4 Strategien zur Steigerung der IT-Effizienz in Microsoft 365 und Power Platform

Die Software-as-a-Service-Tools Microsoft 365 und Power Platform sind für Unternehmen von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die Workflow-Produktivität und Prozesseffizienz zu verbessern. Aufgrund der komplizierten Integration zwischen den Plattformen kann die Verwaltung des Multi-SaaS-Betriebs jedoch komplex sein und zu Ineffizienzen für IT-Teams führen.

Wie implementieren Sie effektive SaaS-Governance-Strategien, um sicherzustellen, dass Ihr IT-Team und das gesamte Unternehmen von der betrieblichen Effizienz durch SaaS-Tools profitieren?

SaaS-Governance-Strategien für gesteigerte Effizienz

Im Folgenden finden Sie vier Strategien – zusammen mit SaaS-Verwaltungstools -, mit denen Sie die IT-Effizienz steigern und gleichzeitig die Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365 und Power Platform gewährleisten können.

1. Automatisieren Sie das Onboarding und Offboarding von Nutzern

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben von IT-Teams ist das Onboarding/Offboarding. Das manuelle Onboarding – das Hinzufügen von Nutzern und die Zuweisung von Lizenzen, Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen – kostet wertvolle Zeit, die für andere wichtige Aufgaben verwendet werden könnte. Das Offboarding von Nutzern ist ebenso aufwändig und birgt zudem das Risiko von Datenverlusten und einer falschen Zugriffsverwaltung.

Um die IT-Belastung zu verringern, automatisieren Sie die Prozesse für das Onboarding und Offboarding von Nutzern, einschließlich Lizenzverwaltung, Gruppenmitgliedschaften und Neuzuweisung von Berechtigungen.

Mit AvePoint EnPower können Sie automatisch Lizenzen bereitstellen und Berechtigungen und Gruppenmitgliedschaften auf der Grundlage von Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Durch automatisches oder manuelles Auslösen Ihres Workflows wird ein neu hinzugekommener Nutzer zu einer bestimmten Gruppe hinzugefügt und ihm eine Lizenz zugewiesen. Die Aktualisierung der Stellenbezeichnung eines Nutzers kann auch eine automatische Neuzuweisung der angegebenen Gruppen und Teams des Nutzers auslösen. Für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und aus dem Unternehmen entfernt werden müssen, können Sie einen weiteren Workflow konfigurieren, der automatisch die Lizenzen und den Nutzerzugriff auf Teams und Gruppen entfernt, sobald der Nutzer für die Anmeldung gesperrt wird.

2. Rationalisieren Sie die Bereitstellung von Arbeitsbereichen

Die Freigabe des Zugriffs auf Arbeitsbereiche ist für die Erledigung der Aufgaben der Nutzer entscheidend. Die IT-Abteilung muss die Spannung bei der Einrichtung neuer Arbeitsbereiche und bei der Kontrolle der Zugriffsberechtigungen eingrenzen, damit die Nutzer nicht durch strenge Richtlinien abgeschreckt werden und letztendlich eine bessere Produktivität und Zusammenarbeit ermöglichen.

Das Fehlen geeigneter Kontrollen für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsbereichen kann jedoch auch zu Wildwuchs, Compliance-Problemen und Sicherheitsbedenken führen.

Um Konsistenz zu gewährleisten, das Fehlerrisiko zu verringern und einen effizienteren Prozess für die Bereitstellung von Arbeitsbereichen zu ermöglichen, sollten Sie Regeln dafür aufstellen, wer Arbeitsbereiche in Ihrer Microsoft 365-Umgebung erstellen darf. Verwenden Sie dann ein SaaS-Betriebstool, um die Umsetzung Ihrer Regeln zu vereinfachen.

IT-Teams können mit AvePoint Cloud Governance die Erstellung neuer und die Verwaltung bestehender Arbeitsbereiche rationalisieren. Mit AvePoint MyHub können Unternehmen den Endnutzern Self-Service-IT-Ressourcen für die Bereitstellung, Verschiebung oder Umstrukturierung von Microsoft 365-Inhalten zur Verfügung stellen, ohne dass die IT-Teams eingreifen müssen.

In MyHub können Nutzer beispielsweise einen Arbeitsbereich für ihr Team anfordern, indem sie einen Fragebogen ausfüllen, damit die IT-Teams die wesentlichen Details des Arbeitsbereichs kennen. Sobald die Anfrage eingereicht ist, können IT-Teams sie einfach genehmigen und der Arbeitsbereich wird gewährt – komplett mit den richtigen Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen, die auf den Best Practices des Unternehmens basieren.

Schließlich können Sie mit AvePoint EnPower ein besseres Workspace-Management ermöglichen, indem Sie die Verwaltungsaufgaben auf mehr IT-Mitarbeiter verteilen, ohne globale Verwaltungsrechte zu vergeben. Dies führt zu einem praxisnahen Verwaltungsansatz, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

3. Zentralisierung der Verwaltung und Überwachung von Berechtigungen

Die Verwaltung von Berechtigungen über mehrere Arbeitsbereiche (oder sogar Tenants) hinweg kann schwierig sein, insbesondere wenn Arbeitsbereiche unterschiedliche Berechtigungsstrukturen haben. Um die Sicherheit und Compliance von Microsoft 365 und Power Platform zu gewährleisten, müssen IT-Teams einen zentralen Überblick über alle Nutzerberechtigungen und -aktivitäten haben.

Die zentrale Verwaltung und Überwachung von Berechtigungen kann dazu beitragen, potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und schnelles Handeln zu ermöglichen, um Datenverletzungen zu verhindern.

AvePoint Insights macht es einfach, mögliche Sicherheitsrisiken zu erkennen, indem es tenantweite Sicherheitsberichte anbietet, die Empfindlichkeits- und Aktivitätsdaten über Teams, Gruppen, SharePoint und OneDrive hinweg zusammenfassen. Anhand dieser Berichte können Sie nachvollziehen, wer über welche Berechtigungen verfügt, und feststellen, bei welchen Dateien oder Dokumenten die Berechtigungseinstellungen möglicherweise gelockert sind, was zu unerwünschter Offenlegung oder Schwachstellen führen kann.

Anschließend können Sie Richtlinien und Berechtigungsprobleme mit AvePoint Policies schnell beheben. Setzen Sie Microsoft 365-Sicherheitsregeln und Best Practices durch, indem Sie automatisch Regeln auf Ihre Teams, Gruppen, Sites und OneDrives anwenden – oder bei Bedarf auf Ihren gesamten Tenant – basierend auf Sicherheitsberichten in Ihrem Insights-Dashboard. AvePoint Policies kann Konfigurationsabweichungen proaktiv überwachen und Änderungen, die gegen die Richtlinien verstoßen, bis zu alle zwei Stunden melden und rückgängig machen.

Mit AvePoint EnPower können Sie eine ähnliche zentralisierte Verwaltung für Power Platform implementieren. AvePoint EnPower bietet zentralisierte Dashboards nach Dienst, um Ihre Power Platform-Elemente, -Erstellung und -Nutzung zu verstehen. Von diesem Dashboard aus können Sie Ihre Berechtigungen, Richtlinien und Ressourcennutzung überwachen und steuern, um Berechtigungseinstellungen, die einen Eingriff erfordern, schnell zu ändern.

4. Vereinfachen Sie das Lifecyclemanagement

Mit zunehmender Einführung von Microsoft 365 und Power Platform müssen IT-Teams über alle Vorgänge in der Unternehmensumgebung auf dem Laufenden bleiben – einschließlich Arbeitsbereichen, Daten, Nutzern, Prozessen und mehr. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jedes Element aktiv und beabsichtigt ist. Andernfalls werden Sie mit unnötigen Speicherkosten, Risiken einer übermäßigen Datenfreigabe und Sicherheitsbedrohungen konfrontiert, die Ihre SaaS-Verwaltung erschweren.

Die Vereinfachung des Lifecyclemanagements beginnt mit Transparenz und endet mit Kontrolle.

Mit AvePoint Cloud Governance erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Umgebung, um die beste Lifecyclemanagementstrategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sie erhalten Zugang zu Berichten und Warnungen über inaktive Sites und Nutzer, verwaiste Arbeitsbereiche und nicht genutzte Teams und können dann einen automatisierten Eskalationsprozess erstellen, um ein ordnungsgemäßes End-of-Life-Management des Arbeitsbereichs durchzusetzen.

Mit Cloud Governance können Sie den gesamten Prozess des Lifecyclemanagements implementieren und die notwendigen Kontrollen für eine erfolgreiche Skalierung aufrechterhalten.

IT-Effizienz mit effektiver SaaS-Governance

IT-Teams stehen unter enormem Druck, die aktuellen SaaS-Verwaltungspraktiken zu verbessern. Aus diesem Grund ist die Implementierung von SaaS-Governance-Strategien entscheidend für die Steigerung der betrieblichen Effizienz bei der Verwaltung von Microsoft 365 und Power Platform.

Befolgen Sie unsere oben empfohlenen Strategien, damit IT-Teams wertvolle Zeit sparen, sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren und sicherstellen können, dass das Unternehmen alle Vorteile von SaaS voll ausschöpfen kann.

Wenn Sie mehr über die Überwindung der SaaSOps-Barriere in Microsoft 365 erfahren möchten, sehen Sie sich jetzt unser On-Demand-Webinar an.