SharePoint のゴミ箱とは？ 使い方や復元方法を解説
SharePoint で作成したサイトで不要になったアイテムはゴミ箱に捨てます。ただ、パソコンのようにデスクトップにわかりやすく設置されているわけではありません。そのため、慣れていないといざ復元したいと思っても見つけるのに時間がかかってしまうでしょう。
この記事では、 SharePoint を活用する上で欠かせないゴミ箱の場所はどこなのか、捨てたアイテムは何日間保存されているのかなどについてお伝えします。ゴミ箱を整理する重要性についても解説しますのでぜひ、参考にしてください。
SharePoint のゴミ箱はどこにある ？
SharePoint のゴミ箱は、アイテムを削除した SharePoint サイトの画面左下にあるサイドリンクバーのナビゲーション内にあります。
なお、サイドリンクバーのナビゲーション内にゴミ箱がない場合は、「設定」から「サイトコンテンツ」を選択すると、「サイトコンテンツ」の右上に表示されます。
SharePoint で必要なアイテムを間違って削除した場合や削除したアイテムを後になってからもう一度使いたい場合は、ゴミ箱から復元可能です。
ゴミ箱にはどのくらいの期間保存されている ？
SharePoint のゴミ箱に、削除したアイテムが保存される期間は93日間です。
93日が過ぎる前にアイテムを削除したり、ゴミ箱を空にしたりした場合でも、サイトコレクションのゴミ箱に移動するだけで完全に削除はされません。
そのため、削除してから93日間過ぎていないのにゴミ箱からアイテムがなくなっていたとしても、サイトコレクションのゴミ箱に残っている可能性があります。
ただし、サイトコレクションのゴミ箱の容量を超えてしまった場合は、93日間を過ぎていなくても古いアイテムから削除されるため注意が必要です。
ゴミ箱の容量はどれくらい ？
ゴミ箱の最大容量は、サイトコレクションの最大ストレージである25TBです。また、サイトコレクションのゴミ箱の最大容量は、25TBの200%、つまり50TBとなります。
ただし、ゴミ箱の容量は必ずしも一定ではありません。購入するプランやライセンス数によるサイトコレクションのストレージ クォータや、リストビューのしきい値に左右されます。
通常、SharePoint では、リストもしくはライブラリに最大3,000万個のアイテムやファイルの格納が可能です。しかし、リストビューに5,000を超える項目が表示された場合、リストビューのしきい値にエラーが発生する場合があります。もしエラーが発生してしまうと、ゴミ箱の容量にも影響が出る可能性があります。
ゴミ箱からアイテムを復元・削除する方法
誤って必要なアイテムを削除してしまった場合にゴミ箱から復元する方法とSharePoint から削除する方法について解説します。
復元・削除の方法は以下のとおりです。
- 削除したアイテムを保存していたサイトにあるゴミ箱を開く
- 復元したいアイテムを選択し、「削除・復元」からどちらかを選択する
- 「復元」を選択すると、元々保存されていた場所に戻り、「削除」を選択すると、サイトコレクションのゴミ箱へ移動します。
なお、アイテムではなくフォルダを復元した場合は、フォルダ内のアイテムもすべて復元されます。同様にフォルダを「削除」すれば、フォルダ内のアイテムもすべて削除されるので、特に削除をする際は注意が必要です。
また、「ゴミ箱を空にする」を選択すれば、ゴミ箱内にあるすべてのフォルダ、アイテムが削除されます。また、手動でアイテムを削除しない場合は、保存期間である93日を過ぎると、アイテムは自動で完全削除されます。
SharePoint がゴミ箱化しないために定期的な整理と管理が重要
必要なファイルと不要なファイルは、定期的に整理しないと SharePoint の容量を圧迫してしまうだけではなく、必要なときに必要なファイルを見つけるのにも手間取ってしまいます。
そのため、不要なファイルは定期的にゴミ箱に移動させ、必要なファイルだけを残すようにすることが重要です。
また、ゴミ箱の中身も定期的に整理しないと、 SharePoint 全体の容量を圧迫することになるため、本当に必要でないのであれば、93日を待つことなく削除しましょう。
不要なアイテムを削除することで、 SharePoint 内が整理され必要なアイテムがどこにあるのかもすぐに見つけられるようになるため、業務が効率化します。また、容量の圧迫もなくなり、 SharePoint を快適に使えるようにもなるでしょう。
誤って削除した場合はゴミ箱を確認してみよう
SharePoint では、ゴミ箱がサイトごとに分かれているため、定期的にチェックしていないと、どこで何を削除したかがわからなくなる可能性があります。
また、ゴミ箱の保存期間や容量は決まっているため、後になってから必要だと思っても期間や容量のオーバーで完全に削除され、復元できなくなるケースも少なくありません。
これらのミスを防ぐには、誤って削除した場合はすぐにゴミ箱を確認することや定期的にゴミ箱を確認し、整理することが重要です。
ただ、常に手動で確認するのは手間がかかるため、 AvePoint Opus の活用をおすすめします。重要な情報資産を AI で手間をかけずに適切に管理できるようになり、担当者の負担軽減が可能です。
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