Microsoft Viva : des réponses rapides aux questions les plus fréquentes

Au fil des ans, nous avons vu comment les plateformes Microsoft ont modifié la manière de collaborer au sein des entreprises. Lorsque, lors de la conférence Ignite 2021, Microsoft a présenté Microsoft Viva comme un véhicule de l’expérience et de l’engagement des collaborateurs, nous avons su que cette nouvelle plateforme puissante allait façonner le travail de demain.

Lors de notre dernier webinaire avec le MVP et directeur régional Microsoft Dux Raymond Sy, l’évangéliste produit Microsoft Yammer Steve Nguyen, le directeur du marketing produit Microsoft Chris McNulty, et le responsable principal du marketing produit Microsoft Mike Holste, nous avons examiné en détail la plateforme Microsoft Viva et les mesures que les entreprises peuvent prendre pour intégrer cette plateforme et améliorer leur mode de travail et de collaboration actuel, notamment dans les nouveaux environnements de travail.

Dans ces questions-réponses, nous répondrons à certaines questions soulevées lors du webinaire et nous vous indiquerons des ressources additionnelles pour en savoir plus. Passons aux questions !

Questions-réponses

Aurons-nous besoin d’une licence premium ou devrons-nous payer un supplément en plus de notre abonnement E5 pour pouvoir utiliser Microsoft Viva ?

Non. Du moment que vous possédez une licence Microsoft 365 Entreprise, vous possédez automatiquement une licence Viva Connections. Ou, pour simplifier, si vous possédez une licence pour SharePoint, vous possédez également une licence pour Viva Connections.

Mais soyons clairs : Viva est un ensemble d’applications premium interconnectées qui peuvent être ajoutées à votre licence E1, E3 ou E5. Bien que vous possédiez une licence pour Viva Connections, la plupart des applications premium de Viva (Insights, Learning et Topics) sont des modules complémentaires distincts que vous pouvez ajouter selon les besoins de votre entreprise. En d’autres termes, malgré votre licence, vous devrez payer des frais supplémentaires pour acheter ces applications premium.

L’application Topics est-elle disponible dans Teams pour tous les clients ?

Viva Topics a été lancée le 4 février 2021. Elle est désormais disponible en version d’évaluation et à l’achat. Si vous possédez la licence adéquate (comme mentionné ci-dessus) et que vous êtes dans le cloud commercial, vous pouvez utiliser Topics.

L’application Topics dans Teams sera disponible au cours du deuxième semestre 2021. Pour en savoir plus, rendez-vous sur microsoft.com/viva.

Quelle est la date de lancement prévue de Viva Topics dans le cloud de la communauté du secteur public ?

Microsoft prévoit de lancer Viva Topics dans le cloud de la communauté du secteur public au cours du deuxième semestre 2021, après l’obtention de la certification FEDRamp.

Est-il possible de déployer Microsoft Viva uniquement auprès d’une sélection d’utilisateurs sans déployer le programme dans son intégralité ?

Oui. Microsoft Teams est dotée de fonctionnalités qui permettent de contrôler les applications que vos utilisateurs voient en fonction de leur place dans l’organigramme. Dans la mesure où Viva Connections est une application qui peut être intégrée à Teams, les utilisateurs peuvent y accéder en fonction des stratégies d’application que vous avez définies.

A-t-on besoin de Syntex pour utiliser Topics ?

Non. Tout comme vous n’avez pas besoin de Topics pour utiliser Syntex. Mais sachant que ces deux applications ont été construites ensemble, elles devraient être intégrées encore plus étroitement à l’avenir, pour une valeur accrue en cas d’utilisation couplée.

Je gère un intranet SharePoint Online personnalisé. L’intranet SPO de mon entreprise peut-il être intégré à Viva Connections ?

Oui ! Vous aurez juste besoin de faire un peu de ménage dans vos sites d’accueil pour bénéficier d’une expérience optimale. Lorsque tout sera en ordre, vous pourrez également utiliser les modules du tableau de bord pour lier facilement les autres sites clés.

Quand la partie web du tableau de bord SharePoint Online sera-t-elle disponible ?

Le tableau de bord peut être connecté à Microsoft Teams, vous pouvez donc le déployer dès maintenant. L’application mobile sera disponible cet été avec une nouvelle version de l’application bureau. Ouvrez l’œil !

Topics peut-elle analyser les messages avec une indexation des personnes SUSCEPTIBLES d’être des experts ou une ressource sans dévoiler le contenu ?

Viva Topics joue le rôle d’un gestionnaire des connaissances capable de contrôler où va l’indexation et ce qu’elle sélectionne. Ce gestionnaire peut appliquer des restrictions sur l’emplacement que l’IA doit analyser et l’endroit où elle doit aller chercher des informations.

Lors de la recherche thématique, Microsoft examine les descripteurs de sécurité et reconnaît la confidentialité des e-mails et de leurs destinataires, ce qui l’empêche de dévoiler le contenu des e-mails concernés. Concrètement, l’application utilise l’analyse de texte qui examine l’ensemble des communications et documents liés dans ces e-mails pour identifier la pertinence du contenu pour certains thèmes.

Viva Topics utilise également les signaux envoyés par Graph et Syntex pour pénétrer les documents et chercher des acronymes suggérés, des noms de remplacement et des définitions qui peuvent être extraits pour la page thématique. Au cours des deux prochains mois, Viva devrait se doter de nouvelles fonctionnalités qui examineront également les étiquettes de sécurité.

Pouvons-nous accéder aux environnements de test/préliminaires ? Peut-on acheter ces licences ?

Comme nous l’avons dit plus haut, Viva Connections est disponible en version d’essai et à l’achat. Rendez-vous sur le site Microsoft Viva pour en savoir plus sur Viva.

Le champ d’application de Viva est-il limité à Microsoft 365 (SP Online, OneDrive, Teams, etc.) ou la plateforme peut-elle être étendue à d’autres systèmes pour la connaissance et la découverte de contenu comme ServiceNow ou Brightcove par exemple ?

Viva Topics est basée sur Microsoft Graph, qui possède un système de connecteurs de contenu conçus pour indexer des informations externes pour qu’elles puissent faire l’objet d’une recherche. Ces connecteurs sont compatibles avec ServiceNow, les file shares locaux, les wikis, SQL Server, Oracle Box, et d’autres. Microsoft travaille actuellement au lancement d’une amélioration permettant l’indexation du contenu distant pour les cartes et les pages thématiques. Cette amélioration devrait être disponible d’ici la fin de l’année. Le tableau de bord permettra également un certain niveau de compatibilité avec des connecteurs tiers.

Topics met-elle automatiquement le mot en surbrillance ou faut-il faire une manipulation ? 

Vous pouvez générer les thèmes de deux manières :

1. Création manuelle des thèmes
2. L’IA détecte et génère automatiquement des thèmes

Dès qu’un thème est créé, l’IA commence automatiquement à découvrir du contenu supplémentaire pour ce thème en indexant et en sélectionnant les informations pertinentes dans les conversations, sites et pages de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent également choisir de modifier des cartes et des pages thématiques et de restructurer les ressources et la description des thèmes en ajoutant de nouvelles ressources et connexions à condition de disposer des autorisations nécessaires pour le faire.

Quand Topics sera-t-elle disponible pour une utilisation générale dans Microsoft Teams ?

Depuis le 4 février, Viva Topics est disponible en version d’essai et à l’achat. L’application Topics dans Teams sera disponible au cours du deuxième semestre 2021.

Microsoft prévoit-il d’ajouter une application Viva Connections au catalogue d’applications qui reçoit des mises à jour de routine sans que les administrateurs de Microsoft Teams n’aient à la créer et la télécharger manuellement ?

Oui. Dès cet été, il y aura un déploiement plus convivial dans l’application Teams avec la partie mobile et la partie web du tableau de bord. Microsoft prévoit également d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires.

Les autorisations de modification sont-elles définies au niveau de chaque thème ? Le cas échéant, sont-elles automatiquement attribuées en fonction des personnes identifiées comme experts techniques par Graph ?

Les autorisations de modification conférées aux utilisateurs peuvent être limitées à certains thèmes. Les gestionnaires de connaissances peuvent accorder ces autorisations tandis que leurs bénéficiaires peuvent choisir de rester dans la liste ou de se retirer des thèmes auxquels ils sont connectés dans la page d’accueil du centre thématique. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Comment Microsoft Viva aide-t-elle les administrateurs à mesurer les indicateurs clés de performance (comme la découverte de connaissances, leur dissémination, la consommation des communications de l’entreprise, etc.) ?

Viva n’en est qu’à ses débuts, il va donc falloir attendre un peu. Mais cette fonctionnalité est essentiellement gérée par la fonction d’informations de l’équipe et de l’entreprise de Viva Insights dont nous n’avons pas parlé dans notre webinaire.

Pour faire simple, Insights examinera tous les schémas d’interaction (la manière dont les individus travaillent, les canaux de communication qu’ils utilisent) et les intégrera avec les données de l’entreprise. À long terme, Viva Insights évoluera pour fournir de meilleurs renseignements et connexions afin que vous disposiez de plus d’informations concernant votre entreprise, la manière dont vos collaborateurs utilisent le contenu et d’autres indicateurs de performance.

Tout cela n’en est qu’à la phase de conception et Microsoft réfléchit encore à la manière de commercialiser cela. Affaire à suivre !

Comment peut-on avoir la garantie que les thèmes seront revus et mis à jour régulièrement ? Peut-on créer des flux/automatisations pour déclencher des rappels pour les propriétaires des thèmes ?

Microsoft travaille au développement de l’IA pour rendre cela possible (trouver de nouveaux thèmes ou modifier des thèmes existants). Les experts ont indiqué qu’ils ont déjà des pistes intéressantes, mais nous allons devoir attendre de prochaines annonces.

Ressources complémentaires :

• Expérience et engagement des collaborateurs | Microsoft Viva
• Blog Microsoft Viva | Communauté Microsoft Tech
• Partage externe et accès d’utilisateurs invités dans Microsoft 365 et Teams | eBook AvePoint
• Utilisez et adaptez Microsoft Teams aux besoins de votre entreprise | eBook AvePoint

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