5 AHA-Momente bei der Einführung von Yammer

Die IT-Leiter vieler Unternehmen stehen plötzlich vor der Situation Yammer verantworten und einführen zu müssen. Einige haben sich mit dem Thema Social Enterprise vorab bereits beschäftigt, andere wiederum trifft die neue Aufgabe wie aus heiterem Himmel. Fünf AHA-Fakten, die jeder IT-Entscheider kennen sollte, möchte ich im folgenden Beitrag vorstellen.

Mir sind in der Vergangenheit häufig zwei Szenarien begegnet wie Yammer an den IT-Leiter herangetragen wird.

Im ersten Fall etabliert sich Yammer bei einer Anzahl an Mitarbeitern. Auf Grund des „Freemium“-Modells, d.h. der kostenfreien initialen Nutzung, wird für ein Unternehmen ein Yammer-Account angelegt, sobald sich der erste Mitarbeiter auf der Yammer-Website registriert. Es gibt zwar einige Funktionsbeschränkungen im Vergleich zur Enterprise-Lizenz, allerdings bemerken Anwender diese kaum. Sie können Gruppen anlegen, Kollegen einladen und beginnen dort zu kommunizieren. Wie jedes IT-Tool und speziell jedes Cloud-Angebot, muss Yammer allerdings verwaltet werden.

Der zweite Fall beschreibt eine klassische Top-Down-Entwicklung. Abhängig von der Unternehmensgröße kommt durch die Fachabteilung Unternehmenskommunikation, durch Marketing oder direkt durch die Geschäftsführung der Wunsch nach Verbesserung der internen Kommunikation. Neben Instant-Messaging-Möglichkeiten wie Skype for Business ist der Weg nicht weit hin zu einem „Mitmach-Intranet“. Klassische Intranets dienen meist der reinen Veröffentlichung von Informationen. Integrierte Kommunikationsmöglichkeiten wie Foren werden in den seltensten Fällen genutzt.

Schon in meinen ersten Gesprächen mit AvePoint war es mir wichtig, dass mein zukünftiger Arbeitgeber auch digital sozial zusammenarbeitet. Zum Glück ist Yammer hier bereits im Einsatz, so dass uns die folgenden AHA-Momente nicht mehr überraschen.

AHA #1

Yammer ist eine Software-as-a-Service Lösung. Die Funktionalitäten werden direkt aus der Cloud bereitgestellt. Da keine lokale Installation möglich ist und es auch kaum Konfigurationsoptionen gibt, ist es verlockend die Komplexität einer Yammer-Einführung zu unterschätzen.

Tipp:

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht notwendig scheint, empfiehlt sich doch ein Workshop mit einem erfahrenen Social Enterprise-Mitarbeiter oder –Berater. Dem Management werden darin Bedeutung und Nutzen von Yammer vermittelt. Außerdem müssen konkrete Anforderungen, Ziele und Einsatz-Szenarien definiert und die Einführung geplant werden. Fragen Sie bei Ihrem Microsoft Partner nach.

AHA: „Die Yammer-Einführung ist komplexer als angenommen. Sie muss als Projekt behandelt werden.“

AHA #2

Auf Basis der Erkenntnis, dass ein Projekt aufgesetzt werden muss, werden Projektleiter, -sponsor und andere Rollen definiert. Schon bei klassischen Intranet-Projekten war es Best Practice relevante Stakeholder verschiedener Abteilungen und Bereiche mit an Bord zu nehmen. Neben Marketing gehören unter anderem auch Vertreter des Betriebsrats in die Projektgruppe. Social Intranets und Tools gehen noch einen Schritt weiter. Es handelt sich um Change-Management-Projekte. Die Unternehmenskultur muss mit der Arbeitsweise, die eine soziale Plattform mitbringt, umgehen können. Der Prozess ist mit der Einführung nicht abgeschlossen, sondern muss gepflegt werden.

Tipp:

Das Management muss die Kulturveränderung nicht nur unterstützen, sondern auch vorleben. Erarbeiten Sie konkrete Anwendungsbeispiele für eine iterative Einführung. Etablieren Sie einen positiven Umgang mit Fehlern.

AHA: „Die Verantwortung für Einführung und Betreuung sollte außerhalb der IT liegen.“

AHA #3

Man ist gut beraten, wenn der Betriebsrat in der Projektgruppe ist. Speziell in Deutschland gibt es aber noch ein zweites Thema, dass sehr kritisch betrachtet wird: der Datenschutz. Die Anforderungen des Deutschen Datenschutzes kann man mit Office 365 erfüllen. Microsoft bietet die Informationen und die Verträge, um eine Datenschutzprüfung durchzuführen und zu bestehen. Sowohl die Auftragsdatenverarbeitung für die Speicherung von Daten in Europa als auch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union (auch als EU Model Clauses bezeichnet) sorgen für Sicherheit. Yammer gehört zur Office 365-Produktfamilie und kann nur mit einem Office 365-Account lizensiert werden. Dies ist auch dann der Fall, wenn man keine anderen Produkte nutzt. Leider gibt es ein Aber. Yammer wurde erst vor wenigen Jahren von Microsoft gekauft und lief bis Mai 2015 in einem Rechenzentrum in den USA. Inzwischen ist der Umzug in die Microsoft Data Center erfolgt. Doch erst wenn die EU Model Clauses auch für Yammer gelten sind Unternehmen in Deutschland auf der sicheren Seite. Das wird Ende 2015 der Fall sein.

Tipp:

Die Verantwortung für das Datenschutz-Thema liegt immer beim Unternehmen. Beauftragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten die Unterlagen von Microsoft zu prüfen. Unter speziellen Anforderungen kann dies auch durch einen Anwalt erfolgen.

AHA: „Yammer ist noch nicht auf dem gleichen Datenschutz-Standard wie Office365.“

AHA #4

Um Yammer Enterprise zu lizensieren benötigt man einen Office365-Account. Die Anwender kommen aber, gerade bei einer Bottom-Up-Einführung, oft schon sehr gut mit Yammer zurecht. Schnell kann man auch in der IT zu dem Ergebnis kommen, dass die kostenfreie Version die Anforderungen erfüllt. Doch insbesondere die Yammer-Verantwortlichen bemerken recht schnell die Einschränkungen. Es fehlt jede Möglichkeit der Administration außerhalb der Gruppen. Nur ein paar Beispiele:

• Jeder Benutzer kann Kollegen einladen oder entfernen.
• Die Gruppe Allgemein/Gesamtes Netzwerk kann nicht moderiert werden.
• Es ist nicht möglich Nutzungsrichtlinien bestätigen zu lassen.
• Es gibt keinen Support.

Tipp:

Ein auf Enterprise umgestellter Yammer-Account muss nach der Test-Periode korrekt lizensiert werden. Benötigt wird die Anzahl aktiver Yammer-Benutzer. Detail-Informationen gibt es auf Technet: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn783348.aspx

AHA: „Ein produktiver Einsatz von Yammer im Unternehmen erfordert die Enterprise Lizensierung.“

AHA #5

Die benötigten Lizenzen belasten das IT-Budget. Insbesondere wenn die Investition nicht geplant war. Allerdings kann es auch gut sein, dass gar keine Kosten auf das Unternehmen zukommen. Yammer Enterprise ist in allen Enterprise Plänen von Office365 und auch in Business Premium/Essentials inklusive. Die Paket-Preise, die vor ein paar Jahren kein Yammer beinhalteten, sind in den letzten Jahren gesunken. Yammer Enterprise kostet im Abonnement bei Microsoft 2,30 € pro Benutzer pro Monat. Günstiger kauft man über das OPEN-Lizenzmodell bei einem Microsoft Partner Jahreslizenzen.

Tipp:

Ein Blick auf Office365 lohnt sich. Angefangen von der Nutzung von Office Pro Plus, über OneDrive for Business bis hin zu Exchange Online gibt es zahlreiche Einsatzszenarien, die dem Unternehmen Kosten sparen und Nutzen bringen.

AHA: „Die Enterprise Version bekomme ich im Rahmen von Office365 Enterprise geschenkt.“

Alle fünf Erkenntnisse noch einmal im Überblick:

• Yammer muss als Projekt eingeführt werden.
• Die Projektverantwortung liegt außerhalb der IT.
• Der Datenschutz bei Yammer erfüllt aktuell nicht alle deutschen Ansprüche.
• Eine Yammer Enterprise-Lizensierung ist notwendig.
• Office365 Enterprise beinhaltet Yammer Enterprise.

Lassen Sie sich bei der Einführung von Yammer nicht mehr überraschen und viel Erfolg beim „Arbeiten wie im Netzwerk“. Eine Empfehlung zu dem Thema „Laut arbeiten“ (auf Englisch): https://medium.com/@ayeletb/you-should-work-out-loud-in-the-21st-century-4bb0cc4331dd

Haben Sie noch Fragen oder Anregungen? Sie finden mich auf Twitter @tlorenz77, bei Xing und per E-Mail an thomas.lorenz@avepoint.com.

Vergangene Artikel rund um Yammer und Office 365 finden Sie in meinem persönlichen Blog https://abouto365.wordpress.com.

Im September werde ich in der AvePoint Community darüber berichten, wie wir bei AvePoint Gruppen in Yammer handhaben und verwalten.