SharePoint で文書を管理するには？メリットや導入の注意点を解説
SharePoint はファイルや情報の共有・保存など、文書管理に活用できるツールです。ファイルの共有やルーティン業務を自動化できるなど、業務の効率化に役立ちます。
Word や Excel など、社内のデータ管理に SharePoint を活用したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、 SharePoint を活用した文書管理のメリットや注意点、さらに導入方法について詳しく解説します。 SharePoint の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
SharePoint とは
Microsoft が提供するSharePoint は、文書管理や情報共有など、業務の効率化に役立つツールです。チームや部門間の共同作業を円滑に進めるために広く利用されています。
また、 Excel や Teams などの Microsoft 365 アプリケーションと連携できるため、プロジェクト管理やコミュニケーションツールとしても非常に便利です。クラウドベースのSharePoint Online を利用すれば、外出先やリモートワーク環境からでも簡単にアクセスできます。さらに、定型業務をワークフローとして設定することで、組織全体の作業負荷を軽減するメリットもあります。
SharePoint での文書管理はドキュメントライブラリの利用がおすすめ
SharePoint で文書を管理する際には、ドキュメントライブラリの活用がおすすめです。ドキュメントライブラリは文書やファイルを一元管理できる場所で、フォルダの作成、ファイルのアップロード、属性情報の管理などが行えます。大量のファイルや資料を格納でき、権限を持つメンバーであれば編集や更新も同時に行える点もメリットです。
ファイルや情報のやり取りはドキュメントライブラリ内で行えるため、メールや他のアプリケーションを使う手間が省けます。ファイルが更新されると メールや Teams で通知を受け取ることも可能です。
また、ファイルに属性情報を設定しておけば、必要な情報をすぐに見つけられ、検索の精度やスピードが向上します。
SharePoint で文書を管理するメリット
SharePoint を活用すれば、共同作業やリモート環境でも円滑に業務を進められます。ここでは、 SharePoint で文書を管理するメリットについて解説します。
ファイル共有が簡単にできる
SharePoint を活用すれば、ファイルやデータを社内外のユーザーと簡単に共有できます。これまでは、メールやビジネス用のチャットツール などにファイルを添付しダウンロードする、というプロセスが必要でしたが、 SharePoint ではファイルのリンクを伝えるだけで最新のファイルを共有できます。
同じリンクを使えば最新のドキュメントを常に確認できるため、更新の度に再送信する手間も省けます。リンクに有効期限を設定し閲覧期間を限定したり、アクセス履歴を追跡したりすることも可能です。
共同で編集できる
SharePoint を使えば、複数のユーザーが同時に 1 つのファイルを編集できます。複数人で同時にアクセスできるため、リアルタイムでの共同作業が可能です。従来のように、編集後のファイルを個別に保存して送信するといった手間がないため、効率的に作業を進められます。変更履歴は自動的に記録されるので、誰がいつ何を変更したのかを追跡することも可能です。
また、 Office アプリケーションとの連携により、 Word や Excel などの文書を直接 SharePoint 上で編集できるため、別途アプリケーションを起動する必要がなく、シームレスに作業できます。
保存容量が大きい
SharePoint はクラウドベースのストレージを提供しているため、大容量のファイルを保存できます。基本プランでは 1 TB のストレージが割り当てられ、 SharePoint プラン 1 を契約すれば、追加でユーザー 1 人あたり最大 10 GB のストレージが利用可能です。容量が不足する場合は、必要に応じて追加購入できます。
アップロードの上限は 250 GB まであるので、会議や研修の動画を共有する場合でも容量不足を心配する必要はありません。バックアップ機能としても役立つので、重要な情報を安全に保管できます。
さまざまなデバイスから利用できる
SharePoint はクラウドベースのためインターネット接続があれば PC 、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからでもアクセス可能です。オフィスや出先、自宅でも同じように文書を確認・編集でき、リモートワークや出張中など、社外からも対応できます。
モバイルアプリも提供されているので、場所やデバイスに縛られずに柔軟に作業を進められます。重要書類の確認や急な修正が必要な場合でも、デバイスを選ばず迅速に対応できる点が大きなメリットです。
バージョン履歴が残る
SharePoint ではファイルの編集履歴が自動で保存され、過去のバージョンに簡単に戻すこともできます。ファイル内の情報が更新されるたびに自動的に保存され、過去の編集履歴も記録されます。これにより、誤って内容を変更した場合や以前のバージョンに戻したい場合でも、すぐに復元可能です。
複数のメンバーが共同で作業する際にも、誰がどのような変更を加えたかが明確になるため、編集ミスや誤解を防ぎ共同作業がスムーズに進みます。
また、コメント機能を活用することで、フィードバックの履歴を追跡し、改善点を次のバージョンに活かすことができます。文書の進捗や変更の意図を共有するのに便利な機能です。
検索が簡単にできる
SharePoint では保存した文書にメタデータ（属性情報）を追加し、キーワードや特定のタグを使って必要なファイルをすばやく検索できます。文書名だけでなく文書の内容や作成者、編集日などの細かな条件でも検索が可能です。
これにより、大量のファイルを扱う場合でも必要な情報をすぐに見つけ出すことができ、業務の効率が大幅に向上します。部門やプロジェクトごとにファイルを整理する場合でも、検索機能を活用すれば場所やフォルダ階層に関係なく目的の文書を見つけられます。
社員ごとにアクセス権の設定ができる
SharePoint では、ファイルやフォルダごとにユーザーごとのアクセス権限を設定できます。アクセス権は細かく設定できるため、通常の社員には閲覧のみ許可し、管理職やプロジェクトリーダーには編集権限を付与する、といったように、情報の機密性を保ちながら必要な情報だけを共有することが可能です。
また、組織の階層やプロジェクトの役割に応じて権限を柔軟にカスタマイズできるため、業務の透明性を保ちながら、セキュリティを確保できます。
アクセス権を「自分の会社のメンバーだけ」に設定しておけば、万が一ファイルのリンクが外部に出ても情報が漏れるリスクを抑えられます。
SharePoint によるファイルの管理方法
SharePoint を使ったファイルの管理には、主に 3 つの方法があります。それぞれの特徴とメリットについて、以下に詳しく解説します。
プロパティを設定する
1 つ目はファイルにプロパティ（詳細情報）を設定する方法です。プロパティを設定することで情報が整理され、検索や管理がしやすくなります。例えば文書にはタイトル、作成者、作成日、関連プロジェクト名などのプロパティを付加しておけば、フィルタリング機能を使って必要な情報を素早く見つけられます。
また、プロパティを活用することで視覚的にわかりやすい「リストビュー」が作成され、ファイルをカテゴリ別に表示できます。これにより、膨大な量のファイルの中から関連性のある文書が整理され、知りたい情報にアクセスしやすくなります。
属性を設定する
2 つ目は属性を設定する方法です。ファイル名の他に「メタデータ」と呼ばれる属性情報を付与することで、文書の種類やプロジェクトごとに簡単に整理できます。属性情報にはデータの特徴や情報を付加文書のカテゴリや状態など、独自の属性を設定して分類することが可能です。
プロジェクト名や担当者だけでなく、文書の重要度や進捗状況といった属性で分類できるので、多くのファイルの中から必要な文書をすぐに見つけられます。フォルダに保存するだけでなく、さまざまな視点から文書を整理・管理できるため、文書管理が柔軟になり、業務効率も向上します。
タグを設定する
タグ設定による分類法・整理法とは、文書やファイルに自由にタグ（キーワード）を付けて整理する方法です。タグはファイルの内容や目的、関連するプロジェクト、担当者など複数の視点から設定できるため、フォルダ構造に依存しない柔軟な管理が可能です。
同じ文書でも「会議資料」「予算関連」「重要」といった異なるタグを付けておけば、どのキーワードからでも簡単にファイルを検索できます。タグを使えば複数のカテゴリーにまたがる情報でも一元的に管理できるため、必要な情報に迅速にアクセスできます。
また、タグの追加や変更は自由に行えるため、業務の変化に応じて柔軟に調整することも可能です。
文書管理の効率化に活用できる SharePoint のワークフロー
SharePoint のワークフローは、電子承認や進捗状況の可視化など、文書管理のプロセスを効率的に自動化する機能です。ここでは代表的な 3 つのワークフローについて解説します。
承認ワークフロー
承認ワークフローとは、文書やプロジェクトなど承認が必要なプロセスを自動化する仕組みです。確認や承認が必要なプロセスを、あらかじめ設定できます。
例えば、経費申請の書類を SharePoint にアップロードすると、上長に自動的に通知が届きます。上長が内容を確認し、承認か却下を選択すると、次に経理部門に通知が送られ経理が最終チェックを行う、という流れを自動で行います。
承認状況は自動で記録され進捗がリアルタイムで確認できるため、申請がどこで止まっているかも一目でわかり、関係者への通知は自動で行われるため、確認漏れを防げるフローです。
フィードバックの収集ワークフロー
フィードバック収集のワークフローは、関係者から意見を集めるための効率的な方法です。このフローを利用すれば、文書を確認してもらい、意見や修正案を集約するプロセスを自動化できます。
例えば、アンケートを配布して意見を集めたいとき、SharePoint にフォームをアップロードすると関係者に通知が送られます。関係者がフォームに意見や改善点を書き込むと、それが自動的にレポートにまとめられる、という仕組みです。このワークフローを使うことで、配布から回収、集計までの手間が省け、効率的にコメントを集められます。
署名の収集ワークフロー
契約書や重要な文書など、関係者の署名を集める際にもワークフローを活用できます。組織内で必要な署名を自動化し、効率よく集める機能です。
例えば、新しい契約書が作成されたとき、このワークフローを用いることで署名者に自動で通知を送ることができます。通知を受け取った署名者は、指示に従って電子的に署名を行います。このプロセスはオンラインで完結するため、物理的な紙の文書をやり取りする手間が省け、大幅な時間短縮が可能です。
署名のステータスや進捗はリアルタイムで追跡でき、署名していない人がいる場合はリマインダーを自動送信することも可能です。
3 段階の状態管理ワークフロー
3 段階の状態管理ワークフローとは、プロセスの進行状況を 3 つの状態 (フェーズ)で管理し、状態をわかりやすくする仕組みです。「アクティブ」「レビューの準備」「完了」で管理され、利用者が状況に合わせてフェーズを変更することで、進捗状況が可視化され管理しやすくなります。
フェーズが変更されたときに通知されるように設定すれば、進捗状況を常に気にすることなく他の業務に集中できる点もワークフローのメリットです。また、責任の所在が明らかになり、「誰が変更を加えたのか」「プロジェクトがどの段階で止まっているのか」などが明確化されます。
文書管理に SharePoint を導入する際のポイント
文書管理に SharePoint を導入するときは、まず環境を整え、段階的に進めていくことが重要です。ここでは導入にあたっての準備や設定のポイント、効率的な運用方法について解説します。
運用ルールを整備する
文書管理を効率化するためには、ファイル名の命名規則やプロパティの設定項目、タグの内容など、明確な運用ルールを整備しておくことが重要です。ルールがあいまいなままでは後々の検索や管理が難しくなるため、運用を開始する前にしっかり決めておきましょう。
また、アクセス権限を設定することで各ユーザーが必要な文書にのみアクセスし、適切な操作が行えるようにすることで、重要な情報の漏えい防止にもつながります。
運用開始後も、定期的なメンテナンスやルールの見直しを行い、利用者が必要な情報をスムーズに検索・閲覧できているか確認することが大切です。
操作法についてマニュアルの作成や説明会を開催する
導入前に、社員が使い方を理解しやすいようにマニュアルを整備し、必要に応じて説明会を開催しましょう。SharePoint の利用が普及しない原因の1つに、操作方法がわからない、という問題があります。
操作方法をしっかり理解することで、SharePointの活用範囲が広がり、企業全体で効率的に運用できるようになります。そのためには、操作マニュアルを作成したり、社内で説明会を開催したりすることが効果的です。
また、社内にサポート窓口を設置し、疑問が生じたときに質問しやすい環境を整えることも重要です。
段階的に導入する
文書管理に SharePoint を導入する際は、段階的に進めることが効果的です。すべての機能を一度に導入しようとすると、システムに対する負担や社員の混乱が生じる可能性があります。まずは特定のチームや部門から導入を始め、実際の使用状況や課題を把握しましょう。
また、初めから多くの機能を追加せず、基本的な文書の保存や共有機能に焦点を置いて、社員が SharePoint に慣れてもらうことを重要視しましょう。
社員の理解度や使用状況に応じて、プロファイル設定やワークフローなどの機能を段階的に拡張していくことで、利用者が増え定着率も向上します。
SharePoint で文書を効率的に管理しよう
SharePoint は企業内で使用される文書を効率的に管理するプラットフォームです。クラウドベースで場所やデバイスを選ばずにアクセスできるため、共同作業やリモートワーク環境でもストレスなく利用できます。 1 TB の大容量ストレージが提供されているので、容量不足を心配する必要もなくバックアップ機能としても活躍するツールです。
導入の際は特定の部門からスモールスタートし、運用ルールやサポート体制を整備しながら進めることで、利用が促進し定着するツールになります。 SharePoint を使ってより効率的で安全な文書管理を実現しましょう。
