Gestion des projets: Microsoft Teams et le Planificateur
Dans ce monde au rythme effréné, les entreprises doivent s’adapter pour rester compétitives. Ce ne sont pas les meilleures qui l’emportent, mais celles qui peuvent s’adapter rapidement aux nouvelles exigences.
Dans l’informatique, et plus particulièrement dans le développement logiciel, les approches traditionnelles de gestion de projet étaient trop rigides et obsolètes. Même si l’exigence d’un client semblait simple, il était très difficile de prévoir l’effort et le temps de développement nécessaires.
Qu’est-ce que la gestion de projet agile ?
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La gestion de projet agile est axée sur le produit fini et la satisfaction du client. Les progrès sont constamment contrôlés grâce à un processus itératif et les flux de travail sont adaptés si nécessaire. L’équipe de projet se gère elle-même à intervalles courts et réguliers. Chacun assume un haut niveau de responsabilité individuelle, ce qui permet de réduire la surveillance.
Cette approche de la gestion de projet agile est décrite dans quatre principes clés du Manifeste Agile publié en 2001 :
- Les personnes et les interactions sont plus importantes que les processus et les outils.
- Des logiciels opérationnels sont plus importants qu’une documentation abondante.
- La collaboration avec le client est plus importante que la négociation du contrat.
- Il est plus important de réagir au changement que de s’en tenir à un plan.
Quels sont les modèles de procédure pour la gestion de projet agile ?
Différents modèles sont utilisés dans les processus de développement agiles. Les plus connus sont :
- Kanban
- SCRUM
- Extreme Programming (XP)
- Développement basé sur les fonctionnalités
Dans cet article, nous examinons de plus près la méthode Kanban. Pour permettre une mise en œuvre efficace dans le Planificateur Microsoft, je vous recommande de vous remémorer rapidement son fonctionnement, par exemple en consultant le site kanbanblog.
Apprenez à tirer parti de la gestion de projet agile avec Microsoft Teams et le Planificateur. Cliquez pour tweeterGestion de projet Kanban avec Office 365
Office 365 nous offre un ensemble de solutions variées permettant de gérer efficacement les projets. Pour mener à bien un projet basé sur le modèle Kanban, cinq critères différents doivent être pris en compte :
- Lancement du projet
Des règles et des processus clairs établissent précisément les conditions-cadres. De plus, tous les membres du projet ont le même objectif commun : satisfaire les exigences des clients.
- Visualisation
Le terme japonais Kanban peut se traduire par « visuel » (kan) et « carte » (ban). Toutes les informations nécessaires aux tâches doivent être inscrites sur des cartes et visualisées clairement. Les titres et les descriptions des tâches, les processeurs, les dates d’expiration, les statuts des tâches, les dépendances par rapport à d’autres tâches et les critères de réalisation sont des exemples de ces informations.
- Travaux en cours
Le modèle Kanban est caractérisé par le faible nombre de goulots d’étranglement et la limitation de chaque phase de développement ou de planification à un laps de temps et un nombre de tâches donnés. Afin d’être productif, un employé ne doit pas s’occuper de plus de deux tâches à la fois. En termes d’estimation précise de l’étendue des tâches, une phase de processus ne doit pas durer plus d’une à quatre semaines. Cela permet de répondre de manière agile et dynamique à l’évolution des exigences du projet. L’application de ce modèle permet de minimiser les perturbations et d’accroître la qualité et le respect des délais de livraison.
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- Niveaux de service
Afin de pouvoir réagir avec encore plus de flexibilité aux modifications des exigences, il est recommandé de procéder à une catégorisation et à une hiérarchisation visuelles. Une autre tâche peut être ajoutée à la phase des travaux en cours au dernier moment, même si le nombre maximum de tâches (sans priorité) a déjà été attribué. Inversement, si des tâches supplémentaires sont entreprises par les employés de leur propre initiative, les autres travaux doivent être achevés avant la fin de la phase.
- Gestion
Selon les principes essentiels de la gestion de projet agile, les membres du projet doivent toujours communiquer, évaluer et adapter leur travail dans le cadre d’un processus itératif. Indépendamment du nombre de commentaires sur chaque tâche, Microsoft Teams est la plateforme optimale pour harmoniser le projet.
Par conséquent, ces cinq critères peuvent désormais être mis en place dans Office 365 avec le Planificateur et Microsoft Teams. Examinons-les un à un.
Lancement du projet avec le tableau de bord du Planificateur
Le tableau de bord ou le hub du Planificateur fournit un aperçu de tous les plans ou de tous les projets auxquels l’utilisateur a accès en raison de ses privilèges de membre. L’utilisateur peut :
- Voir le nombre de tâches et le statut correspondant en un coup d’œil.
- Accéder directement aux plans appropriés.
- Avoir un aperçu des tâches qui lui ont été confiées.
Visualisation par le biais d’une carte de tâches du Planificateur
Les cartes dans le Planificateur Microsoft fournissent exactement ce dont vous avez besoin pour un modèle de processus Kanban. Les informations saisies sont automatiquement enregistrées, c’est pourquoi il n’y a pas de bouton d’enregistrement dans l’interface utilisateur.
Une liste de contrôle vous permet de « promouvoir » des critères individuels en un clic. Cela augmente la flexibilité lorsqu’une tâche se compose de plusieurs sous-tâches. Si l’une d’entre elles est nettement plus étendue, elle peut facilement être affectée à une tâche distincte.
Une option tout aussi intéressante consiste à afficher les critères et/ou les pièces jointes sur le tableau de bord afin que vous puissiez voir toutes les informations pertinentes rapidement.
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Application du principe du travail en cours à l’aide des compartiments du Planificateur
Afin de garantir la qualité et la ponctualité des livraisons, il est primordial d’adhérer aux critères du principe du travail en cours (voir ci-dessus). Cependant, la structuration en phases dépend du type de projet et peut donc varier. Un exemple :
Projet de logiciel : six phases :
Nouveau projet => Analyse => Développement => Test => Implémentation => Terminé
Campagne de marketing : quatre phases :
Nouvelle campagne => En discussion => Implémentation => Terminée
Les phases du projet peuvent être facilement créées à l’aide des compartiments du Planificateur et permettent une visualisation claire des tâches par phase sur le tableau du Planificateur. Pour les projets plus importants comportant de nombreuses tâches et de nombreux membres, des filtres et des affichages supplémentaires du tableau peuvent être utilisés pour garantir une présentation claire des informations.
Catégorisation des classes de service à l’aide des onglets Tâche.
La fonction Étiquettes dans le Planificateur nous permet de classer les tâches. Il est possible de fixer des priorités et de visualiser les dépendances ou les autres connexions (p. ex. l’appartenance à des ensembles spécifiques).
Vous pouvez utiliser plusieurs étiquettes par tâche. Toutefois, je recommande de choisir un seul critère. Si vous utilisez les étiquettes pour établir les priorités (voir la capture d’écran), les étiquettes 5 et 6 ne doivent pas classer l’assemblage A ou B, cela pourrait perturber les membres du projet. Si plusieurs critères sont nécessaires, cette classification doit être au moins clairement définie lors de l’initiation du projet.
Communication du groupe de projet dans Microsoft Teams
En tant que dernière partie « granulaire » du modèle Kanban, les réunions doivent être régulièrement communiquées par le biais de chat dans Microsoft Teams. Toutes les notes et les fichiers partagés de la réunion sont conservés dans un journal de chat. En copiant le lien de la tâche, un chat séparé peut également être lancé en plus des commentaires sur les tâches sur la carte du Planificateur. Je recommande également d’intégrer directement votre plan sous forme d’onglet dans votre équipe.
Conclusion
Il existe différentes solutions logicielles qui permettent de contrôler et de surveiller les projets. Ces programmes peuvent également prendre en charge des modèles agiles. Le représentant le plus connu de l’environnement Microsoft est certainement Microsoft Project ou Project Online. Ces solutions sont idéales pour les projets complexes de grande envergure, et valent largement leur prix. Toutefois, lorsqu’il s’agit de projets moins complexes et de petites équipes, l’utilisation du Planificateur Microsoft en combinaison avec Microsoft Teams de la plate-forme Office 365 est optimale.
Le Planificateur Microsoft semble être la solution idéale pour une gestion de projet agile. Toutes les fonctionnalités nécessaires à un membre du projet (en particulier sur un projet relativement petit) s’y trouvent. Le seul problème potentiel est la limitation à six étiquettes pour une classification visuelle supplémentaire. Espérons que ce problème soit soulevé par un nombre suffisants d’utilisateurs pour qu’il soit corrigé dans un avenir proche.
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