8 signes qu’un client Office 365 est doté de règles de gouvernance trop faibles
Vous avez besoin d’aide pour conserver le contrôler de vos groupes Office 365 ? Visionnez dès aujourd’hui notre nouveau webinaire « Comment assurer une gouvernance opérationnelle pour les groupes Office 365 » !
- Découvrez la ressource de gestion Office 365 la plus complète
- 4 défis en matière de provisioning dans Office 365
- Teams : Sécuriser le partage externe et les utilisateurs invités
Il s’agit d’un extrait de notre dernier ebook « La valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 et de Microsoft Teams ». Téléchargez-le gratuitement ici !
Il peut être difficile de savoir tout ce qui se passe dans votre environnement Office 365. Vous ne remarquerez peut-être même pas que certaines parties de votre environnement ne sont pas gérées correctement si vous ne savez pas ce que vous devez chercher.
Les clients dotés de règles de gouvernance trop laxistes sont souvent truffés de points faibles qu’il convient de combler le plus rapidement possible, mais comportent aussi des opportunités d’optimisation. Pour vous aider, voici huit signes révélant que les règles de gouvernance de votre système de collaboration sont trop faibles.
1. Les utilisateurs ont du mal à trouver les informations
Si les données de votre client Office 365 ne sont pas correctement organisées, il est probable que les utilisateurs aient du mal à trouver les informations dont ils ont besoin. En effet, ils sont contraints de faire le tri parmi des contenus et des espaces collaboratifs nommés aléatoirement et sans distinction suffisante.
2. Des tickets d’assistance informatique, e-mails aux diverses personnes impliquées et questions ralentissent la production
Les utilisateurs ont naturellement tendance à rechercher les applications et les espaces de collaboration adaptés à la réalisation de leurs tâches et ils essaieront généralement de contourner les problèmes au moyen d’alternatives si le processus est trop lent. Cela conduit à la création de contenus ne correspondant pas à la stratégie de l’entreprise.
3. Les processus varient d’un service à l’autre
S’il n’y pas d’homogénéité au sein de l’entreprise, cela fera perdre du temps aux équipes chargées de la sécurité informatique et aux utilisateurs, car ils devront réexpliquer les processus et les contenus lors de chaque audit ou de prises de mesures de réduction des risques.
4. La formation est hétérogène
Le service informatique ne peut pas mettre en place de formations uniformes en raison de la diversité des pratiques au sein de votre entreprise.
5. On constate l’apparition de « shadow IT »
L’équipe de sécurité ou le service juridique pourrait commencer à se rendre compte que les outils disponibles afin d’atténuer les risques ne sont peut-être pas suffisants ou correctement implémentés, ce qui force l’entreprise à initier un projet d’audit de sécurité approfondi et de restructuration du contenu représentant un fardeau considérable pour l’ensemble de l’entreprise.
6. Les processus sont ad hoc et informels
Les utilisateurs et diverses personnes impliquées feront de leur mieux pour trouver des moyens de travailler mais il est possible que leurs processus soient inefficaces et non conformes aux règles de l’entreprise.
7. Le service informatique doit intervenir en permanence
Un client Office 365 doté de règles de gouvernance trop faibles peut forcer l’équipe informatique à réaliser en permanence des actions correctives et des mesures de « dépannage ». De plus, la communication avec les utilisateurs est toujours très chronophage.
8. L’adoption est lente
Enfin, la lenteur de l’adoption d’Office 365 pourrait être due au fait que votre équipe n’est pas capable d’identifier si et en quoi les systèmes sont avantageux pour les utilisateurs. Comme ils ne savent pas comment collaborer plus efficacement, les utilisateurs pourraient ne pas se rendre compte que les systèmes leur simplifient les choses ou leur permettent d’être plus efficaces avec le nouveau logiciel.
Vous recherchez des conseils plus poussés sur l’évaluation de votre niveau de gouvernance Office 365 ? Lisez notre ebook gratuit « La valeur d’une gouvernance automatisée d’Office 365 et de Microsoft Teams ».
Vous souhaitez obtenir plus de conseils sur la gouvernance d’Office 365 ? Abonnez-vous à notre blog !
As the former Content Marketing Specialist for AvePoint, Brent led the strategy and direction of all AvePoint's blog properties.
