Die entscheidende Bedeutung solider Verwaltung für das Informationsmanagement
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Letzte Woche hatte ich das Vergnügen, mich zum ersten Mal seit … nun, es fühlt sich an wie eine Ewigkeit, aber wie misst man schon Pandemiejahre … persönlich mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Informationsmanagement zu treffen.
Bei der AIIM Conference im schönen Denver kamen wir hin, um uns mit dem massiven digitalen Wandel, der sich in den letzten Jahren abspielte und seinen Auswirkungen auf das Informationsmanagement zu befassen. Und während die besten Köpfe der Branche ihre Meinungen und Praktiken für die Anpassung an diesen Wandel austauschten, war es mir wichtig, im Auge zu behalten, was auf dem Spiel steht. Hier möchte ich mit Ihnen teilen, was ich dort zu bedenken gegeben habe.
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Als mein Sohn noch ein Baby war, musste er mehrmals ins Krankenhaus. Ganz besonders schockierend war eine Nacht, in der er nicht atmen konnte und wir Hals über Kopf mit ihm ins Krankenhaus rasten, nur um gesagt zu bekommen: „Sie müssen warten; wir können ihn nicht behandeln, bis wir die Unterlagen aus dem anderen Krankenhaus haben.“ Ganz richtig: Lebensrettende Maßnahmen hingen davon ab, dass gedruckte medizinische Unterlagen von einem Krankenhaus zum anderen gefaxt werden konnten. Und um das Problem ganz deutlich zu machen, das war nicht in den 1980ern, das war vor fünf Jahren.
Wenn mir vor dieser Nacht nicht bewusst war, wie wichtig solides Informationsmanagement ist, danach war es das auf jeden Fall.
Ich denke, wir sind uns alle einig, dass Daten und Informationen extrem wichtig sind, also warum messen wir der Verwaltung dieser Daten nicht die gleiche Bedeutung bei? Die Konsequenzen eines schlechten Informationsmanagements können lebensbedrohlich und prozesswürdig sein.
Vor wenigen Jahren befand ich mich auf einer spontanen Fahrt durch ganz Großbritannien, bei der mir nur das Radio Gesellschaft leistete. Im Radio lief ein Beitrag über den Skandal mit kontaminiertem Blut, bei dem für medizinische Zwecke ins Land eingeführtes Blut nicht gründlich genug auf Krankheiten überprüft worden war.
Viele Jahre später waren mehrere Menschen mit lebensbedrohlichen Krankheiten infiziert und forderten mit der Unterstützung ihrer Fürsprecher Zugang zu den Aufzeichnungen, die Aufschluss darüber geben sollten, welche Entscheidungen zu dieser Tragödie geführt hatten. Allerdings waren Regierungsstellen nicht in der Lage, viele der Aufzeichnungen zu beschaffen. Unter Opfern und Fürsprechern war die Rede von einer Vertuschung, die auch Teil eines Interviews war, das ich hörte. Während ich so weiterfuhr, wurde mir etwas klar: Es war keine Vertuschung. Es war schlichte Inkompetenz und die misslungene Verwaltung wichtiger Informationen.
Nachweisen zu können, was mit unseren Informationen passiert ist, ist extrem wichtig.
Was können Informationsverantwortliche also tun, um einen Informationslebenszyklus mit robusten Prozessen sicherzustellen? Prüfen, prüfen und nochmals prüfen. Die Prüfpfade helfen Ihnen dabei, genau nachvollziehen zu können, was sich bei der Verwaltung Ihrer Informationen abgespielt hat. Sie sind also genau so wichtig wie die Informationen selbst. Prüfpfade sollten ebenso lang aufbewahrt werden wie die Aufzeichnungen selbst, damit der Informationsverlauf überprüft werden kann.
An der Entsorgung von Informationen ist an sich nichts Falsches. Im Gegenteil: Die Entsorgung nicht länger benötigter Informationen ist sogar etwas Gutes! Allerdings muss die Entsorgung auch vertretbar sein. Ihr vertretbares Entsorgungsprogramm sieht unter Umständen ganz anders aus als das anderer Organisationen, weil es für Ihre Zwecke geeignet sein muss; doch es sollte einen oder mehrere der folgenden Punkte erfüllen:
- Aufbewahrung von Prüfpfaden für Entsorgungsmaßnahmen
- Manuelle Überprüfung und Zustimmung sowie Überwachung durch Geschäftsverantwortliche
- Metadaten-Kontrollaufzeichnungen als Nachweis, dass die Daten existiert haben
- Entsorgungsnachweise als Beleg, was im Rahmen der Entsorgung entfernt wurde
- Erfassung der Entsorgungsklasse, um zu zeigen, dass die Entsorgung nach internen oder externen Standards genehmigt war
Die Berücksichtigung dieser Punkte als Teil eines vertretbaren Entsorgungsprogramms spielt eine äußerst wichtige Rolle beim Nachweis der Integrität Ihrer Informationen.
Wie gelingt es uns, über einen gewissen Zeitraum für Integrität zu sorgen?
- Teilen Sie anderen Leuten genau mit, was Sie tun werden. Allen. Mit einem Megafon. Veröffentlichen Sie Ihre Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien auf Ihrer Website. Diese Transparenz hilft nicht nur bei Anfragen für den Zugriff auf Informationen, sondern verschafft der Öffentlichkeit sowie den Regulierungsbehörden auch Klarheit.
- Viele Organisationen, mit denen ich Bekanntschaft mache, verfügen nicht über regelmäßige Entsorgungsprozesse. Solche Langzeitresultate müssen implementiert werden. Aufzeichnungen und Informationen sollten, wo es angemessen ist, definitiv entsorgt werden. Die entsprechenden Prozesse sollten allerdings nicht in Stein gemeißelt sein. Sie sollten aktualisiert, überprüft und überarbeitet werden. Informationsmanagement sollte flexibel sein und sich an Veränderungen anpassen können.
- Ich habe es bereits gesagt und wiederhole es hier: Prüfen, prüfen und nochmals prüfen. Diese vertretbaren Entsorgungsprozesse haben ihren Grund. Ebenso wichtig ist es, Informationen aufzubewahren, die aufbewahrt werden müssen, d. h. risikoreiche Informationen, die in einigen Fällen nationale Bedeutung erlangen können. Man muss nicht alles entsorgen, doch man sollte alles innerhalb eines Risiko- und Wertrahmenwerks beurteilen.
Abschließend möchte ich eins betonen: So etwas wie ein überall anwendbares Einheitsmodell für das Informationsmanagement gibt es nicht. Einfach gesagt: Wir müssen stets nach Verbesserung streben.
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Alyssa Blackburn is the Director of Records & Information Strategy at AvePoint, where she helps organisations achieve business value from their information. In her role, Alyssa provides records and information consulting services as well as system implementations, allowing customers to optimise the structure of their information to maximize business benefits while meeting data governance and compliance objectives. With 20 years of experience in the information management industry, Alyssa has worked with both public and private sector organisations to deliver guidance for information management success in the digital age. She is responsible for the development of AvePoint’s information management solution, and has been involved with implementing our records management solution with government agencies and commercial clients. Alyssa is actively involved in the information management industry and has spoken at a number of events including at Inforum 2016 in Perth. She has been published in the RIMPA IQ magazine and recently won the 2016 award article of the year for the RIMPA IQ magazine for her article titled, "Why you need to think differently about information management."
