ShiftHappens Jour 2 : comment nos intervenants ont changé les choses en profondeur

Voici la deuxième partie de notre récapitulatif sur la conférence ShiftHappens. Vous trouverez le récapitulatif du premier jour ici.

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Le changement est inévitable. C’est un fait. Mais les défis récents ont donné lieu à une transformation sans précédent de l’espace de travail moderne.

Les intervenants qui ont participé à la dernière conférence #ShiftHappens ne le savent que trop bien. Les experts avec lesquels nous avons parlé lors de cette conférence virtuelle de deux jours, axée sur les stratégies de Microsoft 365, ont non seulement expliqué comment ils ont géré les problèmes liés à la COVID-19, mais ils ont également abordé les projets à long terme antérieurs à la pandémie.

Comme beaucoup d’autres, « nous avons dû répondre aux besoins numériques d’employés qui se sont retrouvés à devoir travailler depuis chez eux du jour au lendemain », a expliqué Carolyn Chan, directrice des programmes de l’équipe des technologies des bureaux virtuels chez Deloitte Australie, lors de son intervention à la conférence mercredi. « Les livrables que nous créons chaque jour sont essentiels au succès de nos clients. »

Bien qu’issus de différents secteurs d’activité et géographiques, nos intervenants ont dû relever des défis semblables dont ils ont tiré des leçons et qui leur ont permis de mettre au point des solutions utiles à n’importe quelle entreprise.

Voici un aperçu des éléments qu’il faut retenir des dernières sessions ShiftHappens :

1. Ils ont élaboré une feuille de route de la transformation numérique avant la pandémie.

Bien que la pandémie ait contraint les entreprises à prendre un tournant radical, la plupart des grands changements ne peuvent se faire du jour au lendemain. Intéressons-nous par exemple à la migration des données vers Microsoft 365.

Après l’acquisition d’autres entreprises, la chaîne de supermarchés britannique Sainsbury’s s’est retrouvée à devoir fusionner et migrer près de 30 000 comptes d’employés sur une plateforme Microsoft 365 unique. Comme l’a expliqué James Henderson, chef de produit pour l’espace de travail numérique, il a fallu procéder à un audit détaillé des données existantes (« la discussion prend plus de temps que la migration à proprement parler ») avant de combiner des entités autrefois distinctes dans un environnement Microsoft Teams unique, un processus progressif qui a pris plusieurs mois.

Le déploiement existant de Microsoft 365 pour le personnel de l’université d’Auckland a joué un rôle inestimable pendant le confinement, a souligné Mike Zentveld, responsable de la plateforme Microsoft 365 de la structure. « Nous avions entamé le processus avant la COVID-19, mais la crise a renforcé son importance et a accéléré le besoin de modernisation et d’adoption de nouveaux modes de travail », a-t-il expliqué. De ce fait, l’université a rapidement été en mesure d’étendre les capacités de partage externe avec les partenaires de santé publique et commerciaux et de permettre aux étudiants d’utiliser Microsoft Teams et Yammer conjointement avec un système de gestion des formations.

2. Ils ont réagi rapidement lors de la crise sanitaire.

Les entreprises n’ont disposé que de quelques jours pour permettre aux employés de se connecter à distance et les équipes ont dû se débrouiller pour distribuer des ordinateurs portables et déployer des solutions de collaboration. « Beaucoup d’entreprises ont dû déployer des feuilles de route initialement prévues sur trois à cinq ans », a observé Dana Simberkoff, directrice du risque, de la confidentialité et de la sécurité de l’information chez AvePoint. « Certains de nos clients utilisaient des processus papier très traditionnels qui nécessitaient que certaines opérations se fassent dans un bureau. »

Ce n’est plus le cas. « La COVID-19 aura été un mal pour un bien », a souligné Melinda Morales, directrice de la collaboration chez le géant britannique de l’aspiration Dyson, qui avait déjà migré vers Microsoft 365, mais avait eu quelques difficultés à obtenir l’adhésion de certains employés. « Nous avons accompli trois ans de maturité et de progrès en un », a complété M. Morales. « Lorsque vous êtes hyper concentré sur un objectif, tout se passe bien. »

Mais la tâche n’en était pas moins colossale et parfois effrayante. Pour Sylvana Gatto, directrice des ventes chez le prestataire de solutions Microsoft Orangutech, qui avait déjà travaillé avec le gouvernement fédéral canadien pour migrer 400 000 employés vers Microsoft 365, une feuille de route existante a été « jetée par la fenêtre ». Elle se rappelle un cadre supérieur qui avait comparé le déploiement en urgence à la « construction d’un avion en plein vol en direction d’une destination qui ne cesse de changer ». Toutefois, cette situation critique a été un moteur d’innovation et d’action rapide.

3. Ils ont déployé des barrières de sécurité de gouvernance dans Microsoft 365 pour protéger les utilisateurs et les données.

Utilisés tels quels, les outils Microsoft 365 n’offrent pas les protections et les paramètres nécessaires pour empêcher la perte et la fuite de données. Le déploiement de solutions tierces pour renforcer les stratégies de gouvernance permet de garantir que seules les personnes concernées peuvent accéder au contenu sensible et le protéger.

Une stratégie complète utilisant la solution Cloud Governance d’AvePoint a aidé Sainsbury’s à, entre autres, désactiver le partage externe et l’accès des utilisateurs invités (avec une option de libre-service pour demander ces fonctions), supprimer les espaces de travail inactifs après six mois et mettre en place des limites de stockage. « Il ne s’agit pas seulement de connaître l’endroit où se trouvent les données, mais de comprendre le contexte autour », a observé J. Henderson.

Dans certains cas, la mise en pratique peut sembler écrasante. « Beaucoup assimilent le mot “gouvernance” à l’idée de contrôle et d’obstacle », a noté Hannah King, responsable du changement informatique et de l’adoption chez Deloitte Australie, qui utilise la solution de gouvernance dans le cloud d’AvePoint, Cloud Management, pour identifier les indicateurs d’utilisation de Microsoft 365 et adapter les paramètres pour donner aux employés une certaine marge de manœuvre pour leur permettre de travailler en toute sécurité sans leur imposer d’obstacles inutiles qui ralentiraient les opérations. « Nos employés ont besoin de flexibilité et de liberté pour collaborer et créer du contenu. »

4. Pour eux, la formation du personnel, les « super utilisateurs » et le feedback sont indispensables.

Les nouveaux outils suscitent toujours un grand enthousiasme, mais ils sont inutiles, voire parfois dangereux pour vos données, si leurs utilisateurs ne sont pas formés pour les utiliser efficacement et en toute sécurité. De nombreux intervenants de ShiftHappens ont parlé de l’importance d’une formation sur mesure à chaque étape du déploiement.

HORIBA Scientific, qui a migré le compte de ses 8 000 collaborateurs vers Microsoft 365, a adopté une stratégie de ruissellement pour rendre le processus évolutif et personnalisable. « Nous avons déployé une première ligne de “super ambassadeurs” formés par AvePoint, qui ont ensuite formé des ambassadeurs régionaux et locaux et assuré la formation des utilisateurs », a expliqué Joshua Abrams, responsable des systèmes de qualité et de la sécurité de l’entreprise. « Ces collaborateurs étaient pleins d’énergie positive, ce qui nous a été d’une grande aide. »

MKS Instruments a adopté une approche similaire pour sa migration vers Microsoft 365. Mais, comme l’a souligné l’architecte principal senior Christopher Cullum, l’équipe informatique ne peut pas à elle seule gérer tout le processus : « Il faut que l’entreprise désigne des employés pour collaborer avec vous, notamment concernant la suite exécutive de niveau C. » En plus de ces partenariats interservices, l’équipe de C. Cullum s’est appuyée sur une campagne de lancement de cinq semaines, les feedbacks des employés et une communication continue (« Au final, il vaut peut-être mieux que vos utilisateurs se plaignent de recevoir trop d’e-mails de votre part ! », a-t-il conclu en plaisantant).

5. Ils ont exploité le pouvoir de l’automatisation.

Qu’ils soient à distance ou au bureau, les employés peuvent gagner du temps grâce à l’automatisation des tâches avec Power Platform, qui réunit Power Automate, PowerApps et Power BI. Ces outils facilitent le travail des équipes informatiques et des superviseurs en leur évitant d’avoir à effectuer des tâches manuelles qui, bien que parfois répétitives, sont essentielles.

Prenons l’exemple des progrès chez Trek Bikes. Grâce à Power Automate, les employés peuvent envoyer des messages dans Microsoft Teams pour déclencher la création d’un ticket de service auprès de l’équipe informatique (et recevoir les rapports de progression relatifs à cette requête). L’outil peut également automatiser les alertes lorsque Trek publie de nouvelles vidéos sur YouTube ou de nouveaux articles et informer les utilisateurs en cas d’interruption d’un service critique. « Vous n’avez pas besoin d’être un codeur ni un expert informatique », a commenté Steve Novoselac, directeur de la technologie numérique chez Trek. PowerApps a permis aux équipes de passionnés du vélo de Trek d’établir un lien avec des services externes afin de pouvoir suivre les sorties à vélo de groupe et utiliser le GPS pour trouver des cafés et des brasseries sur le tracé.

De plus, grâce à Power BI, Trek peut extraire et analyser des données essentielles (comme les discussions instantanées et les réclamations de service) pour créer des rapports visuels identifiant les besoins clés pour l’activité de l’entreprise. « Power BI intègre une quantité incroyable de services, a souligné S. Novoselac. Cette application nous permet vraiment de gérer et contrôler la santé de l’entreprise. »

6. Ils ont posé les bases pour une collaboration à distance à long terme.

Les modifications du lieu de travail résultant de la pandémie ne sont pas près de disparaître, du moins pas totalement. Le travail hybride perdurera et les solutions de collaborations qui permettent aux équipes d’être connectées à distance continueront à être très précieuses, que votre collègue se trouve à l’autre bout du pays ou du couloir.

Le personnel de l’université d’Auckland estime que Microsoft 365 pourra potentiellement faciliter le travail des groupes de travail étudiants, les activités extrascolaires et la préparation du lieu de travail, même lorsque les cours en présentiel auront repris. « En évoluant dans un environnement sécurisé propre à l’université qu’ils peuvent utiliser en toute confiance, ils apprennent à mieux maîtriser l’outil et à être à l’aise avec lui », a constaté Zentveld.

De l’avis de tous, le changement systémique à long terme est une bonne chose, quel qu’ait été le point de départ de l’organisation. « La migration vers la plateforme Microsoft 365 nous a vraiment ouvert de nouvelles portes et nous a réunis, s’est félicité J. Abrams, de HORIBA. Cela a montré aux organisations la manière dont les outils Microsoft 365 peuvent rendre leur travail actuel encore plus efficace, mais également la manière dont leur travail actuel sera potentiellement amené à changer à l’avenir. »

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