4 Möglichkeiten zur Stärkung der Yammer-Governance
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Yammer ist eine fantastische Plattform im Social Media-Format für die Zusammenarbeit von Nutzern und um Ihre gesamte Organisation auf dem Laufenden zu halten. In Yammer-Communities können Nutzer Beiträge verfassen, Shout-Outs geben, Inhalte teilen und Umfragen durchführen, sodass alle ganz einfach wissen, was vor sich geht!
Es ist sogar möglich, Microsoft Teams Live Events zu verwenden, um Inhalte live auf der Plattform zu streamen! Mit allen diesen großartigen Funktionen wird Yammer häufig zu einer wichtigen Anlaufstelle für den Austausch von Inhalten und Dateien in Microsoft 365.
Bei all diesen großartigen Funktionen und so einfach es auch ist, Inhalte in Yammer zu posten und freizugeben, ist es jedoch sehr wichtig, die Nuancen in Bezug auf Governance und Sicherheit für die Plattform zu verstehen, sowie zu wissen, was möglich ist und was nicht.
1. Verstehen, wie sich Yammer in das Arbeitsmodell Ihrer Organisation integriert
Als Erstes müssen Sie überlegen, ob Ihre Organisation Teams verwendet und in welchen Situationen die Nutzer zu Teams gehen sollten, anstatt in Yammer zu posten. Informationen in Yammer-Communities könnten potenziell in Microsoft 365 Gruppen und damit in Microsoft Teams gespeichert werden.
Es liegt also auf der Hand, dass die erste und eine der wichtigsten Überlegungen zur Yammer-Governance darin besteht, zu verstehen, dass Yammer nicht in einem Vakuum arbeitet. In den meisten Unternehmen ist Yammer nur eine der vielen miteinander verbundenen Anwendungen in Microsoft 365.
Für Nutzer ist es sehr einfach, Yammer in Microsoft Teams zu integrieren.
2. Yammer-Administration und Netzwerksicherheit
Es gibt mehrere Yammer-Admin-Rollen, die zur Verwaltung der gesamten Plattform zugewiesen werden können. Die Yammer-Gruppen-Admin-Rolle ist in der Lage, die Mitgliedschaft und die Einstellungen jeder einzelnen Yammer-Community/Gruppe zu verwalten.
Es gibt auch viele Einstellungen für Netzwerksicherheit, mit denen Sie den Nutzerzugriff, die Domain-Einstellungen und -Einschränkungen sowie den für die Organisation gewünschten Grad der Verbindung mit Office 365 steuern können.
3. Erstellung, laufende Verwaltung und Stilllegung von Yammer-Communities
Es ist wichtig, eine klare Strategie zu planen und zu kommunizieren, wie Mitarbeiter Yammer im Gegensatz zu anderen Anwendungen in Microsoft 365 oder Teams verwenden sollen. Ebenso wichtig ist es, einen Plan zu haben, wer Yammer-Communities bereitstellen kann, wer sie pflegt und zu welchem Zeitpunkt sie stillgelegt werden sollten.
Für die allgemeine Zusammenarbeit in Yammer ist es möglich, Yammer-Community-Aktivitäten stumm zu schalten, sodass der Rest der Organisation keine Benachrichtigungen über Aktivitäten aus bestimmten Yammer-Communities erhält. Es ist also auch möglich, öffentliche oder private Communities zu erstellen, um zu kontrollieren, wer welche Aktivitäten in Yammer sehen kann.
Yammer kann sehr schnell unübersichtlich werden, wodurch es für die Nutzer schwieriger wird, zu verstehen, wo sie Nachrichten posten sollen oder benötigte Informationen zu finden. Aus diesem Grund müssen Sie nicht nur mit entsprechenden Leuten kommunizieren, wie und warum Yammer-Gruppen erstellt werden, sondern auch einschränken, wer Yammer-Gruppen erstellen kann.
Von Haus aus ist dies nur möglich, indem Sie die Erstellungsbeschränkungen von Yammer mit den Erstellungsbeschränkungen von Office 365 Gruppen abgleichen. Sie müssen jedoch bedenken, dass jeder Nutzer, der eine Yammer-Community erstellen kann, eine Microsoft 365-Gruppe oder ein Microsoft 365-Team erstellen kann und umgekehrt.
Wenn Sie Yammer-Communities mit aktiviertem Native-Modus erstellen, können Sie auch mithilfe der Namenskonvention und dynamischen Gruppe verfolgen, warum Yammer-Communities erstellt werden, wer sie erstellt hat und wer auf ihre Informationen zugreifen kann.
Als Teil dieses Erstellungsprozesses und der laufenden Verwaltung von Yammer-Communities sollten Sie planen, welche Arten von Yammer-Communities externe Nutzer haben sollen. Verwalten Sie den Zugriff basierend auf Informationen, die externe Nutzer sehen sollen. Bestimmen Sie, ob Sie ein separates externes Netzwerk (im Native-Modus nicht möglich) für die externe Yammer-Zusammenarbeit wünschen.
Wenn es onlie geht, können Ihre Teams-Gastnutzer auch auf Informationen in Yammer zugreifen! Dies kann über die Teams Yammer-App oder über die Yammer-Anwendung selbst erfolgen. Gastnutzer eines bestimmten Teams können nur auf die Yammer-Informationen zugreifen, die mit der Yammer-Community eines bestimmten Teams verbunden sind.
Yammer-Gruppenadministratoren und übergeordnete Admin-Rollen haben die Möglichkeit, Yammer-Communities aus dem Netzwerk zu löschen. Sie sollten ein klares Verständnis dafür haben, wann dies in Ordnung ist und wann es geschehen muss, weil Inhalte doppelt vorhanden, irrelevant oder veraltet sind.
Insbesondere, wenn noch wichtige Informationen in der Yammer-Community existieren, können Sie in Erwägung ziehen, die Mitglieder zu entfernen und als De-facto-Archivierungsmethode für die Daten privat zu machen, da es keine „Out-of-the-box“-Möglichkeit gibt, die Yammer-Informationen zu archivieren.
4. Skalierung der Yammer-Governance als Teil eines Frameworks
Mit der Cloud Governance-Lösung von AvePoint können Governance-Kontrollen so angepasst werden, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens genauer erfüllt werden und der Arbeitsaufwand für die Überwachung der Plattform und der Nutzeraktivitäten verringert wird.
Wir erleichtern es Ihnen, einen Überblick darüber zu behalten, wer für einen Geschäftsprozess verantwortlich ist, ohne dass dieser Nutzer zusätzliche Admin-Rechte für jede Yammer-Community, die er “besitzt”, erhalten muss.
Mit Cloud Governance können Administratoren nicht nur einfach kontrollieren, wer eine Yammer-Community bereitstellen kann und wer nicht, sondern auch, wer als Teil des Prozesses die Klassifizierung auf diese Yammer-Community anwenden kann und wer nicht. So wird sichergestellt, dass die Einstellungen—insbesondere öffentliche und private Einstellungen sowie Einstellungen für externe Nutzer/Teilen—richtig angewendet werden.
Der Schlüssel zur Verwaltung von Yammer liegt in dynamischen Kontrollen, die sowohl für die IT als auch für die Nutzer in großem Umfang funktionieren. Dies gilt insbesondere, da es nicht nur um die Steuerung von Yammer-Communities, sondern auch um die Steuerung von Microsoft 365-Gruppen, Microsoft Teams und SharePoint-basierten Prozessen geht! Indem Sie alles berücksichtigen, von der optimalen Einbindung von Yammer in Ihre Organisation bis hin zur Verwaltung und Sicherung Ihrer Daten, können Sie das absolute Maximum aus der App herausholen und die unternehmensweite Kommunikation in kürzester Zeit verbessern.
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Hunter Willis has been in web development, SEO and Social Media marketing for over a decade, and entered the SharePoint space in 2016. Throughout his career he has developed internal collaboration sites, provided technical and strategic advice, and managed solutions for small to large organizations. In addition, Hunter has served as a strategy consultant for many companies and non-profits in the Richmond area.
