Comment s’organiser et collaborer en toute sécurité dans Microsoft Teams (étude de cas)

Étude de cas – Sycor

Le défi

Comme les dirigeants de l’entreprise encouragent la communication et l’amélioration de la collaboration, Microsoft 365 est devenu essentiel chez Sycor avec Microsoft Teams qui joue un rôle crucial. Des applications telles que le Planificateur Microsoft qui peuvent être intégrées à Teams permettent également un travail d’équipe très structuré.

L’utilisation accrue de la plateforme a entraîné la création de davantage de données. Mais les fonctionnalités natives de Microsoft 365, telles que la corbeille, le contrôle de version, les stratégies de rétention et la conservation pour litige, ne peuvent pas répondre à toutes les exigences de l’organisation en matière de protection des données ou de RGPD.

En outre, l’utilisation structurée de Teams joue un rôle décisif pour Sycor en aidant à visualiser une bonne gestion des équipes ainsi que l’automatisation des processus métier. Ces besoins ont conduit l’entreprise à rechercher des solutions tierces complètes pour protéger et gérer 13 To de données dans Microsoft 365.

La solution AvePoint

Pour trouver le fournisseur de sauvegarde idéal, une équipe de Sycor a créé un catalogue de priorités pour leur solution de sauvegarde idéale et les a comparées avec une série de fournisseurs tiers.

Sycor a choisi AvePoint Cloud Backup en raison de l’éventail des fonctions de la solution et de sa capacité à sauvegarder toutes les principales applications et données Microsoft 365. Le Planificateur Microsoft est utilisé comme outil de gestion des tâches au sein de l’entreprise et les employés doivent pouvoir accéder à leurs tâches et à leurs données à tout moment. La sauvegarde de cette application était cruciale.

D’autres fonctionnalités, telles que l’AVA (Assistant virtuel d’AvePoint), la capacité en libre-service de restaurer le contenu perdu, un frontal convivial pour les utilisateurs et les administrateurs et la conformité au RGPD ont également influencé la décision.

« Sycor n’envisageait qu’un fournisseur bien qualifié et leader sur le marché », explique Sebastian Meister, ingénieur système pour l’entreprise. « Il était important pour nous d’examiner la feuille de route pour voir ce qui a été développé dans le passé, à quelle vitesse et avec quelle efficacité. À partir de là, nous pouvons conclure que le fournisseur évolue et c’est ce que nous apprécions. »

Sycor avait également besoin de mettre en place une utilisation uniforme et organisée de Microsoft Teams, une solution de gouvernance était donc nécessaire. Elle n’avait pas prévu de s’approvisionner auprès du même fournisseur, mais l’expérience positive avec Cloud Backup a poussé l’organisation à reconsidérer la solution Cloud Governance d’AvePoint.

« Lors de la présentation du produit, nous avons vu que la solution d’AvePoint était très mature », explique Rolf Gottschalk, chef de projet chez Sycor. « AvePoint Cloud Governance couvrait toutes les exigences essentielles rassemblées dans le catalogue, et elles ont été entièrement satisfaites. »

Désormais, avec Cloud Governance, Sycor peut appliquer des règles de gouvernance prédéfinies (comme le nommage) non seulement lors du déploiement de Teams, mais aussi tout au long du cycle de vie.

Les responsabilités claires définies lors de la création d’une équipe facilitent la gestion des membres. Cela joue un rôle central non seulement dans la coopération interne, mais aussi dans la gestion des invités.

Grâce à Cloud Governance, un invité peut être ajouté à l’environnement. Toutefois, après une certaine période, le propriétaire de l’invitation est invité à vérifier que l’autorisation est à jour. Il peut alors demander une extension du compte invité ou lancer le processus d’exclusion. Cet examen automatisé et périodique des membres Teams permet à Sycor de contrôler son environnement et de s’assurer que les lacunes de sécurité sont comblées.

Cloud Governance facilite également le mise en service des espaces de travail. Grâce à l’interface en libre-service MyHub, les employés peuvent créer des équipes par eux-mêmes. Un questionnaire prédéfini guide les utilisateurs tout au long du processus de création afin qu’une équipe réponde à leurs besoins. Les activités manuelles, telles que l’envoi d’une demande par courrier électronique au service d’assistance et un rapprochement ultérieur en cas d’informations manquantes, ne sont plus nécessaires.

« Le fait est que la configuration actuelle nous fait gagner beaucoup de temps et que l’effort est réduit de moitié », déclare Gottschalk. « Cela permet également à l’administrateur de gagner un temps considérable. »

Ce qu’il faut retenir

Les dirigeants de Sycor décrivent le soutien d’AvePoint comme exceptionnel, sincère et ancré dans le partenariat. L’équipe dévouée s’est montrée impressionnante par ses conseils compétents et ses actions rapides.

En mettant en œuvre les solutions AvePoint, Sycor a atteint son objectif de fournir un environnement sécurisé et organisé. Les impacts de la perte et de la corruption de données sont considérablement réduits, et la confiance des clients est accrue.

Grâce à la solution SaaS et à l’automatisation des processus, l’entreprise minimise les efforts infrastructurels et administratifs et économise des ressources humaines qui peuvent être utilisées ailleurs.

Sycor

Fondée en 1998, Sycor est une société de taille moyenne spécialisée dans le conseil en informatique et l’intégration de systèmes. En tant que fournisseur de services complets, Sycor couvre tout l’éventail des technologies de l’information et de la communication et emploie plus de 600 personnes en Allemagne, en Asie et en Amérique du Nord. L’organisation en pleine croissance offre des innovations techniques et des années d’expérience pour soutenir au mieux le succès et le développement des clients.

Cliquez ici (en anglais) pour lire l’étude de cas dans son intégralité !

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