Guide sur la collaboration : quand utiliser Microsoft Teams, Yammer et SharePoint ?
Pour les nouveaux utilisateurs d’Office 365, la question de savoir quel outil utiliser dans quelle situation peut être un véritable casse-tête. Il y a tant d’applications et d’espaces de travail virtuels disponibles que la question de savoir où stocker, gérer et créer des fichiers et collaborer avec ses collègues peut sembler presque insoluble. L’objectif de ce guide est de fournir à l’utilisateur quelques règles de base auquel il peut se référer rapidement pour savoir quel outil Office 365 utiliser dans quelle situation. C’est parti !
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Microsoft Teams : l’outil de collaboration par excellence
Comme son nom l’indique, Microsoft Teams est l’endroit où se déroule la majeure partie de la collaboration quotidienne au sein d’une équipe. L’architecture de Microsoft Teams a été décrite dans des articles antérieurs ; ici, nous allons nous intéresser aux principales caractéristiques que tout utilisateur de l’application devrait connaître.
Mise en relation et collaboration
Ce qui frappe en premier lorsque l’on examine Microsoft Teams est la facilité avec laquelle l’application permet de communiquer avec n’importe quel interlocuteur au sein d’une organisation. Dotée de fonctionnalités de chat, d’appel et de réunion, elle apparaît comme l’outil idéal où concentrer la majeure partie de la collaboration.
Le partage de fichiers et la collaboration sur les contenus sont encore facilités par la liaison backend à SharePoint et Stream. Stream permet l’enregistrement et la mise à disposition à la demande des réunions tenues dans Teams ; s’agissant de réunions sur le développement de la relation clientèle, entre développeurs ou sur un produit, ces enregistrements peuvent constituer des ressources précieuses. SharePoint permet aux utilisateurs de partager des fichiers et de collaborer sur des tâches sans avoir à se préoccuper de problèmes d’historique des versions ou suivre des modifications en direct.
Fonctionnalités de conversation
En ce qui concerne l’usage quotidien, Microsoft Teams brille surtout par la qualité de ses fonctions de chat. Teams permet de converser de façon commode avec n’importe quel interlocuteur, que ce soit de façon individuelle ou en groupe. Les utilisateurs évitent ainsi d’avoir à recourir à des e-mails et obtiennent des réponses plus rapidement. Teams prend aussi en charge la « conversation permanente », et permet ainsi de consulter à tout moment une conversation antérieure ou des fichiers partagés auparavant à titre de référence, etc.
La puissance de la plateforme Microsoft Teams
En tant que plateforme, Microsoft Teams est particulièrement puissante car il est possible d’y intégrer d’autres applications Office 365 telles que Stream et Planificateur, et même de l’étendre et de la personnaliser en y intégrant des applications d’éditeurs tiers et des systèmes existants tels que JIRA. Ces intégrations permettent de tirer parti de bots et de connecteurs grâce auxquels Microsoft Teams peut véritablement devenir la plaque tournante de toute l’activité d’un utilisateur. Un utilisateur souhaitant par exemple soumettre ou suivre une demande JIRA pourrait configurer un connecteur afin de gérer entièrement ces tâches par le biais de Microsoft Teams.
Exemple : connecteur JIRA.
Yammer : communication d’entreprise et partage d’informations
Tandis que Microsoft Teams est conçu pour le travail d’équipe et la collaboration quotidienne, Yammer devrait principalement être utilisé pour les annonces à l’échelle de l’entreprise et le partage de connaissances entre les services. Les fonctionnalités de communication entre services sont particulièrement utiles au jour le jour. J’ai récemment assisté à un webinaire lors duquel la police belge a expliqué comment elle a pu appréhender un graffiteur qui se déplaçait de région en région grâce à la communication entre services à l’aide de Yammer.
Communication à l’échelle de l’entreprise
Yammer est l’outil idéal pour la tenue de réunions ouvertes à toute l’entreprise et l’annonce de nouvelles intéressant toute l’entreprise. Chez AvePoint, nous avons par exemple créé une communauté Yammer baptisée « Town Hall » (réunion publique) où nous tenons toutes nos réunions d’entreprise trimestrielles et diffusons nos annonces.
Communautés Yammer
Les nouvelles communautés Yammer permettent de réunir des parties de l’entreprise qui, sans elles, n’auraient sans doute jamais entretenu des relations très étroites. Elles peuvent par exemple servir à constituer un espace de développement produit rassemblant des commerciaux et des développeurs, un espace consacré au positionnement de produits et ouvert aux commerciaux et au marketing, ou même une communauté dont le but est de partager et de cultiver la culture de l’entreprise.
SharePoint : intranet des services et bibliothèque de documents
Pour faire simple, SharePoint est une plateforme de gestion documentaire destinée aux entreprises. Elle permet aux services et équipes de toutes tailles de stocker, d’organiser et de collaborer très facilement sur l’ensemble de leurs données et contenus. En plus d’être une plateforme de gestion documentaire, SharePoint peut aussi être utilisée en tant que site intranet donnant accès à l’ensemble des contenus et ressources d’une entreprise.
Exemple de présentation possible du site SharePoint d’un service d’entreprise.
Intranet de service
Utiliser SharePoint en tant qu’intranet est l’un des usages les plus judicieux qu’un service puisse en faire. Créer un site SharePoint clairement structuré hébergeant tous les contenus et données permet de mettre à la disposition de chaque collaborateur, nouveau ou ancien, un emplacement unique où il peut trouver facilement ce qu’il recherche. (Comme illustré dans l’exemple qui précède.)
Intranet de l’organisation.
N’oubliez pas de partager cet article et ce diagramme avec vos collègues pour améliorer la collaboration au sein de votre organisation !
En tant qu’intranet d’une organisation, SharePoint est un outil puissant et pratique pouvant servir de plaque tournante des besoins des collaborateurs. Il peut servir de point de départ pour accéder aux sites intranet d’autres services ou à d’autres informations telles que des ressources internes mises à disposition par les RH ou des contenus de développement de la relation clientèle.
Dans Office 365, choisissez le mode de collaboration qui vous convient
Le compte y est : nous venons de faire le tour des trois principaux modes de collaboration disponibles dans Office 365. De la communication à l’échelle de l’entreprise à la conversation individuelle, vous disposez d’une multitude de possibilités pour faire votre travail. Si vous êtes administrateur informatique et souhaitez en savoir plus sur la prolifération des Teams ou les ressources externes, ne manquez pas de consulter nos ressources !
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Spenser Bullock is a former AvePoint Channel Solutions Engineer, focused on enabling partners and their customers to utilize and maximize their Microsoft 365 technology adoption and usage.
