Migrations de contenus Office 365 en cas de fusion-acquisition : notre plan en 5 étapes

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Cela va sans dire, la logistique nécessaire pour fusionner deux entreprises peut s’avérer très délicate. Il en va de même pour la migration des données vers Office 365 ou la fusion d’entités. Il est très facile de perdre des données et des utilisateurs dans le chaos si l’on ne met pas en place des procédures de planification et de validation adéquates dès le début. Vous souhaitez que le processus se déroule le mieux possible ? Alors poursuivez votre lecture : nous vous proposons un petit guide relatif à la migration des données Office 365 en situation de fusion ou d’acquisition.

Établir un inventaire

Avant toute chose, vous devez en tant qu’administrateur décider quelle entité doit être déplacée et à quel endroit. Passez en revue toutes vos licences Microsoft. Posez-vous la question suivante :

• de quelles licences mes utilisateurs disposent-ils ?
• De quels outils Microsoft vos utilisateurs se servent-ils (Teams, Groups, SPO, EXO, etc.) ?
• L’entité de destination contient-elle la même configuration d’outils et les licences requises ?

L’étape suivante consiste à choisir un outil de migration et à réaliser un inventaire préalable à la migration. Cet inventaire vous donnera une idée du volume et du type de contenu dont vous disposez ainsi que de l’actualité de vos données. Sur cette base, vous pourrez examiner votre environnement et déterminer ce que vous souhaitez migrer, dans quel volume et où.

Dans un contexte de fusion-acquisition, les conventions de désignations constituent le facteur principal à prendre en compte. Un bon outil de migration doit vous permettre d’importer les noms et de les personnaliser à mesure que les données se déplacent. Mais vous devez aussi vous assurer de bien comprendre la structure du domaine dans l’environnement source et d’anticiper ce qu’elle serait dans l’environnement de destination.

Questions : voulez-vous que vos utilisateurs aient les mêmes titres dans l’ancien et le nouveau domaine ? Vont-ils juste changer les domaines de leurs adresses e-mail, c’est-à-dire passer de @ABC.com à @XYZ.com ? Et qu’en sera-t-il des comptes de service ? Déplacerez-vous tous les utilisateurs ou juste les employés actifs ?

Créer des passerelles

Il est essentiel de créer des liens avec votre système source, qu’il s’agisse d’Office 365 ou d’un autre. Ce lien vous permettra de réaliser un inventaire préalable à la migration extrêmement fidèle. Il vous faudra par ailleurs créer une passerelle vers l’environnement de destination, laquelle servira à déplacer effectivement le contenu vers la nouvelle entité. Ces liens doivent avoir un accès illimité à la source et à la destination.

Nous vous recommandons de toujours utiliser un profil d’application pour les déplacements vers/depuis Office 365. Vous vous assurerez ainsi de respecter les bonnes pratiques MSFT et de migrer vos données de manière aussi efficace et rapide que possible. Nous conseillons également de configurer un compte de service au cas où certains éléments ne pourraient pas être récupérés par le profil d’application).

Une fusion-acquisition planifiée cette année ? Voici comment migrer vos données O365 Cliquez pour tweeter

Planifier

Il est maintenant temps de planifier la transition des utilisateurs et la migration du contenu. Bien entendu, le déplacement vers une nouvelle entité requiert un certain degré de gestion en ce qui concerne les utilisateurs. Vous ne voudriez tout de même pas que vos collaborateurs arrivent un jour et constatent que tous leurs documents ont été déplacés, qu’ils ont une nouvelle adresse e-mail, que leur utilisateur n’est pas disponible ou que de nouveaux outils leur ont été ajoutés. L’objectif principal de la planification de la migration consiste à perturber le moins possible les utilisateurs finaux et à les préparer au mieux à la transition.

Prenons l’exemple de la compatibilité des applications entre les entités. Si l’entreprise qui a racheté la vôtre utilise Microsoft Teams mais pas vous, il vous faudra impérativement former vos utilisateurs aux nouveaux outils dont ils disposeront après la fusion ou l’acquisition. Si de nouvelles règles de gouvernance doivent être apprises, veillez à les présenter assez tôt pour que la transition soit aussi fluide que possible.

Prenons le cas inverse : si votre entreprise utilise une application dont l’autre ne se sert pas, qu’advient-il de ces données après la fusion ? Que vous décidiez de les archiver, de les stocker hors-ligne ou de les migrer vers l’entité de destination, vous devez vous préparer à ce type de difficultés dès le début.

Une fois que vous avez défini un plan pour la transition des utilisateurs et de leurs contenus, nous vous suggérons de migrer d’abord la majorité de ces contenus vers l’environnement de destination au moyen d’une migration complète puis de ménager une période de transition lorsqu’il y a chevauchement et que les utilisateurs ont accès aux deux entités. Vous pouvez ensuite réaliser une migration progressive afin de régler les derniers détails et d’effectuer des changements éventuels avant de limiter l’accès des utilisateurs à la nouvelle entité.

Il s’agit généralement d’un processus graduel réalisé par groupes. Selon l’envergure de la fusion ou de l’acquisition, il peut être judicieux de l’effectuer par département. Faites d’abord un essai pilote avec des collaborateurs sympathiques et disposés à tester tout cela avec vous.

Déplacer

Certaines tâches de migration peuvent ne pas donner des résultats optimaux dès la première fois. Il est donc essentiel d’analyser les tâches incomplètes, c’est-à-dire celles qui ont été achevées avec des exceptions ou qui ont abouti à un échec. Ces exceptions et erreurs peuvent être dues à une multitude de facteurs :

• Problèmes de connexion
• Types de fichier
• Limites de taille
• Restrictions des API (probablement côté source)
• Etc.

Nous recommandons vivement de comprendre parfaitement toutes les restrictions publiées côté source et destination. Comme bien souvent, celles-ci échappent à votre contrôle et à celui de votre fournisseur d’outil, cela vous aidera à définir les attentes en matière de gestion dès le début de votre projet de migration.

Voyez ce « déménagement » comme une boucle continue jusqu’à ce que le projet soit achevé et anticipez le fait que certains contenus requerront peut-être plusieurs tentatives avant que tout soit déplacé en intégralité. Le contenu changera toujours si les utilisateurs sont actifs, mais ce n’est pas un problème !

Avant d’annoncer à tous que la migration est achevée, vérifiez bien que l’ensemble du contenu à déplacer est bien arrivé à destination. Les outils de création de rapports tiers peuvent vous y aider en vous indiquant directement ce qui a été déplacé et pourquoi certains éléments n’ont pas bougé.

Valider

Pour finir, vous devez impérativement valider que tout a été migré et passer en revue les erreurs éventuellement survenues pendant le déménagement. Ce processus de validation vous aidera à détecter et à traiter tout ce qui a pu passer entre les mailles du filet puis à migrer progressivement les éventuels contenus restants.

Remarque : ce processus se déroulera bien mieux si les utilisateurs sont formés de manière à pouvoir valider eux-mêmes leurs propres données après la migration. C’est surtout vrai si des données ont été transformées d’une manière ou d’une autre.

Les erreurs courantes à éviter

Ne pas planifier la gestion du changement avec les utilisateurs

Encore une fois, ne déplacez pas vos utilisateurs sans crier gare : ils seront perturbés et auront plus de mal à s’adapter à la nouvelle entité. Si les utilisateurs arrivent un jour au bureau et découvrent brusquement de nouveaux outils qu’ils ne connaissent pas ou la disparition de l’un de leurs outils habituels, cela ne fera que causer des problèmes.

C’est pourquoi il est essentiel de préparer vos utilisateurs et de planifier votre migration. Garantir une perturbation minimale du travail de vos utilisateurs est l’un des facteurs de réussite principaux de toute migration. Et tout se passera de manière beaucoup plus détendue si les utilisateurs savent que l’équipe technique respecte leur travail !

Ne pas se donner assez de temps pour tout migrer

La migration de contenus ne doit jamais être réalisée pendant les heures de travail. Idéalement, elle doit être prévue pendant la nuit ou le week-end. Non seulement cela correspond aux bonnes pratiques de Microsoft, mais cela vous permet aussi d’assurer la productivité optimale des entités de vos utilisateurs pendant leur journée de travail. Il est aussi important d’estimer la durée effective de la migration en tenant compte de ces restrictions. Si vous devez migrer 100 000 utilisateurs, combien pourrez-vous en déplacer dans une période donnée ? N’essayez pas de réaliser une migration de grande envergure dans un laps de temps très court. Les effets ne pourront être que négatifs :

• Utilisateurs perturbés
• Ralentissement de l’entité en cas d’encombrement excessif
• Potentiel de contenu manquant s’il n’y a pas assez de temps pour remédier aux erreurs ou réaliser une validation
• Pas assez d’anticipation pour préparer les utilisateurs aux nouveautés actuelles ou prévues
• Et ainsi de suite

Si vous faites face à un délai serré, essayez de migrer d’abord le contenu prioritaire et les données absolument indispensables (c’est-à-dire le contenu considéré comme « actif »).

La migration des données Office 365 pendant une fusion ou acquisition est toujours délicate, mais j’espère que cet article vous aidera à gérer ce processus de manière plus détendue. Et pendant que vous planifiez votre migration, avez-vous réfléchi à la manière dont vous comptez gérer l’arrivée graduelle de nouveaux utilisateurs ? Quelles mesures l’entreprise acheteuse a-t-elle prises pour s’assurer que les nouveaux collaborateurs, contenus et outils qu’elle accueille soient conformes à ses règles de gouvernance ?

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