嫌われない情シスになるために！社内コミュニケーションのコツ
他部署が情シスに苦手意識を持ってしまう理由とは？
他部署が情シスに苦手意識を持ってしまうのは、次のような印象があるためです。
ルールに厳しく融通が利かない
セキュリティにうるさい
社内システムが使いづらい
会話内に専門用語が多く説明がわかりづらい
なかなか問題を解決してくれない など
社内システムのレクチャーや問い合わせ対応など、情シスは意外に他部署との関わりが多い部署です。
しかし、適切に対応しているつもりでも上記のような印象を与えてしまい、関係が悪くなってしまうケースも少なくありません。
他部署とうまくいかないことで起こるトラブルとは？
情シスが他部署とうまくいかないと、次のようなトラブルを引き起こす可能性があるため注意が必要です。
他部署のニーズがわからず最適な IT 戦略を検討できない
要件定義がスムーズに進まずシステム開発に支障が出る
他部署のニーズを満たすシステムを提供できずクレームが寄せられる など
情シスと他部署の関係悪化は、お互いの業務に支障が出るだけでなく、「IT 戦略が立てられない」など経営にまで影響を与えかねません。
情シスが嫌われないためのコミュニケーション術 6選
ここでは、情シスが他部署から嫌われないために実践したい 6 つのコミュニケーション術を紹介します。
1.専門用語を一般用語に置き換える
情シス担当者にとっては日常的に使う用語でも、IT に詳しくない社員にとっては、意味がわからない用語であることが少なくありません。
「問い合わせに行ったのに知らない専門用語ばかりで説明された」という印象を与えることで、関係が悪くなってしまうことがあります。
問い合わせ対応の際には、専門用語をできるだけ簡単な一般用語に置き換えるクセをつけましょう。これだけで、情シスへの印象は大きく変わるはずです。
2.システムやトラブルの内容についてしっかり説明する
システムやトラブルに関しての説明が不十分だと、「一方的な対応をされた」と思われてしまいます。現在使っているシステムの必要性や仕様、トラブルの詳しい内容と対処法などは、その都度ていねいに説明するようにしましょう。
これにより、他部署の社員も情シスの仕事について理解が深まり、誤解が生まれる可能性を抑えられます。
3.できないことに関してはしっかりと理解してもらう
他部署からの問い合わせのなかには、技術的に不可能なことや情シスの対応範囲外のものもあります。このとき、一方的に「できない」と断ると印象が悪くなってしまうため注意してください。
他部署からの依頼を断る際には、できない理由をしっかりと説明しましょう。できない理由をていねいに説明すれば、わかってくれる社員も多いはずです。
また、可能な場合は代替案を提示するようにすると、情シスの印象がよくなるでしょう。
4.業務の優先順位を周知する
情シスは多くの業務を抱えているものの、他部署から見ると「何をしているかわからない」と思われているケースも少なくありません。情シスが抱える業務の優先順位を知らないと、「対応を後回しにされた」という不満につながってしまいます。
このような事態を防ぐために、他部署に対して情シスにおける業務の優先順位を周知しましょう。業務の優先順位が理解できれば、対応にかかる時間や順番に納得してもらえることも多くなります。
5.社内の IT リテラシーの向上を目指す
社内の IT リテラシーが向上すると、「なぜこの作業が必要なのか」「困ったときにどう対応したらいいのか」などを理解してもらいやすくなります。
情シスから他部署へ積極的にコミュニケーションを図り、IT 関連の情報を社内全体で共有するとよいでしょう。
よくある問い合わせや比較的簡単に対処できるトラブルに関しては、FAQ を公開して社員自身で解決できる環境を整えるのも効果的です。
6.ビジネスサイドの事情や情報を得ておく
情シス側の事情を周知するだけでなく、情シスが他部署について理解することも重要です。そうすることで「なぜ業務システムが使いづらいと思われているのか」「なぜ同じトラブルが多く発生するのか」などが見えてくるでしょう。
お互いの業務について理解が深まれば、コミュニケーションの齟齬が生まれづらくなります。
情シス側への理解を求めるだけでなく、こちらから寄り添う姿勢も大切にしてください。
積極的なコミュニケーションで愛される情シスに
情シスは、対応を誤ると他部署から嫌われてしまうことも。積極的に他部署とコミュニケーションを取って愛される情シスを目指しましょう。
「専門用語を使わない」「他部署が抱える事情をキャッチアップする」など、今すぐできることから取り組んでみてください。
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