Suite à la pandémie de COVID-19 et à la généralisation du télétravail, la quantité de données sensibles partagées de façon virtuelle n’a cessé de croître au cours des dernières années. Bien qu’il permette de gagner du temps et de préserver des arbres, le partage de données par voie numérique n’est pas sans risque. Il est important de garder à l’esprit que les données ne se valent pas toutes et que les mesures de sécurité standard ne sont pas nécessairement suffisantes pour protéger vos informations les plus sensibles. En effet, celles-ci ne vous mettent pas à l’abri d’un risque de partage excessif ou d’un accès non autorisé, auquel cas les conséquences d’une exposition de vos données peuvent être désastreuses. C’est ici que les salles de données virtuelles entrent en jeu.
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Si vous cherchez à partager des informations privées par voie électronique, vous avez probablement entendu parler de salles de données virtuelles. Une salle de données virtuelle, parfois appelée VDR (de « virtual data room »), data room virtuelle, ou encore salle ou espace de données électronique, est un référentiel de documents en ligne et un espace de collaboration hautement sécurisé pour partager, stocker et collaborer sur vos projets les plus sensibles.
Vous pouvez vous l’imaginer comme une chambre forte aux parois blindées remplie d’armoires à documents fermées à clé. Il n’y a qu’une seule porte d’entrée et de sortie, vous décidez qui peut y avoir accès et vous ne remettez aux personnes autorisées que la clé de l’armoire qui les concerne.
Que vous travailliez sur des fusions, des acquisitions, des cessions, des contrats immobiliers, des collectes de fonds, des introductions en bourse ou des audits, n’importe quelle co-entreprise peut avoir besoin d’un espace sécurisé tel qu’une VDR pour stocker et partager des informations.
Une salle de données virtuelle peut-elle vous être utile ? Pour le savoir, découvrez certains de ses principaux avantages.
1. Une salle de données virtuelle assure une sécurité maximale
Si vous travaillez sur des projets dont les enjeux sont très élevés, vous partagez ou échangez probablement des informations confidentielles avec des parties prenantes externes. Ce qui est d’ores et déjà un processus risqué le devient encore davantage en raison de la valeur des informations sensibles que vous communiquez. Si vous ne partagez pas ces données de manière sécurisée, vous risquez de devenir une cible privilégiée pour des cybercriminels.
Même si vous n’attirez pas l’attention de pirates informatiques, vos données risquent d’être compromises par des employés négligents ou par une surexposition accidentelle. Que l’atteinte à la sécurité soit volontaire ou non, les conséquences possibles sont les mêmes : perturbations opérationnelles, mise en cause de la réputation de la société, voire même dommages financiers. Compte tenu des enjeux, la protection offerte par d’autres outils de gestion du contenu tels que Microsoft SharePoint, Google Drive ou Dropbox n’est tout simplement pas suffisante.
Anticipant l’ensemble des risques possibles, les salles de données virtuelles protègent vos données dès le départ. N’importe quel utilisateur accédant à une VDR doit y avoir été autorisé au préalable. Grâce à des autorisations strictes, les administrateurs peuvent attribuer des accès et des capacités au cas par cas en s’assurant qu’aucun utilisateur n’ait accès à vos informations, à moins que vous ne le souhaitiez explicitement. Vous pouvez également suivre qui a consulté, téléchargé ou modifié les documents pour assurer la traçabilité des données.
Lorsque vous conservez vos données de projet confidentielles dans une salle de données virtuelle plutôt que sur une plate-forme collaborative générale, vos données sont chiffrées, stockées à un emplacement distinct verrouillé et ne cohabitent pas avec les autres contenus de l’entreprise – autant de précautions qui assurent une protection supérieure de vos données.
Alors que de nombreuses VDR sont basées dans le cloud, la solution Confide d’AvePoint est la seule salle de données virtuelle hébergée dans votre propre instance de Microsoft 365. En conservant vos données au plus près de vous, vous évitez les problèmes de souveraineté des données et limitez les problématiques de sécurité informatique habituelles.
Si personne ne prévoit d’être victime d’une violation de données volontaire ou accidentelle, les salles de données virtuelles vous assurent tranquillité d’esprit et la certitude que vos informations sensibles sont protégées.
2. Configuration et gestion faciles
Les salles de données virtuelles ne se limitent pas à être des forteresses imparables, elles offrent aussi une grande facilité d’utilisation à tous les utilisateurs finaux.
Lorsqu’il s’agit de manipuler des informations sensibles, seules des personnes ayant besoin d’en connaître devraient être impliquées. Or, si vous utilisez une plateforme collaborative classique pour le partage externe, c’est votre équipe informatique qui est à la manœuvre : elle doit gérer un réseau complexe de niveaux de permissions granulaires et de structures de dossiers profondément imbriquées, alors qu’elle n’a pas de connaissance réelle du projet ou du contenu des dossiers.
C’est pourquoi les VDR ont été conçues comme des solutions de bureau qui accordent aux utilisateurs finaux opérationnels un contrôle total et une parfaite transparence. La plateforme préserve les ressources informatiques en permettant aux cadres et aux gestionnaires de projets de gérer leurs propres projets confidentiels ponctuels, souvent plusieurs à la fois, à un emplacement centralisé.
Même les utilisateurs n’ayant que peu de connaissances en informatique peuvent gérer leur salle de données virtuelle et leurs espaces de projets de manière sûre sans l’aide de leur équipe informatique et en veillant à ce que seules les personnes ayant besoin d’en connaître aient accès aux documents placés dans la VDR.
3. Partage externe et collaboration efficaces
Toute personne qui travaille sur des projets sensibles ou des co-entreprises a beaucoup à faire : elle doit compiler les documents importants, assurer le suivi des tâches, communiquer avec les principales parties prenantes et veiller à l’exécution des accords contractuels. Elle n’a pas le temps de créer des espaces de collaboration ni de configurer des paramètres détaillés pour garantir la sécurité des données.
Heureusement, les salles de données virtuelles le font pour elle. Elles lui permettent de rationaliser le partage et le stockage des informations le plus sûrement possible en lui permettant de créer des projets et d’en octroyer l’accès à des utilisateurs de manière rapide et facile. Confide permet par exemple de créer un nouvel espace de travail en quelques minutes et de suivre facilement les indicateurs clés et l’activité récente de plusieurs projets depuis un tableau de bord centralisé.
Des fonctionnalités comme la gestion des tâches, qui permet aux administrateurs d’attribuer des responsabilités précises aux acteurs clés, et la surveillance des indicateurs clés et de l’activité permettent de s’assurer que les tâches sont accomplies et que les organisations respectent le calendrier souvent serré. Les chefs de projets peuvent s’appuyer sur ces informations en temps réel pour optimiser les flux de travail des projets et prendre des décisions stratégiques informées pour veiller au bon déroulement des projets.
L’utilisation d’une salle de données virtuelle permet d’accroître l’efficacité de n’importe quel projet. La plateforme numérique permet en effet de compiler, d’organiser et d’échanger des informations de manière instantanée, pour un gain de temps et d’argent précieux. Et puisque les salles de données virtuelles ont vocation à permettre une collaboration sécurisée, vous avez la certitude que toutes les informations stockées et partagées sur la plateforme sont à l’abri et protégées.
4. Vous tirez le maximum de votre budget informatique
Compte tenu de ses nombreux cas d’application (voyez la liste que nous avons établie !), une salle de données virtuelle offre un excellent retour sur investissement. Même si vous ne travaillez pas sur des projets hautement sensibles et que les enjeux sont limités, les salles de données virtuelles peuvent vous être utiles dans votre travail de tous les jours. Ces coffres-forts numériques évolutifs permettent de protéger les données confidentielles, mais aussi de faciliter la collaboration avec des utilisateurs invités qui auraient normalement été entravés par des pare-feu ou des restrictions informatiques.
Disposer d’un référentiel de documents facile à utiliser, accessible et sécurisé permet de limiter le nombre d’outils nécessaires et donc de consolider sa pile de solutions. Alors que de nombreuses entreprises déclarent utiliser trop de solutions de sécurité – une étude de Gartner a établi que 78 % des responsables de la sécurité des systèmes d’information ont 16 outils ou plus dans leur portefeuille de fournisseurs de cybersécurité –, les salles de données virtuelles peuvent constituer un excellent investissement du point de vue de la sécurité et de la collaboration.
Une salle de données virtuelle est-elle ce qu’il vous faut ?
Dans le monde d’aujourd’hui, il vous faut une plateforme numérique permettant un partage sécurisé avec l’extérieur, un contrôle strict des autorisations et un partage efficace, mais sûr, des informations. Les salles de données virtuelles occupent cet espace critique dans votre boîte à outils collaboratifs, offrant une sécurité, une facilité d’utilisation et un accès que les autres plateformes ne proposent pas. En résumé, investir dans une salle de données virtuelle revient à investir dans une collaboration sûre à l’échelle de votre organisation.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les salles de données virtuelles et pour découvrir en quoi Confide, la salle de données virtuelle moderne et intelligente d’AvePoint, permet aux entreprises de contrôler la collaboration basée sur des données confidentielles.
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