4 leçons que nous avons apprises auprès d’experts de Microsoft 365
Tout en nous adaptant aux nouveaux environnements de travail, nous continuons à imaginer des technologies et des processus d’entreprise innovants. Même lorsque le monde a comme cessé de tourner pendant quelque temps, nous avons continué à apprendre. Alors que nous abordons le travail de demain et que nous continuons à chercher de bonnes pratiques de travail, la série Microsoft 365 Community Talks (en anglais) a pour but d’aider les entreprises à s’adapter et à s’épanouir.
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Dans cette série, nous avons invité des experts à vous donner des conseils pour améliorer vos processus d’entreprise, des expériences virtuelles aux stratégies commerciales axées sur la personne. Lisez la suite pour avoir un bref résumé de chaque épisode.
1. Comment proposer des expériences virtuelles réussies pour les événements de la communauté à l’ère du télétravail
À l’heure du télétravail, les distractions sont nombreuses. Il n’est donc pas facile de créer des événements virtuels et il l’est encore moins d’organiser des expériences virtuelles de qualité. Être un excellent organisateur est une chose. Disposer d’une plateforme pour permettre à vos participants de profiter de l’expérience en est une autre.
Notre invité Patrick Guimonet a examiné le paysage de communication de Microsoft Teams et en a conclu que les événements en direct et les réunions sont les meilleures plateformes pour organiser des événements de la communauté. Il a ensuite abordé les fonctions clés de ces plateformes et expliqué comme les utiliser pour proposer les meilleurs événements virtuels.
Événements en direct
À moins que vous préfériez faire des discours en petit comité, les événements en direct dans Microsoft Teams sont la meilleure solution pour les discours et conférences en raison du grand nombre de participants autorisés et des différentes fonctions qui permettent à l’intervenant d’être au centre de l’attention.
Lors des événements en direct, vous pouvez couper le micro de tous les participants et éliminer ainsi les risques d’interruption sans supprimer complètement les interactions grâce au volet de discussion pour les questions/réponses.
Il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble de votre événement en direct. La plateforme des événements en direct propose des statistiques sur la participation pendant et après l’événement, ce qui vous fournit des informations précieuses sur la performance de vos participants.
Les vidéos peuvent être regardées en direct ou à la demande, avec des légendes et des traductions rapidement disponibles. Ces événements peuvent accueillir plusieurs intervenants, bien qu’il ne soit possible de partager qu’une seule diapositive à la fois.
Il est facile d’organiser des événements en direct dès lors que vous en connaissez les tenants et les aboutissants. Il n’en reste pas moins primordial de faire plusieurs tests avant l’événement car certaines configurations peuvent créer des problèmes, notamment lorsque votre intervenant n’est pas dans votre client.
Réunions Microsoft Teams
Si vous aimez l’interaction, la plateforme de communication Réunions est faite pour vous.
Les réunions Teams permettent de se réunir très facilement dans la mesure où elles nécessitent peu de configuration et où tout le monde peut y participer aisément. Cette plateforme peut sembler complexe aux personnes qui n’ont pas l’habitude d’utiliser Teams, mais il est possible de contourner ce problème en mettant en place des guides adaptés pour orienter les utilisateurs.
Chaque participant a la liberté d’activer ou de désactiver son micro. Les réunions disposent par ailleurs d’une fenêtre de discussion pour les questions/réponses ou simplement pour transmettre un message sans avoir à allumer son micro. Tout comme les événements en direct, les réunions proposent des statistiques sur la participation pendant et après l’événement et peuvent être enregistrées pour être regardées ultérieurement à la demande.
2. Comment organiser des réunions sans prise de tête en simplifiant le processus grâce à des outils utiles
Le problème récurrent auquel les utilisateurs se heurtent régulièrement est l’organisation de la réunion en elle-même. On ne saurait leur jeter la pierre : entre les options de réunion qui manquent de clarté et la multiplication des e-mails pour confirmer l’heure de la réunion, l’expérience peut être chronophage. Heureusement, notre invité Paul Dredge nous a donné des conseils pour simplifier l’expérience et gagner du temps.
FindTime
Le module complémentaire d’Outlook FindTime vous permet d’avoir un aperçu des disponibilités de vos collègues pour une réunion grâce aux informations de disponibilité (cercle rouge/vert) attachées au compte de chaque personne.
Pour planifier des réunions avec des personnes extérieures, vous pouvez créer des sondages afin que les autres utilisateurs puissent voter pour leur date et leur horaire préférés. Lorsque vous avez envoyé les options par e-mail, vous pouvez automatiser le processus pour que la réunion soit automatiquement planifiée dans votre agenda et qu’une confirmation soit envoyée par e-mail aux autres utilisateurs.
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings est une application en ligne intégrée à Microsoft 365 qui, plutôt que d’envoyer des sondages par e-mail, vous permet d’envoyer votre agenda par e-mail à des personnes externes. Ainsi, ces personnes peuvent visualiser votre agenda et vos créneaux disponibles puis directement planifier une réunion avec vous. Cette solution est une alternative plus rapide aux échanges d’e-mails pour fixer des rendez-vous.
3. Comment donner plus de pouvoir à vos utilisateurs avec Microsoft Lists
Microsoft Lists, comme les nombreuses autres fabuleuses applications Microsoft, peut apporter une valeur unique à la manière dont les entreprises collaborent. Avec son expérience proche d’Excel, elle permet de centraliser le travail et d’encourager une collaboration proactive grâce à sa manière de gérer les données.
Voici les principales fonctions qui, d’après Norm Young, font de Lists une plateforme de collaboration puissante :
Utilisation des modèles :
Les modèles sont une excellente solution pour minimiser la résistance à l’adoption dans la mesure où ils présentent ce que la plateforme peut faire d’une manière simple et facile à comprendre par les nouveaux utilisateurs.
Bien qu’il n’existe pour l’instant aucun modèle d’organisation, les utilisateurs peuvent créer un modèle et le laisser sur la plateforme pour qu’il puisse servir de guide aux autres. Ce guide pourra aider les membres de votre équipe à lancer facilement un projet et les mettra sur la voie pour aller plus loin !
Une interface transparente et conviviale :
Maintenant que Microsoft Lists peut être utilisée comme une application frontale, cela permet aux utilisateurs de mieux comprendre les processus opérationnels de la plateforme. Elle fonctionne essentiellement comme Excel, mais sous une forme améliorée pour une meilleure présentation des données.
Importation et exportation pratiques des données
Lists a été conçue pour faciliter la collaboration des équipes. Les utilisateurs peuvent donc déplacer leurs espaces de travail depuis Excel vers Lists sans heurt. La transparence de l’outil associée à la fonction Commentaire permet aux utilisateurs d’avoir un meilleur aperçu du travail de l’équipe et d’être informés de tout nouvel ajout ou mise à jour des données en temps réel.
Nouvelle fonction : les règles
Lists possède des fonctions d’automatisation intégrées qui peuvent être utilisées pour automatiser les processus et les rappels même sans connaître Power Automate. Vous pouvez également créer des règles qui automatisent les actions en se basant sur des événements de cause à effet, comme la modification de données par une personne.
4. Pourquoi l’humanité est votre stratégie commerciale la plus précieuse
Nous n’avons de cesse de nous émerveiller devant la manière dont la technologie simplifie les choses les plus complexes. Mais d’après Shadeed Eleazer, nous nous concentrons tellement sur la mise en œuvre que nous en oublions souvent l’élément humain, les personnes qui utiliseront et adopteront les plateformes que nous concevons.
Pour réussir, une entreprise doit porter autant d’attention à sa stratégie humaine qu’à sa technologie. Ainsi, Shadeed pose la question suivante : quelle est la place de l’élément humain dans votre solution ?
La valeur vie client comme objectif final
Lorsque vous concevez une solution, quels sentiments évoque-t-elle ?
Shadeed soutient que les systèmes que vous concevez sont un prolongement de vos valeurs et de vos croyances. Si vous voulez que votre solution prospère, vous devez partir du principe que chaque utilisateur final a un passé et que chaque entreprise a une histoire. Si vous ignorez l’histoire de votre client, il y aura une déconnexion, qui à son tour freinera l’adoption.
L’art de la conception de systèmes utiles aux utilisateurs finaux consiste à proposer des solutions de bout-en-bout pour toute la durée de vie. Vous devez tenir compte des pensées de vos utilisateurs. Ces derniers suivent un parcours. Il est donc fort possible que, à un moment, votre solution ne convienne plus à leurs besoins ou qu’elle crée de futurs problèmes. Vous devez être là pour les soutenir tout au long du chemin.
Donner la priorité à la stratégie axée sur l’individu
Quelles sont vos priorités ?
Nous savons tous que les décisions, les opérations, les délais et l’externalisation sont des indicateurs de performance clés pour le succès des entreprises. Mais lorsque vous faites passer ces indicateurs avant l’individu, vous perdez de vue la valeur vie client. Il est important d’avoir en permanence une stratégie axée sur l’individu sur laquelle se concentrer pour chaque déploiement.
La diversité compte !
Quels sont les profils des individus qui utilisent votre solution ?
La diversité des systèmes et des solutions peut avoir un impact essentiel sur l’utilisation, l’adoption et l’expérience des plateformes. Lorsque vos utilisateurs ont le sentiment d’être entendus sur les plateformes qu’ils utilisent et dans leur environnement, cela crée un cercle de confiance qui permet à vos utilisateurs de devenir des leaders.
Ne négligez jamais des éléments subtils comme le design, les images et les processus, si vous voulez créer une solution qui sera acceptée et utilisée pendant longtemps.
Liste de contrôle de l’élément humain
Nous pouvons innover autant que possible du point de vue technologique, mais si nous ne tenons pas compte de l’élément humain dans les solutions que nous concevons, notre technologie et nos entreprises ne pourront jamais prospérer à long terme.
Pour découvrir les autres conseils des spécialistes de Microsoft 365, cliquez ici pour regarder dans leur intégralité les enregistrements de plus de dix sessions (en anglais).
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Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
