Bonnes pratiques pour une migration efficace vers SharePoint Online
Le travail à distance est au cœur de nombreuses organisations aujourd’hui. L’émergence de cette nouvelle norme a poussé les chefs d’entreprise à faire preuve d’innovation en permettant à leurs employés de travailler avec les outils de bureau familiers.
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Alors que les serveurs de fichiers et les partages de fichiers sur site faisaient partie du passé, l’environnement cloud a apporté une nouvelle façon de travailler et de collaborer. Aujourd’hui, grâce aux plateformes de collaboration modernes, les utilisateurs peuvent accéder aux données et partager des fichiers sans avoir à se connecter au réseau de l’entreprise.
SharePoint Online, l’une des plateformes professionnelles dynamiques de la suite Microsoft 365, présente ces avantages du cloud et bien plus encore. En favorisant le travail en équipe grâce à ses fonctions de collaboration, en encourageant une meilleure communication grâce à ses capacités intranet et en assurant la sécurité, la visibilité et le contrôle des informations sensibles grâce à ses stratégies de gouvernance, SharePoint Online a créé un tout nouveau monde de collaboration à distance.
Mais vous avez peut-être déjà entendu parler de tout cela. En fait, vous avez peut-être même envisagé de migrer vers cette plateforme. C’est probablement la raison pour laquelle vous lisez cet article de blog : vous vous êtes décidé et vous cherchez maintenant un guide pour assurer le succès de votre migration.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, posons d’abord quelques questions sérieuses.
Êtes-vous prêt à migrer ?
La migration vers une nouvelle plateforme ne se produit pas tous les jours, il est donc raisonnable d’être un peu incertain sur la façon de gérer ce grand changement de la meilleure façon possible. Il est essentiel que tout se passe bien puisque vous allez construire votre nouveau système de travail dans un nouvel environnement.
Il est alors absolument nécessaire que les perturbations soient réduites au minimum et qu’aucune donnée importante ne soit perdue, supprimée ou compromise. Vous aurez à traiter tous les fichiers, documents et autres données que vos utilisateurs utilisent chaque jour pour travailler, et ils sont tous cruciaux pour la continuité de votre entreprise.
Mais il y a une tonne de facteurs qui peuvent affecter les performances de votre migration vers SharePoint Online, par exemple, l’infrastructure du réseau, la taille des fichiers, le temps de migration et le problème de limitation. La compréhension de tous ces facteurs sera essentielle au succès de la migration.
Bonnes pratiques pour la migration vers SharePoint Online
Passons maintenant aux préparatifs de votre migration. Voici six choses dont vous devez vous souvenir pour une migration efficace vers SharePoint Online :
1. Analysez votre source et planifiez en conséquence
Quelle que soit votre source (serveurs de fichiers, solutions de stockage tierces ou applications tierces de stockage du cloud), l’examen de votre environnement actuel vous aidera à mieux comprendre vos données, ce qui vous aidera à planifier votre migration plus efficacement.
Sachez où se trouvent exactement vos données, qui les utilise, si vous en avez besoin ou si elles sont très sensibles. En outre, la prise en compte du nom du fichier et de la longueur du chemin d’accès vous permettra de mieux préparer vos données pour votre nouvel environnement SharePoint.
En comprenant comment vos utilisateurs ont utilisé votre contenu depuis votre source, vous pouvez planifier des structures de données et des flux de travail appropriés pour aider vos utilisateurs finaux à profiter d’une expérience positive.
Ensuite, évaluez vos priorités en fonction de votre analyse. Lors de la planification, vous devez non seulement envisager la meilleure approche de migration, mais aussi choisir le bon outil. Certains outils ne peuvent pas vous aider à répondre à vos besoins en matière de migration, l’utilisation de l’outil le plus complet sera donc bénéfique pour votre réussite.
2. Emballez correctement votre contenu
L’une des étapes les plus importantes de la migration vers SharePoint Online est la planification du bon « emballage ». Il n’est pas conseillé de migrer de grandes quantités de données en une seule fois, car cela entraînera un problème de limitation pendant la migration. À l’inverse, les petits emballages ralentiront votre migration.
Il est essentiel de déterminer la taille adéquate du contenu à déplacer et d’envisager de déplacer d’abord certains types de fichiers.
Microsoft recommande de regrouper au moins 250 fichiers par transfert pour améliorer le débit. En ce qui concerne la taille, un minimum de 100 Mo et moins de 250 Mo par emballage est recommandé.
N’oubliez pas qu’il est plus rapide de migrer des fichiers de grande taille que des fichiers plus petits. De même, la migration des fichiers est plus rapide que celle des objets et des éléments de liste.
3. Préparez votre destination de migration de SharePoint
Avant de procéder à la migration, assurez-vous que votre destination est prête. Si vous classez votre contenu avant la migration et utilisez les outils de gouvernance proposés par Microsoft 365, vos données seront régies de manière sécurisée, les informations seront protégées de manière appropriée et vous pourrez gérer les risques dès le départ.
Ainsi, pour mieux utiliser les contrôles fournis par SharePoint Online, vous devrez planifier et appliquer votre plan de gouvernance à l’avance.
4. Investissez dans la gestion des changements
Pour mieux préparer votre destination, prendre le temps d’envisager la gestion des changements (en anglais) sera bénéfique. Non seulement cela se traduira par un taux d’adoption plus élevé, mais cela contribuera également à améliorer vos processus métier.
S’il est bon de penser à vos anciens flux de travail pendant les phases de découverte et de planification, vous devez également profiter des changements et des innovations qui les accompagnent pour améliorer votre système. Trouvez l’équilibre entre l’exploitation de systèmes réels éprouvés et la création de systèmes améliorés.
Heureusement, SharePoint Online dispose de divers outils pour vous aider à y parvenir. En outre, il peut être intégré à d’autres plateformes Microsoft 365, ce qui vous offrira de nombreuses possibilités d’amélioration du flux de travail, assurez-vous alors de faire des recherches à ce sujet !
5. Effectuez des tests pilotes
Même si vous pensez que votre plan est excellent, d’autres facteurs peuvent affecter la performance finale.
Les tests pilotes vous permettront de prévenir et de corriger les éventuelles lacunes du plan avant la migration réelle. Il sera important de trouver des ensembles de données qui reflètent votre migration pour tester l’efficacité du plan.
6. Conduisez la chronologie et le processus de migration en conséquence
Pour obtenir le meilleur débit, il est préférable de planifier votre migration pendant les heures creuses qui sont généralement les nuits et les weekends dans le fuseau horaire de votre région. Tenter de migrer vers SharePoint Online pendant les heures de pointe ne fera que provoquer des problèmes de limitation.
En outre, Microsoft vous encourage à ne pas soumettre plus de 5 000 demandes de migration à la fois, car une mise en file d’attente excessive ralentira votre migration. Enfin, veillez à terminer vos tâches de migration avant d’envoyer une nouvelle demande.
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Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
