Comment les conceptions de site SharePoint donnent à votre équipe les moyens d’en faire plus

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En tant qu’administrateurs SharePoint, nous cherchons toujours à fournir à notre équipe les outils dont elle a besoin pour faire son travail de la façon la plus efficiente et efficace possible. Lorsqu’un membre de notre équipe doit créer un nouveau site de communication ou un site d’équipe moderne, c’est à nous qu’il s’adresse en priorité. Malheureusement, configurer correctement un site pour une tâche de routine ou s’assurer que le nouveau site est conforme aux exigences de l’organisation s’effectue rarement en quelques étapes simples.

Une stratégie SharePoint efficace requiert de la cohérence entre les sites. Pour parvenir à cette cohérence, les sites devraient, dans la plupart des cas, suivre un ensemble de règles automatisées, mais offrant toutefois des possibilités de configuration. C’est là tout l’intérêt des conceptions de site SharePoint, grâce auxquelles la génération d’expériences SharePoint cohérentes devient un véritable jeu d’enfant ! De quoi s’agit-il et pourquoi sont-elles si utiles ?

Qu’est-ce qu’une conception de site SharePoint ?

Les conceptions de site sont comparables à un moteur de création de modèles. Elles permettent de garantir qu’un ensemble d’exigences, d’attentes et d’actions soient initiées chaque fois qu’une conception donnée est appliquée à un site. Les conceptions de site peuvent être appliquées lors du provisioning d’un nouveau site ou ultérieurement, et elles peuvent être appliquées à des sites existants à tout moment. L’ensemble des fonctionnalités correspondantes sont accessibles dans une interface conviviale de type navigateur.

Comment les conceptions de site permettent-elles à votre équipe d’en faire plus ?

1) Elles permettent de maîtriser le résultat des créations de sites

Les conceptions de site vous permettent d’adapter chaque site SharePoint aux besoins particuliers de votre organisation et ce, d’une manière reproductible et fiable. Créer des sites basés sur un modèle et incluant les composants, la structure et l’espace de stockage dont vous avez besoin vous permettra de réaliser des gains de temps importants par la suite.

Par exemple dans le cas suivant : l’équipe RH de l’un de nos clients du secteur de l’enseignement nous avait demandé de lui fournir des sites d’équipes basés sur modèle destinés aux postes vacants et posant des exigences structurelles très différentes de celles d’autres sites. Les conceptions de site nous ont permis de créer des modèles spécifiques pour leurs scénarios et cas d’application particuliers.

Les conceptions de site sont élaborées par votre équipe pour répondre à des objectifs particuliers, tels que :

• Définir un thème
• Configurer des listes et des bibliothèques de documents
• Prédéfinir des métadonnées
• Définir des scénarios de sécurité usuels
• Et bien plus encore !

Si une conception de site n’est pas en mesure de répondre à l’une de vos exigences, vous pouvez étendre les processus de création de modèle à l’aide d’une application externe prise en charge telle que Microsoft Flow.

2) Elles offrent de nouvelles possibilités

Des tâches nécessitant fréquemment une assistance informatique importante, telles que l’activation ou la désactivation du partage externe ou l’activation de SharePoint Framework, peuvent à présent être intégrées dans les conceptions de site. Le service informatique en a assez de traiter les demandes incessantes des propriétaires de sites ? Celles-ci peuvent à présent être mises à disposition par le biais du navigateur d’un simple clic sur un bouton. Les utilisateurs avertis peuvent même appliquer des conceptions de site eux-mêmes pour contourner les goulots d’étranglement et faire gagner du temps à toutes les parties prenantes.

En outre, il est possible de réserver des conceptions à des personnes ou à des groupes particuliers, afin de garantir que des conceptions de site données ne soient appliquées que par des propriétaires de site dûment formés.

3) Elles garantissent la cohérence

L’utilisation de conceptions de site SharePoint permet à votre équipe d’en faire plus tout en garantissant que les nouveaux sites soient créés et préconfigurés de façon cohérente. Les attentes étant clairement définies, vous avez l’assurance que tous les sites soient provisionnés correctement et que votre équipe dispose des outils nécessaires pour être efficace dans son travail quotidien.

Vous pouvez également définir des conceptions par défaut pour votre organisation, lesquelles sont alors automatiquement appliquées chaque fois qu’un nouveau site d’équipe moderne ou site de communication est créé.

4) Elles permettent de gagner du temps

Le temps, c’est de l’argent. Devoir recréer sans cesse de nouveaux sites SharePoint conformes à des exigences organisationnelles particulières engendre un risque d’incohérence important. La mauvaise configuration d’un site peut entraîner toutes sortes de problèmes, comme par exemple l’envoi d’une facture erronée à un client ou la perte de précieuses heures de travail en cas de mise à disposition d’une version erronée d’une proposition à un collègue.

À l’inverse, les conceptions de site permettent de gagner du temps grâce à l’application automatique et uniforme des exigences de branding, l’ajout de nouvelles listes, la configuration des métadonnées requises pour les bibliothèques de documents, etc. au moyen d’un script prédéfini.

Comme déjà évoqué, en donnant aux utilisateurs la possibilité de réaliser davantage de tâches de façon autonome, la mise en œuvre de conceptions de site libère également du temps pour l’équipe informatique. Sans compter que du fait de leur grande convivialité, les conceptions de site permettent aussi une réduction des frais de formation.

5) Elles préparent l’avenir

Microsoft a clairement indiqué que les conceptions de site constituent la méthode de création de sites SharePoint privilégiée dès lors qu’une approche basée sur modèle est nécessaire pour prendre en charge des scénarios professionnels particuliers. En d’autres termes, les conceptions de site SharePoint sont la voie de l’avenir.

Nous recommandons toujours à nos clients d’adopter, dans la mesure du possible, les bonnes pratiques de Microsoft afin d’assurer la pérennité de leur solution et de permettre aux utilisateurs de tirer parti des nouvelles fonctionnalités et mises à niveau fournies par Microsoft au fil du temps.

Pour notre part, chez PixelMill, l’utilisation des conceptions de site nous a valu de très belles réussites auprès de nos clients. Êtes-vous prêts à donner à votre équipe les moyens d’être plus autonome, à rendre un temps précieux à l’équipe informatique et à fournir des solutions sur mesure qui rendront de grands services à votre organisation ? Les conceptions de site sont des outils puissants permettant de renforcer l’autonomie des utilisateurs et d’accroître la fiabilité de votre déploiement SharePoint.

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