テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由: 第 5 回 「部門の枠にとらわれないスピーディなコミュニケーション」 後編
テレワークへの関心と需要の高まりを受け、AvePoint Japan ブログでは、9 月から 「テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由」 と題したシリーズを連載してきました。今回が最終回です。
余談ですが、今月 5 日、厚労省が主催する 「テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰(輝くテレワーク賞)」 の発表がありましたが、「優秀賞」に日本マイクロソフトとシスコシステムズが選ばれたそうです (厚労省のプレスリリース はこちら)!!
2015 年 8 月に日本マイクロソフトが主催した、「テレワーク週間」 の記憶も新しい中での受賞は、テレワーク週間に参加した弊社にとっても大変喜ばしく感じられました。
さて、その「テレワーク週間」 に参加したAvePoint のメンバーは、なぜ通勤時間の短縮や家族との時間の充実など、テレワークの利益を享受しつつ、普段とほとんど変わりなく業務を遂行することができたのか? その理由は、AvePoint で働く社員がオフィスで使いこなしている ICT ツールの存在がありました。第 5 回目のテーマは「部門の枠を超えたコラボレーション」 。今回はその後編です（前回 の記事はこちら）。
情報のサイロ化を誘発するメール
前編の記事では、弊社内で、営業と技術の部門間のコミュニケーションをメールで行っていたことにより、情報のサイロ化が引き起こされ、非生産的な事態が起きていたことを説明しました。
「エンタープライズ・コラボレーションをカタチにする」 を謳う AvePoint がこんなことではいけない、何とかしなくては! という強い危機感により、メールに代わる社内コミュニケーション手段として導入されたのが、社内SNSのYammer (ヤマ―） でした。
メールではなく、社内SNSツールを使う
営業部門と技術部門の間でのやり取りは、メールから Yammer に完全に移行することに決定されました。Facebook や Twitter など、エンド ユーザーにも馴染みのある SNS の要領で社内情報共有ができる Yammer は、メンバー間の気軽なコミュニケーションを促進するほか、過去ログを検索することで、問題への対処方法をユーザーが自主的に学ぶことができるという利点を備えています。
Yammer を社内 SNS として導入することにより得られた効果には、例えば以下のようなものがあります。
業務の効率化: 自分の質問に対する回答が過去に出されていないかチェックすることが可能になったため、技術部門は同じ質問に何度も答える手間を省略でき、営業部門はより早く回答に到達できるように。
情報共有力の向上: 容量の大きいファイルをメールに添付する代わりに、SharePoint に置かれた技術資料へのリンクをYammer で共有するシステムを導入したことにより、資料がより広く共有・活用されるように。
モバイル活用: テレワーク中・モバイルワーク中の営業担当者がモバイルで Yammer 上の情報を検索し、より早いスピードでお客様に展開することが可能に。
AvePoint では Yammer をこんな風に使っています
Yammer 上でのコミュニケーションには、他にもメールに勝る利点があります。
アメリカに本社を置き、ドイツやオーストラリアなど数多くの拠点を世界中に抱える AvePoint には、言うまでもなく様々なバックグランド・得意分野を持つ社員が在籍しています。
「この件、誰に相談すればいいんだろう?」「このデータ、誰か持っていないかな?」 などの疑問が生じたら、まずは全社向け Yammer ページにその質問を投稿します。質問を見たエキスパートからピンポイントで精度の高い回答が返ってくることもあれば、質問を見たメンバーが 「この人なら知ってるかもしれない」 というメンバーをメンションの形で書き入れ、エキスパートに回答を促してくれることも。
また、自分で質問を投稿しなくても、Yammer 上でのやり取りを見ているだけで 「へぇー、この人、DLP に詳しいんだ」「この人、いま地方自治体にこのソリューションを提案中なんだ」 などなど、各テーマに詳しい 「キーパーソン」 が分かります。また、特定のメンバーを 「フォロー」 することもできるため、その人から発信される情報をいち早くキャッチするという、Twitter のような使い方もできます。このように開かれたコミュニケーションが可能になることは、メールより Yammer が明確に優れている点のひとつです。
テレワーク週間のまとめ
本連載では、2015 年 8 月に日本マイクロソフトの主催で開催された 「テレワーク週間」 を題材に、AvePoint Japan がどのようなツールを活用してテレワーク・モバイル ワーク、そしてコラボレーションを実践しているかを、5 回にわたり、各回に 1 キーワード を振り分けてご紹介しました。各回のキーワードは、「遠隔コミュニケーション」「情報の中央化」「ペーパーレス化 （電子化）」「モバイルワーク中の安全なドキュメント共有」「部署の枠を超えたコラボレーション」 です。
ICT の急速な発達と、在宅勤務を可能にする製品市場の急激な拡大により、昔は SF の世界で思い描かれるだけだったテレワークは、多くの組織が取り組むことのできる身近なものへと変貌しました。
しかし、ただ行き当たりばったりに 「何となく便利そうだから」「タダで使えるから」 とテレワークのツールを導入／購入していては、情報が拡散してしまう・ガバナンスを効かせることができなくなる・組織が保持するデータの全体像が見えなくなるなど、データの管理はもちろん、情報セキュリティにもさまざまな問題が発生してしまいます。このような不統一な状態では、ドキュメント共有や情報交換等、緊密にコミュニケーションを取る必要のあるテレワークをスムーズに実現することは難しいと言わざるを得ません。
更に、業務遂行のために使用する端末も、わずか 10 年の間に、デスクトップ型 PC 一辺倒から、スマートフォンやタブレットなどにも裾野が広がってきています。このような多様な端末でもスムーズに使用することができなければ、社外で遂行できる業務が限られてしまい、モバイルワークや在宅勤務の利点を十分に生かすことができません。
加えて、「テレワークのときはこのシステム、社内ではこのツール」 と最初からはっきり切り分けてしまうと、いざ在宅勤務を遂行する段になったときに社外用ツールの使い方がよくわからず、また社内でやっていた業務をシームレスに再開することもできず、ユーザーに敬遠されてしまう恐れもあります。ユーザーにより楽に仕事をこなしてもらうためのテレワークの意味が、これでは半減してしまいますよね。
この 3 点を考慮に入れると、テレワークを実現するためのツールには、以下のことが要求されるといえます。
・ 情報共有のためのツールやプラットフォーム同士が問題なく連携できること
・ どのような端末でも問題なく閲覧・操作できること
・ ユーザーが使い慣れているシステムに操作性が似ている、もしくはそのまま活用できるものであること
今回、AvePoint としてテレワークに参加した経験を振り返ると、やはり Microsoft の製品群がこれらの条件をすべて充たしていることが改めて実感できました。Microsoft のグローバル パートナーとして、どこか当たり前のように使っていた SharePoint や Dynamics CRM、Skype for Business、Yammer などが、モバイルワーク・在宅勤務という状況でここまで威力を発揮することに、AvePoint メンバーとして改めて驚かされる経験をしたという声も、参加者から上がっています。
この便利さをお客様に余すところなくお伝えできるよう、AvePoint はこれからも Microsoft とともに歩んでいく所存です。どうぞご期待ください。
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