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Exécuter un projet de migration vers Office 365 de grande envergure n’est pas une mince affaire. Avant de commencer, vous devez impérativement comprendre les tenants et aboutissants de la migration, savoir à quels défis vous risquez d’être confronté(e) et connaître les meilleures stratégies pour y faire face. Dans cet article, nous aborderons les trois thèmes suivants :
- Combien il est important de procéder à une évaluation préalable des données,
- Pourquoi une stratégie de gouvernance efficace est primordiale et
- Comment vous pouvez accroître l’adoption d’Office 365 dans votre entreprise.
1) Préparer votre entreprise à migrer vers Office 365
Évaluer et adapter
Il n’est pas possible de planifier correctement une migration sans savoir ce que l’on doit migrer et vers quelle destination. De quoi les utilisateurs et l’entreprise se servent-ils vraiment tous les jours ? Que faut-il réellement garder ?
Croyez-le ou non, il ne s’agit dans la plupart des cas que d’une infime fraction des données de l’environnement depuis lequel s’effectue la migration. Le reste est appelé « dark data », ou « données obscures », et représente généralement jusqu’à 80 % des données stockées.
Établir de quelles données il s’agit précisément et où elles se trouvent peut être difficile sans une planification et des outils appropriés. Mais déterminer quels types de fichiers il n’est peut-être pas pertinent de faire migrer (fichiers vidéo, informations personnelles, etc.) est important.
C’est pourquoi nous vous déconseillons fortement d’effectuer une migration de type « lift and shift » (littéralement, soulever et déplacer) si vous pouvez l’éviter. Au lieu de vous contenter de récupérer toutes vos données et de les déplacer en l’état, envisagez d’effectuer au minimum une analyse au niveau du contenu pour savoir de quels types de contenu vous disposez et où il se trouve. AvePoint propose par exemple une analyse au niveau des fichiers permettant :
- d’obtenir des rapports détaillés sur la structure d’ensemble d’une ferme de données ou d’un serveur de fichiers ;
- de détecter l’âge de vos fichiers ;
- d’analyser le contenu de vos fichiers pour savoir si vous avez du contenu sensible nécessitant une migration plus réfléchie ;
- de repérer les éventuelles informations à supprimer afin que vous n’ayez pas à vous soucier de leur sécurité ou de leur découverte si elles migrent vers le cloud.
Effectuer une évaluation des données avant la migration pourrait faire de vous la star du projet de migration : si vous vous y prenez bien, l’évaluation pourra avoir un impact énorme sur l’efficacité et la sécurité de votre entreprise.
Pour les utilisateurs, trouver les informations deviendra beaucoup plus facile.
Pour les administrateurs informatiques, il y aura moins à gérer, et savoir ce qu’il faut archiver et ce qu’il faut supprimer sera plus facile.
Pour les responsables de la sécurité et de la conformité, les gains de temps seront colossaux.
2) La gouvernance d’Office 365
Son Importance
Compte tenu des multiples fonctionnalités qui composent Office 365, vous devez mettre en place une stratégie de gouvernance pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble. Vous devez impérativement connaître les différentes applications disponibles et savoir comment elles s’intègrent et collaborent entre elles.
Prenons l’exemple de Microsoft Teams. Les fichiers d’une Team sont hébergés sur le site SharePoint associé à la Team. De ce fait, il est possible de migrer les anciens sites SharePoint, Lotus Notes, etc. dans l’environnement Microsoft Teams. Ceci étant, une planification est nécessaire et il faut avoir mis en place une structure afin que le moment venu, vous ne soyez pas confronté(e) à une prolifération des données ou à des utilisateurs embrouillés ne sachant pas où trouver les fichiers dont ils ont besoin.
Mettre en place une stratégie de gouvernance pour Office 365 vous permettra également d’éviter…
…l’abandon de contenu lorsque des employés quittent l’entreprise ou changent de service ;
…la duplication de contenu lorsque les fichiers ne sont pas tous stockés à un emplacement central;
…le contenu parasite qui empêche vos utilisateurs finaux de travailler le plus efficacement possible.
3) Encourager les utilisateurs à adopter Office 365
Comment pouvez-vous garantir que vos utilisateurs finaux adopteront bien Office 365 ? Si vous leur présentez l’application sans planification et sans formation adaptée, il est presque certain que vous échouerez. Du point de vue technique, pour accroître les chances d’adoption du système, vous pouvez :
- créer et exécuter une série de migrations pilotes pour chacune des sources à partir desquelles vous migrez ;
- confirmer et ajuster votre architecture de migration sur la base de votre analyse ;
- valider les outils, scripts ou les dépendances dont vous vous servirez ;
- simuler le processus d’acceptation des utilisateurs à l’aide de clichés avant et après d’un échantillon.
Sous un angle plus humain, prévoir des formations mettant en évidence la façon dont les informations sont gérées dans Office 365 est extrêmement important. Ceci dit, les formations seules ne suffiront pas. Vous pouvez montrer aux utilisateurs finaux comment utiliser OneDrive Entreprise, par exemple, mais si vous ne leur montrez pas de quelle manière l’application peut les aider à faire leur travail, vous ne leur montrez qu’une fonction qu’ils se donneront la peine d’utiliser.
Envisagez des sessions de « formation des formateurs ». Faites en sorte que vos administrateurs informatiques apprennent où les processus d’entreprise se déroulent désormais, initiez-les pas à pas et formez-les à identifier ce qu’ils peuvent enseigner à leurs utilisateurs finaux.
Veillez également à collaborer avec vos unités opérationnelles pour définir des objectifs de formation et d’adoption mesurables. Ne considérez pas la formation comme un projet ponctuel. La migration est un projet ponctuel, mais la formation et la mise en œuvre doivent être des projets de fond qui évoluent et s’adaptent au même rythme que votre entreprise.
En conclusion
Au premier abord, la migration vers Office 365 peut apparaître comme une tâche titanesque. Mais avec une planification adaptée, même les migrations de données les plus étendues peuvent se dérouler sans accrocs. Il vous suffit de bien analyser les données avant la migration, de savoir comment gouverner vos données après la migration et de prévoir un plan d’adoption en béton pour inciter vos utilisateurs à utiliser le nouveau logiciel. Remplissez ces trois critères, et votre transition vers Office 365 sera autrement plus facile !
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Hunter Willis has been in web development, SEO and Social Media marketing for over a decade, and entered the SharePoint space in 2016. Throughout his career he has developed internal collaboration sites, provided technical and strategic advice, and managed solutions for small to large organizations. In addition, Hunter has served as a strategy consultant for many companies and non-profits in the Richmond area.
