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Les fusions, les acquisitions et les cessions impliquent, par nature, des variables changeantes. Après tout, quelle que soit la transaction, il est essentiel qu’un acheteur effectue des recherches et examine le « produit » avant de prendre une décision informée. Du fait de ces variables changeantes, et de la confidentialité des informations partagées, il convient de prendre des précautions supplémentaires pour protéger les deux organisations tout au long des négociations, de la vérification diligente à l’intégration.
Toutefois, ces précautions ne vont pas sans poser de problèmes. Les points de friction des transactions actuelles ne sont pas différents de ceux d’hier. Mais les défis se nichent dans les nuances, et de nombreuses organisations continuent à utiliser des solutions obsolètes ou génériques pour les résoudre.
Examinons les trois principaux points de friction du processus de négociation des fusions-acquisitions modernes !
Sécurité
La sécurité est, et a toujours été, un enjeu majeur du processus de fusion-acquisition. Si les informations partagées dans le cadre de la transaction (comme les données financières ou opérationnelles de votre organisation) venaient à fuiter, la transaction pourrait être compromise, tout comme la stabilité financière et la réputation des deux entités.
Avant Internet, les vendeurs mettaient des documents physiques à la disposition des acheteurs potentiels qui pouvaient venir les consulter en personne, généralement dans les locaux du vendeur. Chaque acheteur potentiel devait se déplacer pour examiner les documents, ce qui rendait le processus de vérification diligente onéreux et inefficace.
Néanmoins, il était sécurisé. L’accès pouvait être restreint à des invités autorisés à un moment convenu et l’intégrité des documents était garantie dans la mesure où il était impossible de télécharger ou de modifier des documents physiques.
Aujourd’hui, la sécurité reste un facteur essentiel du processus. De nombreuses organisations se sont donc tournées vers les outils de gestion du contenu qu’elles utilisent déjà pour gérer leur collaboration numérique, comme Microsoft SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox.
Ce n’est pas une mauvaise idée. Pour réunir des informations critiques pour les acheteurs, il faut coordonner différents services internes. Lorsque l’on a plusieurs responsables qui travaillent chacun à fournir leur pierre à l’édifice, le processus de rassemblement des données est parfois titanesque. SharePoint et les autres outils de gestion du contenu des entreprises sont un terrain d’entente naturel qui permet aux équipes de votre organisation de télécharger facilement du contenu et de travailler en toute confiance sur des ressources qui les concernent.
Il est cependant important de garder à l’esprit que les données ne se valent pas toutes. Les rapports de votre conseil de direction sont par exemple beaucoup plus précieux que la version préliminaire de votre ebook. Bien qu’il puisse sembler rassurant de conserver ses données importantes le plus près possible, les risques existent. Lorsque vous compilez, stockez et partagez des informations sur la même entité que celle sur laquelle vos utilisateurs travaillent chaque jour, il est plus difficile d’empêcher le reste de votre organisation d’accéder aux informations de fusion-acquisition.
Si la protection des données est importante pour nos flux de travail quotidiens, les enjeux sont beaucoup plus élevés lorsque l’on travaille sur un projet complexe comme une fusion, une acquisition ou une cession. Il est important de savoir si les mesures de sécurité proposées par votre plateforme de partage de fichiers ou de collaboration préférée sont suffisantes pour protéger vos informations les plus sensibles.
Accès
Les transactions d’autrefois avaient leurs propres problèmes d’accès : la logistique. Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de prendre un billet d’avion, réserver une chambre d’hôtel ni passer des heures dans des taxis pour conclure une négociation. Néanmoins, les organisations doivent partager leurs documents sensibles avec une pléthore de contributeurs et d’examinateurs, ayant chacun différents niveaux d’accès.
Tout d’abord, avant même d’entrer dans la phase de vérification diligente, plusieurs parties internes doivent collaborer pour rassembler les documents nécessaires qui seront examinés par les parties intéressées. Certaines personnes impliquées dans ce processus n’auront pas besoin d’avoir accès au reste des documents rassemblés. Ainsi, votre responsable des ventes devra fournir une liste des clients principaux, mais n’aura pas besoin d’avoir accès (et ne devra pas le faire) aux informations relatives aux employés fournies par votre directeur RH. Vous devrez donc configurer les autorisations de ces utilisateurs afin qu’ils ne puissent accéder qu’au strict minimum pour apporter leur pierre à l’édifice.
Vous avez rassemblé les documents de votre organisation ? Maintenant, les choses sérieuses vont commencer. Il vous faudra à ce stade autoriser des utilisateurs externes à accéder à ces documents. Même si, dans le cadre de cette transaction, vous ne travaillez qu’avec une seule organisation, il peut y avoir plusieurs groupes d’examinateurs nécessitant chacun un niveau d’accès différent. Au fil de la transaction, les droits d’accès doivent souvent être mis à jour, ce qui rend le contrôle des autorisations encore plus complexe.
Regardez le webinaire : Key Data & Technology Considerations That Ensure M&A Success (en anglais)
Au cours des premières phases de vérification diligente, vous travaillerez très certainement avec plusieurs parties intéressées. Ces parties devront pouvoir accéder aux données de base (mais néanmoins sensibles) de votre organisation, comme ses recettes, ses actifs et son passif, afin de décider si elles veulent aller plus avant.
Bien évidemment, certains de ces acheteurs potentiels décideront que cette transaction ne leur convient pas. À ce moment-là, vous devrez leur retirer leurs droits d’accès afin qu’ils ne puissent plus consulter les informations actuellement ou ultérieurement stockées dans votre espace de travail avant de passer à l’étape suivante du processus avec les acheteurs potentiels restants.
Pendant la phase de vérification diligente, vous devrez fournir encore plus d’informations sensibles et ajouter des examinateurs supplémentaires pour chaque acheteur. Vous voyez où je veux en venir, n’est-ce pas ? Plus les négociations avancent, plus la gestion des autorisations devient manuelle et, tout à coup, un administrateur se retrouve à passer ses journées à s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux informations nécessaires et à veiller à ce que l’accès d’autres personnes soit limité ou révoqué.
Ce qui pouvait sembler simple au début peut se transformer en un maillage complexe de niveaux d’autorisations granulaires et de structures de dossiers imbriquées que votre équipe informatique se retrouve à gérer alors qu’elle n’a pas de connaissance réelle du projet ou du contenu des dossiers.
En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez par ailleurs vous retrouver à gérer des problèmes d’accès supplémentaires. Les secteurs réglementés comme le secteur bancaire ou juridique possèdent souvent des pare-feux rigoureux qui bloquent l’accès externe à Office 365. Dans ce cas, des audits de sécurité externes sont nécessaires pour conférer l’accès à des utilisateurs externes.
À présent, imaginez que vous deviez gérer ce processus pour plusieurs projets ou encore simultanément dans le cas des transactions qui se chevauchent. Malheureusement, vous ne pouvez pas passer outre ce processus qui est essentiel pour atténuer le risque de surpartage.
Généralement, vous vous rendrez rapidement compte que le temps, les efforts et la main-d’œuvre nécessaires à la gestion de votre système maison ou SharePoint pèsent plus lourd dans la balance que les avantages qu’il y a à utiliser un outil qui vous est familier.
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