En quoi une salle de données virtuelle peut-elle faciliter un processus de fusion-acquisition ?

Découvrez comment des salles de données virtuelles spécialement conçues peuvent sécuriser la collaboration et optimiser l’efficacité, en rationalisant votre fusion, acquisition ou cession numérique et en vous rassurant quant à la sécurité de votre transaction.

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Malgré la pandémie de COVID-19, les fusions, acquisitions et cessions se sont multipliées en 2021, le marché mondial des fusions-acquisitions ayant atteint la valeur totale record de 5,9 mille milliards de dollars. Ces transactions ont différé des transactions précédentes par leurs valorisations astronomiques, leur rythme effréné et la manière inédite dont elles ont été conclues, à savoir numériquement.

Il ressort d’une étude menée en 2021 par Deloitte auprès d’experts en fusions-acquisitions que 87 % des organisations sondées ont mené à bien leurs négociations dans un environnement entièrement virtuel, si bien que plus de la moitié des personnes interrogées (55 %) s’attendent à ce que les transactions numériques deviennent la principale plateforme post-COVID.

Si votre entreprise envisage de participer à une fusion-acquisition virtuelle, vous pourriez faire appel à une plateforme de partage de fichiers d’entreprise familière comme Microsoft SharePoint ou Google Workspace pour conclure ces transactions virtuelles (comme l’a fait AvePoint lors de son entrée en bourse à l’été dernier). Cependant, il existe une meilleure solution : une salle de données virtuelle.

Une salle de données virtuelle est un référentiel de documents en ligne et un espace de collaboration hautement sécurisé pour partager, stocker et collaborer sur vos projets les plus sensibles. Contrairement aux autres plateformes de collaboration, les salles de données virtuelles permettent de collaborer efficacement avec des utilisateurs tant internes qu’externes tout en optimisant la sécurité.

Alors que les spécialistes s’attendent à ce que les activités de fusion-acquisition restent élevées dans les douze prochains mois, et que les transactions continuent à augmenter en taille et en volume, voici comment une salle de données virtuelle peut aider votre organisation à augmenter son capital dans un marché en pleine effervescence.

Regardez le webinaire : Key Data & Technology Considerations That Ensure M&A Success (en anglais)

Assurez-vous que votre transaction est sécurisée

Compte tenu de la nature même des fusions et acquisitions, les entreprises doivent partager un grand nombre d’informations hautement sensibles et confidentielles et des mesures de sécurité inadaptées pourraient entraîner un partage excessif involontaire, une fuite des données, voire pire.

C’est pour cela que la sécurité est la fonctionnalité centrale d’une salle de données virtuelle. Grâce à des autorisations strictes, les administrateurs peuvent attribuer des accès et des capacités au cas par cas en s’assurant qu’aucun utilisateur n’ait accès à vos informations, à moins que vous ne le souhaitiez explicitement. Vous pouvez également suivre qui a consulté, téléchargé ou modifié les documents pour une meilleure traçabilité de vos données.

Certaines salles de données virtuelles peuvent être hébergées depuis votre propre entité cloud, comme Confide d’AvePoint. Confide est la seule salle de données virtuelles intégrée à votre entité Microsoft 365, ce qui vous permet de conserver vos données au plus près de vous et de garantir une sécurité et une initiation optimales. Si personne ne prévoit d’être victime d’une violation de données volontaire ou accidentelle, notamment lors d’une fusion-acquisition, nul n’est à l’abri d’un tel scénario. Une étude menée en 2019 a souligné que 53 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation avait connu un grave problème de cybersécurité au cours de négociations en vue d’une fusion-acquisition qui a mis en danger l’opération. Avec les salles de données virtuelles, vous avez la garantie que vos informations sensibles sont protégées.

Menez votre transaction à bien

Dans une fusion-acquisition quelle qu’elle soit, le temps est essentiel car les retards coûtent du temps et de l’argent.

Historiquement, la phase de vérification diligente pouvait prendre du temps du fait du délai d’expédition, des requêtes redondantes et des documents mal rangés. L’utilisation d’une salle de données virtuelle permet d’accélérer le processus. La plateforme numérique permet en effet de compiler, organiser et échanger des informations de manière instantanée, pour un gain de temps et d’argent précieux.

Des fonctionnalités comme l’attribution des tâches, qui permet aux administrateurs d’attribuer des responsabilités précises aux acteurs clés, et la surveillance des indicateurs clés et de l’activité permettent de s’assurer que les tâches sont remplies et que les deux organisations respectent le calendrier souvent serré. Les chefs de projets peuvent s’appuyer sur ces informations en temps réel pour optimiser les flux de travail des projets et prendre des décisions stratégiques informées pour veiller au bon déroulement des négociations.

Appréciez la santé de votre transaction

Au cours des premières phases de vérification diligente, vous travaillerez certainement avec plusieurs parties intéressées. Certaines feront toujours preuve d’un plus grand intérêt que d’autres et, dans le contexte d’une fusion-acquisition traditionnelle, il est parfois difficile d’identifier le meilleur prospect.

Une salle de données virtuelle comme Confide vous donne des renseignements sur le déroulement de votre transaction grâce aux indicateurs relatifs à l’engagement des utilisateurs et des renseignements sur la consommation des fichiers et des dossiers. Vous pouvez voir quel acheteur potentiel passe le plus de temps à étudier des documents précis de l’entreprise et depuis combien de temps, ce qui vous donne une meilleure idée de son niveau d’engagement.

Ces informations vous aident non seulement à comprendre la manière dont les négociations se passent, mais également à définir un plan de communication avec les acheteurs potentiels. Ceux qui passent le plus de temps dans votre environnement pourraient apprécier un suivi bienveillant, tandis que ceux qui n’ont pas encore ouvert un seul document pourraient avoir besoin d’un petit rappel.

Négociez la meilleure transaction possible

Les fonctionnalités qui font des salles de données virtuelles des plateformes efficaces les rendent également plus accessibles. Les vendeurs peuvent facilement créer des salles de négociation et gérer l’accès interne et externe. Confide vous permet par exemple de créer un nouvel espace de travail en quelques minutes et de suivre facilement les indicateurs clés et l’activité récente de plusieurs projets depuis un tableau de bord centralisé.

Ces fonctionnalités, associées à la facilité qu’ont les acheteurs potentiels d’accéder à toutes les informations dont ils ont besoin au même endroit, permettent aux vendeurs d’élargir leur transaction à un plus vaste public et de faire monter les évaluations.

Cela profite également aux acheteurs. Les salles de données virtuelles sont flexibles et permettent aux acheteurs d’examiner simultanément plusieurs achats potentiels, les transactions numériques ayant un coût en temps et en argent réduit. Ils peuvent ainsi comparer plusieurs options avant de choisir la transaction qui leur convient le mieux, sans déplacement, coordination, ni poignée de main.

Que vous soyez acheteur ou vendeur, les salles de données virtuelles vous permettent de conclure la meilleure transaction possible.

Accélérez l’intégration après la transaction

Le travail ne s’arrête pas une fois que l’encre est sèche (ou que la signature électronique a été vérifiée). Une bonne transaction restera sans effet si les deux organisations ne réussissent pas leur intégration.

Utilisez votre salle de données virtuelle pour communiquer efficacement et en toute sécurité sur les différences technologiques, l’amélioration à apporter à l’infrastructure ou les besoins en migration des données et sur la manière de résoudre ces points après la conclusion de la transaction. Ces conversations privées sont importantes (vous n’avez pas envie, un an après la conclusion du marché, de réaliser que l’entreprise fraîchement acquise ne possède pas de plan de gestion des données principales et que vos données sont complètement désorganisées), mais le monde extérieur n’a pas nécessairement besoin d’en être informé.

Même après l’intégration, votre salle de données virtuelle conserve son utilité. L’utilisation de cet outil ne se limite pas aux opérations de fusion-acquisition. N’importe quelle co-entreprise, des introductions en bourse aux audits, en passant par les contrats juridiques et les contrats immobiliers, peut avoir besoin d’un espace sécurisé pour stocker et partager des informations. Même si vous ne travaillez pas sur des projets hautement sensibles et que les enjeux sont limités, les salles de données virtuelles peuvent vous être utiles dans votre travail de tous les jours. Ces coffres-forts numériques évolutifs permettent de protéger les données confidentielles, mais aussi de faciliter la collaboration avec des utilisateurs invités qui auraient normalement été entravés par des pare-feu ou des restrictions informatiques. 

Conclusion

En résumé, les salles de données virtuelles occupent un espace critique dans votre boîte à outils collaboratifs, offrant une sécurité, une facilité d’utilisation et un accès que les autres plateformes ne proposent pas. Avec toutes les opérations numériques réalisées de nos jours, il n’y a aucune raison de prendre un risque inutile avec vos informations.

Les salles de données virtuelles ne remplaceront sans doute jamais entièrement les salles de données physiques, mais elles ne sont pas près de disparaître. Avec une communication plus efficace, des opportunités élargies et des délais raccourcis, il n’est pas étonnant qu’autant d’utilisateurs se tournent vers les salles de données virtuelles pour leurs fusions-acquisitions. Pour en savoir plus sur Confide, essayez un essai gratuit ici.

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