テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由: 第１回「グローバル企業に必須の遠隔コミュニケーション能力」
組織に合わせた Microsoft Teams の使い方とカスタマイズ方法盛り上がりを見せたテレワーク週間
8 月 24 日 から 28 日まで開催され、在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル ワークなど、多様な働き方を推進する取り組み 「テレワーク週間」 (日本マイクロソフト主催) は、自治体・官公庁の参加もあり、大きな話題を呼びました。
今年は、テレワークへの関心の高まりを反映してか、651 社と多数の法人がテレワーク週間に参加しました。大企業や有名企業が次々にテレワーク推進の流れに加わる中、試験的に、または本格的にテレワーク導入を考えている企業・組織の増加を如実に示しているといえるのではないでしょうか。
弊社 AvePoint Japan からは、様々な部門から計 5 名のメンバーがテレワーク週間に実践参加しました（詳細は特設 サイト をご参照ください）。実践にあたっては少なくない数の企業が、テレワークで使用するモバイル機器を準備したり、参加者用にワークショップを開催したりと、テレワークを実践するにあたって必要となるスキルや機器の使用方法に関するトレーニングを設けたようです。
しかし AvePoint では、勤怠管理関連のルールをこの機会に改めて設けたことを除けば、他には細かな指示出しやトレーニングを実践する必要もなく、スムーズに在宅勤務やモバイル ワークを実行することができました。そして、テレワークの実践中も開催期間後も、参加者・参加者のチームメイトやマネージャーのどちらからも 「テレワークのせいでこれができなかった」 という特段の不満が出ることもなく、在宅勤務やリモートワークの期間を有意義に使うことができたようです。
AvePoint のスムーズなテレワーク遂行を支えた秘密とは?
AvePoint メンバーが、特段の準備をすることなく、そして本人も周囲も違和感を覚えることなくテレワークに参加し、普段と変わりなく業務を遂行できた理由 ― それは、オフィスで勤務している際から使いこなしている ICT ツールの存在にあります。
今回から 5 回にわたり、AvePoint メンバーが普段どのような ICT ツールを使って業務をこなしているのか、そしてそれらのツールが、今回のテレワーク週間にどのように役立ったのかをお伝えします。一企業のテレワーク事例として、ご参考としていただければ幸いです。
グローバル コミュニケーションを日常的に実践する企業カルチャー
アメリカに本社を置く弊社 AvePoint は、ソフトウェアの開発・販売を主事業に、15 か国・27 拠点でビジネスを展開しています。このため、製品開発から営業、総務に至るまで、ほぼすべての部局のメンバーは、様々な局面で本社および他地域のメンバーとコミュニケーションを取ることになります。特にシンガポール・オーストラリア・中国のオフィスとはタイムゾーンが近いこともあり、頻繁にやり取りが行われています。
例えばマーケティング部門の場合、販促物のデザインについて、中国にあるデザイン部門にチャットで細かな点を指示したり、Web サイトに関して米国本社の担当と定期的にオンライン会議を持ったりと、「目の前にいない相手」「直接会って話をしたことのない相手」 とコミュニケーションを取る局面が非常に多くあります。
こうした海外拠点とのやり取りには、コミュニケーションを取りたい内容や緊急度などに応じて数種類のツールを使い分けています。目的によってはメールなども使うことがないわけではありませんが、かなりの高頻度で使用されるのが、オンライン会議・テキスト チャットのできる Skype for Business (旧Lync） です。リアルタイムで文字チャットができ、ドキュメントや画像などもドラッグ & ドロップなどの簡単な操作でやり取りできるほか、音声通話やビデオ通話も可能な Skype for Business は、目の前にいない相手とのコミュニケーションで真価を発揮します。
「在宅勤務中のメンバーとチャットしたいけど、いつ声をかけようか?」「オフィスにいるマネージャーにちょっと質問があるんだけど、いまどのくらい余裕があるんだろう? 集中してるときに邪魔しちゃ悪いし」。顔や姿が見えず、相手がどのような状態で仕事をしているか分からないので、いざチャットしようとすると躊躇してしまう…。テレワーク中、そんなお悩みを持たれた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな時に役立つのが、Skype for Business の在席ステータスです。Available (連絡可能) なら連絡しても OK、Busy (取り込み中) なら緊急度に応じて声をかける、Do Not Disturb (応答不可) ならチャットでの連絡は控え、どうしても緊急で連絡したい場合はメールか電話で連絡するなど、相手の状態に合わせて連絡するタイミングや方法を選定することが可能になります。
また、一定時間以上端末操作が行われない場合は Away (一時退席中) の表示が出る・休憩時間中はAppear Away (退席中表示) のステータスを表示させることができるなど、自分に連絡してくる他のメンバーに対しても、自分の業務状況に関するメッセージを発することができます。
さらには、What’s happening today (本日の予定やメッセージを入力してください) の欄に、「X月X日は終日不在にしております」や「A 社プロジェクト提案パワポ作成中」などの情報を書き添えることにより、今後の予定や現在の仕事の状況などをチームメイトに発信することができます。
テレワークの課題:「顔の見えない相手とコミュニケーションは難しい」への答えとは?
テレワークの課題としてよく指摘されるのが、顔が見えない相手に対し、Web 会議などで自分の意図を正確に伝えながら、相手の意図を正確に理解することの難しさです。
AvePoint では、海外オフィス勤務のメンバー (つまり、顔の見えない相手) とコミュニケーションを取ることは、通常業務の一環として自然に発生するタスクの 1 つであり、あまり特別なこととは捉えられていません。しかもほとんどの場合、コミュニケーションを取る相手は自分とは異なる文化的・言語的バックグラウンドを持つ人たちであるため、文化的背景など日本特有の事情まで含め、丁寧かつ正確に、しかも多くの場合英語で、説明することが求められます。
このような場合、「日本では、この製品のこの機能はこのような目的で使うお客様が多いので、このようなカスタム機能を追加してもらいたいのだが」「この製品は、日本ではこのような業界のお客様から特に関心が強いので、この業界に特化したカタログを作りたい」などなど、時には顔を合わせたことさえない相手に、かなり深いレベルの話をする必要があります。このようなコミュニケーションを円滑に行い、相手の言い分も理解しながら自分の意見を通すためには、日頃から 「自分の意図を明確に説明する」「相手の言い分に耳を傾け、建設的に会話を進める」 などのスキルを磨いておく必要があります。
遠隔コミュニケーションは苦労も多い
もちろん、いつも過不足のないコミュニケーションが取れるというわけではありません。特に本社以外の拠点とのやり取りの場合は、日本チームも相手チームも英語ネイティブではないため、細かいニュアンスが伝わらない・ちょっとした表現から発生したすれ違いが解消できない・自分と相手の英語レベルに著しい差がある場合はコミュニケーションそのものが成立しないなどの問題がしばしば発生し、対応に苦慮したり頭を抱えたりということもしばしばです。
しかし、「顔が見えない/声が聞こえないと誤解が生じやすい」 ということが身をもって理解できていたからこそ、伝わりやすい表現を心掛ける・スクリーンショットや Web サイトへのリンクなど、補足のためのビジュアル資料を多めに送るなどの工夫が可能になります。
このような 「遠距離コミュニケーション スキル」、および文字情報だけでは誤解やすれ違いが起きやすいことなどを念頭に置いてコミュニケーションを取るという態度が通常業務を通じて身についていたからこそ、いざ在宅勤務・リモート ワークを実践する段になっても、AvePoint メンバーは普段と変わらないコミュニケーション レベルを保ちながら業務を遂行することができたのではないか、と自負しています。
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導入事例 - 三菱電機株式会社様
組織に合わせた Microsoft Teams の使い方とカスタマイズ方法
