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Die Durchführung einer umfangreichen Office 365-Migration ist keine leichte Aufgabe. Bevor Sie Ihr Projekt beginnen, ist es zunächst wichtig, genau zu erfassen, was dieser Umzug beinhaltet, welche Herausforderungen sich ergeben könnten und mit welchen Strategien man diese am besten überwindet. In diesem Artikel behandeln wir folgende Punkte:
- Die Wichtigkeit einer Vorab-Evaluation Ihrer Daten,
- Warum eine effektive Governance-Strategie unerlässlich ist und
- Möglichkeiten, die Akzeptanz von Office 365 in Ihrer Organisation zu verbessern.
1. Evaluieren und anpassen
Man kann eine Office 365-Migration nicht vernünftig planen, ohne zu wissen, was verschoben werden muss und wohin es verschoben werden soll. Was verwenden Ihre Benutzer und Ihre Organisation wirklich Tag für Tag? Was müssen Sie unbedingt behalten?
Es mag unglaublich klingen, aber diese wichtigen Dinge stellen häufig nur einen kleinen Teil der Datenmenge in der Umgebung dar, aus der Sie umziehen. Den Rest nennt man „Dark Data“. Sie machen in der Regel bis zu 80 % der Informationen aus, die Sie gespeichert haben.
Zu ermitteln, um welche Daten es sich dabei handelt und wo sie sich befinden, kann ohne angemessene Planung und die richtigen Tools schwierig werden. Dennoch ist es wichtig, herauszufinden, welche Arten von Dateien (Videodateien, personenbezogene Daten und so weiter) Sie nicht mitnehmen wollen.
Wir raten daher vehement von einer Migration nach dem „Lift and Shift“-Verfahren ab, wenn es sich vermeiden lässt. Anstatt einfach all Ihre Daten im Ist-Zustand zu verschieben, sollten Sie in Betracht ziehen, zumindest eine Analyse auf Inhaltsebene durchzuführen, um zu ermitteln, welche Arten von Inhalten Sie haben und wo sich diese befinden. Dafür bietet AvePoint eine Analyse auf Dateiebene an, die Ihnen gestattet,
- einen detaillierten Bericht über die gesamte Struktur einer Datenfarm oder eines Dateiservers zu erstellen,
- das Alter Ihrer Dateien herauszufinden,
- die Inhalte Ihrer Dateien zu scannen, um herauszufinden, ob sensible Inhalte vorliegen, die Sie mit größerer Sorgfalt migrieren müssen, und
- Informationen zu finden, die möglicherweise gelöscht werden müssen, damit Sie bei ihrem Umzug in die Cloud keine Bedenken bezüglich Sicherheit und Datenerkennung haben müssen.
Indem Sie Ihre Daten vor der Migration evaluieren, können Sie in Ihrem Migrationsprojekt eine Heldenrolle einnehmen. Wenn Sie es richtig angehen, kann sich das erheblich auf die Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens auswirken.
Für Benutzer wird es viel leichter, Informationen zu finden.
Für IT-Admins bedeutet es weniger Verwaltungsaufwand und erleichtert ihnen die Entscheidung, was archiviert und was gelöscht werden muss.
Für Sicherheits- und Compliance-Beauftragte bedeutet es eine erhebliche Zeitersparnis.
2. Die Bedeutung der Office 365-Governance
Da Office 365 aus so vielen Funktionen besteht, müssen Sie über eine Governance-Strategie verfügen, die dafür sorgt, dass alles weiter funktionieren wird. Sich über die verschiedenen Apps, ihre Verknüpfung untereinander und die Art, wie sie aufeinander aufbauen, einen Überblick zu verschaffen, ist unbedingt notwendig.
Nehmen wir Microsoft Teams als Beispiel. Die Dateien für ein Team werden auf einer hinter dem Team stehenden SharePoint-Website gespeichert. Daher besteht die Möglichkeit, Ihre alten SharePoint-Websites, Lotus Notes und so weiter in die Microsoft Teams-Umgebung zu migrieren. Gleichwohl muss man diese Migration sorgfältig planen und eine Struktur entwickeln, die nach dem Umzug eine unkontrollierte Verbreitung von Inhalten und verwirrte Endbenutzer, die ihre benötigten Dateien nicht mehr finden, ausschließt.
Die Einrichtung einer Office 365-Governance-Strategie verhindert zudem …
… verwaiste Inhalte, die zurückbleiben, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden oder in andere Abteilungen wechseln.
… doppelte Inhalte, die entstehen, wenn nicht alle Dateien an einem zentralen Ort gespeichert werden.
… Inhaltsüberfrachtung, die es Endbenutzern erschwert, so effizient wie möglich zu arbeiten.
3. Kontinuierlich Akzeptanz fördern
Wie können Sie dafür sorgen, dass Ihre Endbenutzer Office 365-Software erfolgreich akzeptieren? Wenn Sie sie ihnen einfach ohne einen Plan oder die richtigen Schulungsmaßnahmen präsentieren, werden Sie ziemlich sicher keinen Erfolg damit haben. Auf der technischen Seite können Sie die Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Akzeptanz steigern, indem Sie
- mehrere Pilotmigrationen für jede der Quellen, aus denen Sie migrieren, durchführen,
- Ihre Migrationsarchitektur anhand Ihrer Analyse bestätigen und anpassen,
- sämtliche Tools, Skripte oder Abhängigkeiten, die Sie verwenden werden, validieren und
- den Akzeptanzprozess mit einer Vorher-/Nachher-Momentaufnahme einer Benutzerstichprobe simulieren.
Auf der stärker menschlich orientierten Seite ist es sehr wichtig, Schulungen parat zu haben, in denen vermittelt wird, wie Informationen in Office 365 einfließen. Allerdings werden Schulungen allein nicht ausreichen. So können Sie Endbenutzern beispielsweise beibringen, wie sie OneDrive for Business verwenden; aber wenn Sie ihnen nicht demonstrieren, wie die Anwendung ihre Arbeit erleichtert, zeigen Sie ihnen bloß eine Funktion, die sie nur widerwillig verwenden werden.
Ziehen Sie „Train the Trainer“-Schulungen in Betracht. Lassen Sie Ihre IT-Admins lernen, wo Geschäftsprozesse aktuell stattfinden, gehen Sie sie zusammen mit ihnen durch und vermitteln Sie ihnen, was sie brauchen, um ihre Endbenutzer zu schulen.
Zudem sollten Sie in jedem Fall in Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftseinheiten messbare Ziele für Schulungen und Akzeptanz entwickeln. Betrachten Sie Schulungen nicht als einmaliges Projekt. Die Migration ist sicherlich ein solches, doch die Schulung und die Implementierung sollten ein laufend erneuertes Projekt sein, das sich zusammen mit Ihrer Organisation weiterentwickelt.
Weitere Informationen zum Thema Benutzerakzeptanz erhalten Sie hier.
Fazit
Uns ist bewusst, dass ein Umzug zu Office 365 am Anfang einschüchternd wirken kann. Doch mit der richtigen Planung im Voraus können selbst die umfangreichsten Datenmigrationen völlig reibungslos ablaufen. Sie sollten nur sicherstellen, dass Sie die Daten vor der Migration evaluieren, einen Governance-Plan für die Zeit nach dem Umzug entwickelt haben und über einen grundsoliden Akzeptanzplan verfügen, der Ihre Benutzer ermutigt, sich auf die neue Software einzulassen. Berücksichtigen Sie diese drei Faktoren, dann wird Ihr Wechsel zu Office 365 mit Sicherheit um ein Vielfaches leichter!
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Hunter Willis has been in web development, SEO and Social Media marketing for over a decade, and entered the SharePoint space in 2016. Throughout his career he has developed internal collaboration sites, provided technical and strategic advice, and managed solutions for small to large organizations. In addition, Hunter has served as a strategy consultant for many companies and non-profits in the Richmond area.
