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Microsoft Teams におけるガバナンスと管理の違いとは？

投稿日: 10/07/2021

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コラボレーションハブである Microsoft Teams には、適切な管理を常時必要としている重要な組織データが存在しています。ビジネスを強化するためには、組織の目標やポリシーを遵守する形で Microsoft Teams を導入する必要があります。そして、これこそが Teams におけるガバナンスのコンセプトです。

しかし、Microsoft Teams や Microsoft 365 グループの適切な管理方法を決定する前に、Microsoft Teams におけるガバナンスとは何かを理解することが重要です。このブログ記事では、Microsoft Teams のガバナンスとは何か、何が含まれ、Teams の管理にどう関係するかをご紹介します。

Microsoft Teams のガバナンス

簡単に言えば、ガバナンスとは、組織におけるルールや規則の遵守を確保するためのポリシーの設定を指します。ガバナンスでは、ユーザーに求めるプロセスの境界線と、ユーザーが従うべき手順を定めます。

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 5 月 31 日付で公開された記事 “Microsoft Teams Governance vs. Management: What’s the Difference?” を日本語編訳したものです。

Teams のガバナンス 1.グループおよびチームの作成、命名、分類、ゲストのアクセス

チームを作成できるのは誰か? 作成したチームへの招待権限を有するのは誰か? チーム内のチャネルはパブリックかプライベートか? 外部ユーザーと内部ユーザーのコラボレーションを許可するか?

こういった事柄を設定することで、Teams の環境が不適切なアクセスから保護され、安全性が確保されるだけでなく、プラットフォームの利用時にユーザーに求めることが明確化されます。

Teams のガバナンス 2.ライフサイクル管理

同様に、スプロールを避けるため、チームの作成および削除をいつ行うか定めることも非常に重要です。チームのライフサイクル管理を事前に策定することで、コンテンツの予想外の削除や意図せぬ削除によるデータ損失を防ぐことにつながります。

Teams のガバナンス 3.セキュリティとコンプライアンス

Microsoft Teams および Microsoft 365 管理センターは、セキュリティおよびコンプライアンス機能としてデータ保持ポリシーやコンプライアンスコンテンツの検索、監査とレポートといった機能に対応しており、要件に応じた設定が可能です。

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Microsoft Teams の管理

一方、Microsoft Teams の管理において重要になるのが、ユーザーの適切な行動を導く具体的な措置を講じて、設定したポリシーを確実に遵守させることです。

Teams の管理における目的は、チームの作成やライフサイクル、セキュリティ関連のポリシーの作成ではなく、Teams 内における一般的な設定の監視および調整です。これには以下の項目が含まれます。

チャットおよびメッセージ
電話
メールの統合
クラウドストレージ
アクセスレビュー
アプリ
他の管理者の役割の委任

上記項目の大半は、管理者として適切なアクセス権限を保有していれば Teams の管理センターで確認することができます。

Microsoft Teams のガバナンスと管理の比較

既にご紹介したように、Microsoft Teams のガバナンスは大局的な計画に主眼を置いているのに対し、Microsoft Teams の管理は、より細かい部分の調整を重視しています。

例として、組織を立ち上げることを考えてみましょう。計画を立てるにあたって、その組織の存在意義は何か、組織の名前を何にするか、メンバーを誰にするかなどを考えるでしょう。これがガバナンスです。

そして組織の設立後は、キャンペーンの実施やメンバーの募集、プログラムの企画といった日常業務と組織運営を他の人に任せたいと考えるでしょう。これがマネジメントです。

実際、ガバナンスと管理が果たす役割は重なり合うことも多く、いずれも Microsoft Teams を最大限に活用し、コンプライアンスを維持することを目標としているため、この 2 つの概念はしばしば入れ替わります。この目標を達成するため、ユーザーの自由度を確保し、生産性を向上させながら限定的な制御を行うという適切なガバナンスの設定が求められます。