Organisation den Übergang zu Microsoft Teams sicher bewältigen kann, ist es an der Zeit, sich im Internet mit zusätzlichen Informationen zu versorgen. Allgemeine Bedenken zu Governance und Content-Management können leicht mit Lösungen von Drittanbietern ausgeräumt werden.

Wenn der bestmögliche Fall eintritt und Sie das Okay erhalten, ist es an der Zeit, die nächste Phase des Rollouts einzuläuten.

Phase zwei: Verfeinern, implementieren und schulen

Nun ist es an der Zeit, detaillierte Anpassungen vorzunehmen. In Phase zwei geht es darum, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Sie beziehen IT-Mitglieder ein, diese tragen Ihre Meinung zu Teams bei und Sie können so feststellen, wie Sie deren Belange optimal berücksichtigen. Außerdem arbeiten Sie mit Personen zusammen, die Probleme mit der neuen Technologie haben.

Zeitliche Planung des Übergangs

Nach Abschluss der zusätzlich erforderlichen Planung und entsprechenden Workshops ist der nächste Schritt die zeitliche Planung des Übergangs zusammen mit Ihrem Vorgesetzten und IT. Als Champion müssen Sie als Freiwilliger zusammen mit der IT den besten Weg zum Übergang von Ihren aktuellen Prozessen erarbeiten.

Setzen Sie ein bestimmtes E-Mail-Verteilungsmodell ein? Vielleicht kann nun ein Kanal dafür genutzt werden. Sie nutzen File-Share-Repositorys? Vielleicht kann die IT diese Inhalte zum Backend-Repository der Sharepoint-Website für einen Kanal migrieren. Gibt es bestimmte Berechtigungen für wichtige Dokumente? Stellen Sie zusammen mit der IT sicher, dass diese bei der Migration der Inhalte zu Microsoft Teams bestehen bleiben. Das Ziel ist die weitestgehende Minimierung von Workflow-Unterbrechungen.

Bewerbung des Übergangs

Die nächste Herausforderung ist das Überzeugen der restlichen Organisation. Dazu bringen Sie am besten Ihren Vorgesetzten dazu, dem gesamten Unternehmen diesen Vorschlag zu präsentieren. Obwohl Sie den Hauptteil der Arbeit erledigt haben, ist es wichtig, dass Ihr Vorgesetzter das Gefühl hat, für die Idee verantwortlich zu sein und sie so vorstellt, als ob es seine eigene wäre. Je mehr Autorität die Idee unterstützt, desto besser. So wird auch die Reichweite in der Organisation erhöht.

Schulen Sie Ihre Benutzer

Jeder in Ihrer Organisation muss geschult werden, sei es vor, während oder nach der Einführung von Microsoft Teams. Als Champion fällt Ihnen die Verantwortung für die Koordination zu. Meine Empfehlungen:

• Veröffentlichen Sie allgemeine Informationen darüber, was Microsoft Teams ist.
• Informieren Sie Benutzer über Blog-Artikel, Webinare und E-Booksvon vertrauenswürdigen Quellen.
• Veranstalten Sie Vorführungen in entsprechenden Umgebungen, in denen Sie zeigen, wie mit Threads, Registerkarten, Teammanagement usw. gearbeitet wird.
• Finden Sie die Personen mit den größten Schwierigkeiten und vereinbaren Sie Einzeltreffen, in denen Sie sich gemeinsam mit ihren Herausforderungen und/oder Befürchtungen befassen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie zu diesem Zeitpunkt schon die Unterstützung Ihres Vorgesetzten haben. Nutzen Sie diese Autorität zur Durchsetzung der Software-Einführung als organisationsweiten Schritt zur besseren Zusammenarbeit.

Langfristige Schulungen und langfristiger Support

Nachdem alle Mitarbeiter überzeugt sind, der Übergang abgeschlossen ist und alle Mitarbeiter geschult werden, fehlt nur noch die Organisation von fortlaufenden Schulungen und entsprechendem Support. Wir haben uns zuvor schon mit Schulungen beschäftigt, aber Support ist genauso wichtig. Fehler werden passieren und Ihre Reaktion übt einen entscheidenden Einfluss darauf aus, ob Ihre Benutzer selbstbewusst oder aber widerwillig agieren.

Die öffentliche Förderung der guten Nutzung ist von wesentlicher Bedeutung. Geben Sie Personen auch öffentlich gutes Feedback, wenn sie einen Thread richtig erstellen oder darin eine Antwort verfassen. Es gibt sogar Apps, mit denen Sie Benutzer in Teams auf Grundlage ihrer Handlungen loben können.

Wenn Sie aber sehen, dass jemand etwas falsch macht, sollten Sie ihn nicht vor anderen dafür zur Rede stellen. Stattdessen sollten Sie sich per Einzelchat mit ihm in Verbindung setzen und ihm mit der „Link kopieren“-Funktion einen Link zu der Nachricht senden, die Ihrer Meinung nach nicht korrekt ist. Zeigen Sie ihm dann, wo der von ihm gemachte Fehler liegt.

Sie müssen Coaching und Unterstützung von Benutzern circa sechs bis zwölf Monate aufrechterhalten, bis Ihre Organisation mit der neuen Technologie vertraut ist. Aber auch nach diesem Zeitraum wächst Microsoft Teams weiter und erhält neue Funktionen. Ich empfehle Ihnen, Microsoft Teams-Experten und offiziellen Konten auf LinkedIn und Twitter zu folgen, wenn Sie jederzeit über die neuesten Änderungen informiert sein wollen. Tools wie Microsoft Stream können Ihnen sogar dabei helfen, im gesamten Unternehmen Benutzerhandbücher bereitzustellen und Aktualisierungen anzukündigen.

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