Microsoft Teams : 6 conseils pour les nouveaux administrateurs

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Vous avez enfin convaincu votre organisation de passer à Microsoft Teams et fait migrer vos utilisateurs vers la nouvelle plateforme. Quelle est l’étape suivante ? Former vos utilisateurs pour qu’ils deviennent les rouages d’une machine Teams bien huilée, bien sûr ! Pour éviter de les contrariétés et permettre à vos utilisateurs de démarrer en beauté, lisez les six conseils suivants que chaque administrateur ou utilisateur avec un haut niveau de permission devrait connaître.

1. Acceptez d’être un champion

Devenir l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions et demandes d’informations relatives à Microsoft Teams peut être effrayant, mais c’est une responsabilité que vous devrez apprendre à porter. Vous n’aurez pas forcément pour mission de répondre à des questions d’ordre informatique telles que « Teams ne veut pas démarrer », mais plutôt à des questions telles que « Comment fait-on ceci ou cela dans une équipe ou un canal ? ». C’est à vous qu’il reviendra de définir les limites pour éviter d’être submergé de demandes techniques.

2. Faites preuve de patience

Attendez-vous à devoir vous répéter constamment tant que les utilisateurs en seront encore à se familiariser avec la plateforme. Certaines personnes répondront de façon incorrecte dans les flux, d’autres démarreront des conversations dans le canal général alors qu’il existe un sous-canal plus approprié, d’autres encore publieront des éléments au mauvais endroit, etc. Souvenez-vous qu’il n’est jamais constructif de critiquer les personnes publiquement ou de les déprécier parce qu’elles ne maîtrisent pas encore Microsoft Teams.

Même si les choses sont dites en plaisantant, il est toujours plus utile d’encourager les utilisateurs. Reprendre quelqu’un publiquement peut rendre les autres utilisateurs plus réticents à utiliser la plateforme afin de ne pas se retrouver dans la même situation. Par conséquent, faites toujours preuve de patience et ayez une attitude encourageante et positive lorsque vous aidez vos collègues.

3. Gérez les contenus

Si vous remarquez qu’un utilisateur publie quelque chose au mauvais endroit, servez-vous de la fonction de copie de liens dans Teams pour copier un lien à partir de l’intervention mal placée et l’insérer dans le canal correct. Envoyez ensuite un message à l’utilisateur pour l’informer du changement, puis poursuivez la conversation dans le canal approprié. De cette façon, l’utilisateur reçoit votre feedback mais la charge de corriger son erreur ne lui incombe pas.

De même, si un utilisateur répond en dehors d’un flux, copiez un lien vers le nouveau flux qui vient d’être créé et dites à l’utilisateur : « Bonjour X, j’ai vu que vous aviez répondu. Reprenons la conversation ici pour qu’elle puisse suivre son cours » et renvoyez-le au flux d’origine.

4. Agissez de manière proactive

Ce conseil sera peut-être moins facile à mettre en œuvre dans un environnement distant, mais l’une des initiatives que j’ai prises lorsque je tentais de promouvoir l’utilisation de Teams a été de circuler dans les bureaux et de demander si quelqu’un avait besoin de mon aide. Si une nouvelle fonctionnalité vient d’être lancée ou que quelque chose pose problème aux utilisateurs, proposez-leur de leur fournir des explications. Vous pouvez faire cela de temps à autre, lorsque vous avez quelques minutes de libre entre deux tâches.

C’est aussi un bon moyen d’observer la façon dont votre équipe utilise Microsoft Teams jour après jour. Si vous constatez que de mauvaises habitudes sont prises, vous pouvez alors remettre les utilisateurs sur le droit chemin. L’un des intérêts de Teams est de permettre la segmentation des conversations afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur ce qui les intéresse ; vous avez ainsi la possibilité d’organiser toutes ces conversations accessoires qui se déroulent dans votre environnement.

Vous avez des difficultés à enseigner l’utilisation de Teams à vos utilisateurs ? Cet article devrait vous intéresser Cliquez pour tweeter

5. Organisez des sessions de formation en groupe

Peu importe la forme – déjeuner-formation, réunion debout hebdomadaire ou sessions régulières de « trucs et astuces » – l’important est de rassembler un groupe de personnes pour discuter de leur expérience d’utilisation de Microsoft Teams. Demandez-leur ce qu’elles font, de quelles expériences elles disposent, comment elles utilisent Teams maintenant, etc.

Il est rare qu’une personne seule parvienne à déterminer la meilleure manière de tirer parti de Teams au sein d’un bureau ou d’un service entier ; vous devez modifier, accroître et faire évoluer la collaboration en vous fondant sur les impressions des utilisateurs. À mon sens, l’une des manières les plus efficaces d’encourager l’adoption est d’inviter les utilisateurs à faire part de leurs commentaires lors d’une session de brainstorming en groupe et de mettre en œuvre les modifications aussi rapidement que possible.

En plus d’encourager l’adoption, cette démarche donne aux utilisateurs le sentiment d’apporter une contribution. Elle prouve qu’ils peuvent influer sur la façon dont le déploiement est géré. Si réunir les utilisateurs est trop difficile, réaliser une enquête peut aussi être un moyen efficace d’obtenir des retours.

6. Continuez de vous impliquer lorsque l’activité évolue

Continuez de vous impliquer à mesure que votre entreprise aborde de nouveaux champs d’activité. Lorsque de nouveaux collaborateurs rejoignent votre organisation, faites de votre mieux pour les intégrer dans l’écosystème Teams ainsi que pour éviter la prolifération des applications de collaboration. Si ces personnes utilisent d’autres applications, examinez avec elles ce dont elles auraient besoin pour adopter Teams en tant que plateforme de collaboration centrale. Plus vous rendrez ce cheminement de collaboration fluide pour vos utilisateurs, plus facilement ils adopteront Teams, ce qui se traduira par une expérience de travail améliorée pour tous et une augmentation de l’efficacité de votre organisation.

Le sentiment de communauté qui naît lorsque tous les utilisateurs se retrouvent au sein de la même plateforme et utilisent les mêmes fonctions de conversation et de recherche centralisées est tout simplement formidable. Cela dit, parvenir à une adoption réelle et mettre tous les utilisateurs à niveau peut nécessiter des mois d’efforts : c’est un processus continu.

…Idée en bonus !

Si l’un de vos sites ou départements se trouve encore en phase de déploiement de Teams, mettez en place un canal de questions-réponses ou d’actualités sur Teams. Chez AvePoint, nous avons baptisé le nôtre « Canal du savoir ». C’est un emplacement centralisé où tout le monde peut intervenir pour poser des questions ou parler de ses difficultés et obtenir de l’aide. De cette manière, vous permettrez à ces connaissances de se propager de façon autonome et indépendante sans devenir vous-même le point de convergence des contenus correspondants.

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