Tirez le meilleur parti des modèles de sites SharePoint modernes
Microsoft propose une expérience de création de modèles pour SharePoint Online actualisée et en profite pour en redorer un peu l’image de marque. Autrefois appelés « conceptions de site », les nouveaux modèles de site permettent aux utilisateurs de créer de nouveaux sites SharePoint basés sur des modèles fournis par Microsoft ainsi que sur des modèles personnalisés.
En savoir plus :
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La création de modèles dans SharePoint n’est pas réellement une nouveauté : Microsoft fournit depuis un moment des modèles et des idées vraiment intéressants dans son SharePoint look book. Les modèles de site SharePoint permettent d’intégrer cette expérience directement dans SharePoint, en y ajoutant la possibilité de créer des modèles de site personnalisés adaptés à vos besoins.
Bien que le nombre de nouveaux modèles mis à disposition soit un peu décevant, le véritable point fort de cette mise à jour est l’expérience utilisateur.
Les conceptions de site ont été remplacées par des modèles de site dotés d’une meilleure interface utilisateur, et quiconque doit créer des sites au moyen d’un processus reproductible gagne clairement à les utiliser.
Pourquoi utiliser des modèles de site ?
L’intérêt des modèles de site n’a pas beaucoup changé par rapport aux raisons initiales de faire appel à des conceptions de site. Ils donnent aux utilisateurs les moyens d’en faire davantage, offrent plus de contrôle et de cohérence, permettent de gagner du temps, et préparent vos solutions SharePoint pour l’avenir.
Une stratégie SharePoint conséquente requiert de la cohérence entre les sites, et la plupart du temps, les sites devraient se conformer à un ensemble de règles communes. En tant qu’administrateurs SharePoint, il nous incombe de fournir à notre équipe les outils dont elle a besoin pour faire son travail de façon efficiente et efficace.
Lorsque des membres de l’équipe doivent créer de nouveaux sites de communication ou des sites d’équipe modernes dans SharePoint, configurer correctement ces sites pour une tâche de routine ou s’assurer que les nouveaux sites sont conformes aux exigences de l’organisation peut nécessiter plus que quelques étapes simples. Les modèles de site facilitent considérablement ce processus et vous permettent de créer des sites cohérents et reproductibles dans l’ensemble de votre organisation.
Comment créer des modèles de site ?
Les modèles de site nécessitent PowerShell et des scripts ; en fait, le processus pour créer un modèle est le même que pour créer une conception de site.
Tandis que les scripts et le processus sont un peu techniques, les créateurs de contenu et les propriétaires de sites qui gèrent leurs sites SharePoint au quotidien peuvent jouer un rôle crucial dans la conception et l’élaboration des exigences initiales des modèles.
La méthode recommandée est de demander aux créateurs de contenu et aux propriétaires de sites de participer à la création et à la configuration d’un site modèle pouvant servir de référence pour le modèle de site. Une fois que vous avez constitué votre site de base, un développeur peut vous aider à créer le script de site requis à l’aide de JSON et éventuellement d’un service Azure. Enfin, le modèle de site peut être ajouté à votre instance de SharePoint via PowerShell.
Foire aux questions
Qui peut créer des modèles de site ?
Toute personne ayant été désignée administrateur SharePoint et sachant bien utiliser le PowerShell SharePoint peut créer un modèle de site puis exécuter les commandes PowerShell appropriée pour télécharger le script vers son instance de Microsoft 365.
Qui peut utiliser des modèles de site ?
Toute personne ayant accès à la création de sites dans SharePoint peut utiliser des modèles de site. Les propriétaires de site choisissent le modèle qui répond le mieux à leurs besoins lorsqu’ils créent un nouveau site. Les modèles de site peuvent être utilisés aussi bien pour les sites de communication que pour les sites d’équipe.
Avant d’appliquer le modèle, vous pouvez prévisualiser les modifications qui seront effectuées.
Quoi de neuf dans les modèles de site par rapport aux conceptions de site
Appliquer un modèle à un site est à présent un processus bien plus intuitif et offre une interface utilisateur et une expérience utilisateur nettement améliorées. Outre les modèles spécialement créés pour votre organisation, vous pouvez facilement utiliser une nouvelle série de modèles fournis par Microsoft pour démarrer immédiatement.
Quid des anciennes conceptions de site ?
D’après Microsoft, les conceptions de site existantes sont intégrées de manière transparente et renommées en « modèles de site ». Pour y accéder, vous devrez passer par le point d’entrée « Appliquer un modèle de site » dans le panneau des paramètres du site.
Créer de la valeur avec les modèles de site
La simplicité avant tout
Focalisez-vous sur les éléments communs. Les modèles doivent constituer un point de départ et ne pas créer davantage de confusion en étant trop détaillés. Faites au plus simple.
Limitez les décisions à prendre par les utilisateurs
Évitez de créer un nombre excessif de modèles de site personnalisés. Proposer trop d’options aux utilisateurs risque de les paralyser. Privilégiez l’efficacité à l’exhaustivité lorsque vous définissez le choix d’options de modèle à proposer à votre équipe.
Définissez des objectifs et proposez une formation
Donnez à votre équipe des indications sur la manière d’utiliser vos modèles de site. Définir des attentes claires vous permettra de vous assurer que votre équipe met en œuvre votre vision d’ensemble, et lui offrir une formation permettra à celle-ci de se sentir en confiance dans l’utilisation des modèles et en favorisera donc l’adoption. Il existe une multitude de ressources utiles (notamment ce tutoriel vidéo) que vous pouvez utiliser pour mettre le pied à l’étrier de votre équipe.
Construisez en fonction d’un objectif
Les modèles de site personnalisés sont idéaux pour les cas où une solution reproductible est nécessaire. En d’autres termes, ne perdez pas de temps à créer un modèle de site si vous ne comptez l’utiliser qu’une seule fois. Concentrez-vous plutôt sur des scénarios qui pourront être réutilisés et permettront à votre équipe de gagner un temps précieux sur le long terme.
Augmentez la productivité grâce à l’automatisation
Servez-vous de modèles de site pour activer automatiquement des fonctions additionnelles. Préconfigurez par exemple des fonctionnalités d’applis et d’outils et ajoutez-les ensuite à chaque nouveau site. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire la confusion, le « shadow IT » et la duplication des outils.
Modèle de site personnalisé : un exemple concret
Comme beaucoup d’entreprises, PixelMill organise chaque trimestre un « Town hall », c’est-à-dire une réunion de l’ensemble de ses collaborateurs. Nous organisons donc tous les trois mois un événement reprenant de nombreux éléments et processus de l’événement antérieur, et qui constitue donc un exemple d’application parfait pour un modèle de site.
Le modèle de site du Town hall permet aux organisateurs des événements Town hall de publier facilement des informations afin de permettre à tous les membres de l’équipe de se préparer pour l’événement à venir. Il constitue aussi une ressource centralisée où les membres de l’équipe peuvent consigner des informations importantes échangées lors du Town hall.
Processus d’élaboration
Le modèle déploie une page d’accueil comprenant les composants WebPart suivants :
- Hero configuré avec cinq titres ;
- minuteur du compte à rebours ;
- WebPart d’appel à l’action ;
- actualités, configurées de manière être extraites du site ;
- section d’image et section de texte.
En outre, lorsque le modèle de site est appliqué, les fonctions suivantes sont ajoutées :
- une application de liste personnalisée pouvant être déployée chaque trimestre pour faciliter la gestion des tâches liées au Town hall ;
- une liste personnalisée rattachée à un formulaire Microsoft pour assurer le suivi des inscriptions.
Les modèles de site sont la voie de l’avenir
Microsoft a clairement indiqué que les modèles de site constituent la méthode de création de sites SharePoint privilégiée dès lors qu’une approche basée sur modèle est nécessaire pour les scénarios professionnels visés. En d’autres termes, les modèles de site sont la voie de l’avenir.
Nous vous recommandons d’adopter, dans la mesure du possible, les bonnes pratiques de Microsoft afin d’assurer la pérennité de votre solution et de permettre aux utilisateurs de tirer parti des nouvelles fonctionnalités et mises à niveau fournies par Microsoft au fil du temps.
Êtes-vous prêt à essayer les modèles de site pour votre organisation ? Voici quelques ressources complémentaires pour démarrer dès aujourd’hui :
- Utilisez les nouveaux modèles de site SharePoint dès aujourd’hui !
- Appliquer et personnaliser des modèles SharePoint
- Le guide ultime des conceptions de site et les scripts de site SharePoint
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Eric Overfield is a Microsoft Regional Director, A Microsoft MVP, and President and Cofounder of PixelMill, a digital workspace leader in enterprise UI/UX design and development specializing in building customized communication & collaboration portals and sites utilizing Office 365, Microsoft Teams, SharePoint, and Azure.
