Microsoft Teams und Backup: Inhalte richtig sichern

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1) So sichern Sie Microsoft Teams
2) Cloud Backup: AVA stellt Ihre Daten wieder her

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Sicher haben Sie inzwischen schon eine ganze Menge darüber gehört, wie Microsoft Teams Ihre Zusammenarbeit verbessert, E-Mails ersetzt und so weiter. Ein wichtiger Aspekt, der allerdings nicht so häufig genannt wird, ist der Inhalt, der beim gemeinsamen Arbeiten in Microsoft Teams erstellt und gespeichert wird.

Die Bandbreite reicht von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bis hin zur Sicherstellung, dass die im Hintergrund vorhandenen SharePoint-Bibliotheken richtig aufbewahrt und archiviert werden. Zu genau diesem Thema haben wir kürzlich ein Webinar veranstaltet, in dem wir erläutert haben, dass dies zwar eine verbreitete Problematik ist, es allerdings Mittel und Wege gibt, um sicherzustellen, dass all Ihre Inhalte sicher am richtigen Ort gespeichert werden.

Über welche Inhalte sollten Sie Bescheid wissen und für welche brauchen Sie ein Backup?

Bevor wir uns mit dem WIE der Sicherung und Speicherung von Inhalten befassen, kommen wir kurz auf das WAS zu sprechen und fassen zusammen, welche Inhalte im Zusammenhang mit Microsoft Teams gesichert werden können.

Besondere Beachtung verdienen hierbei SharePoint, Exchange und andere zusätzliche Office 365-Dienste, wie zum Beispiel Planner, die das gemeinsame Arbeiten unterstützen.

SharePoint für Microsoft Teams

SharePoint bildet das Rückgrat im Backend von Teams. Alle Dateien, an denen zusammengearbeitet wird, werden darin gespeichert und es kommen all die bekannten und geschätzten SharePoint-Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten zur Anwendung. Für die Compliance und den Schutz Ihrer Inhalte ist es also wichtig, sicherzustellen, dass Inhalte in SharePoint richtig gesichert werden.

Exchange für Microsoft Teams

In Exchange werden alle in Teams geführten Unterhaltungen gespeichert. Alle Chatverläufe werden darin aufbewahrt. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Speicherung der Unterhaltungen in Exchange auch eDiscovery unterstützt wird.

Weitere beachtenswerte Tools in Microsoft Teams

Andere Tools, die Ihre Organisation möglicherweise sichern möchte und die deshalb berücksichtigt werden sollten, sind Stream und Planner. Stream ist ein äußerst nützliches Tool zum Teilen und Streamen von Videos und eignet sich perfekt für interne Meetings zu neuen Produktveröffentlichungen und firmenweiten Townhalls.

Für Planner sollten Sie sicherstellen, dass all Ihre Aufgaben korrekt gesichert werden und bei Bedarf bereit für die Wiederherstellung sind, wenn nachträglich darauf zugegriffen werden soll oder Workflows überprüft und ausbalanciert werden sollen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie ein Projektmanager sind!

Teams-Bots unterstützen die Wiederherstellung von Inhalten – Backup leicht gemacht

Da so viele Inhalte gesichert werden können (und sollten), lauten die nächsten Fragen natürlich: „Wie können wir diese Inhalte wiederherstellen, wenn sie verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden?“ und „Wer soll für die Wiederherstellungsaufgaben verantwortlich sein?“ Die Antwort ist schockierend!

Sie lautet (Trommelwirbel bitte!): Ein Microsoft Teams-Bot und der Endbenutzer! Ganz richtig: Der Endbenutzer ist allein in der Lage, seine Inhalte wiederherzustellen, unterstützt durch AvePoints persönlichen Assistenzbot AVA (AvePoint Virtual Assistant). Durch den Einsatz eines Teams-Bots können sich Ihre Endbenutzer selber helfen, ohne der IT zusätzliche Arbeit zu machen.

Hier einige Beispiele dafür, wie AVA Ihre Organisation unterstützen kann:

AVA dient Ihren Benutzern als Anlaufstelle für die Suche nach verschwundenen Inhalten, z. B.

• Dateinamen, die nicht gefunden werden können
• Dokumente, die kürzlich geändert wurden
• Nicht funktionierende URLs zu Dokumenten und Dateien
• Verloren gegangene E-Mails, die in Exchange/Outlook nicht gefunden wurden

Schnell erreichbare Resultate werden hervorgehoben, um die Zahl der Support-Anfragen an die IT zu reduzieren:

• Identifikation des Versionsverlaufs, Papierkörbe erster und zweiter Ebene, vorläufig gelöschte Inhalte
• Identifizierung aktueller Daten
• Nach Sicherheitsaspekten auf jeden Benutzer zugeschnitten

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie AvePoint und AVA Ihre Endbenutzer unterstützen und die Zahl Ihrer IT-Supportanfragen verringern können, dann schauen Sie sich heute unser On-Demand-Webinar „Chat-Bots für Office 365: Spielerei oder echte Hilfe?“ an!

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