Ab in den Ring: SharePoint gegen Office 365

Vergangene Woche haben wir bei unserem Webinar „Ab in den Ring: SharePoint gegen Office 365“ die beiden Plattformen genau verglichen und einen Gewinner ermittelt. Wie während des Webinars angekündigt, gehen wir hier nochmals auf alle gestellten Fragen ein. Die persönlichen Antworten sind auch am Ende der On-Demand Version verfügbar. Das Webinar können Sie jederzeit On-Demand hier abrufen.

Während des Webinars wurden zahlreiche Themen angesprochen, hier finden Sie die passenden Links:

• Office 365 Periodensystem
• AvePoint Webinar: „Ihr modernes Intranet in Zeiten der DSGVO“
• AvePoint Webinar: „Teams – Weltmeister der Unternehmenskommunikation“
• Aufzeichnungen der Microsoft Partner Konferenz Inspire (engl.)
• Youtube Video zur Kommunikation mit E-Mails (E-Mail Trees) (engl.)
• AvePoint Blogartikel zu Teams und Yammer (engl.)
• AvePoint E-book zu Groups und Teams

Und jetzt zu Euren Fragen:

1. Wie sieht es mit der Corporate Identity in Office 365 aus?
Bei Software as a Service Angebote (SaaS) hat man weniger Anpassungsmöglichkeiten als in der On-Premises Welt. Allerdings kommt dies der Strategie zu Gute, möglichst nahe am Standard zu bleiben. Gerade intensive Design-Anpassungen von SharePoint 2010 und 2013 haben für einen hohen Migrationsaufwand und zahlreiche Probleme im Betrieb gesorgt. Davon abgesehen sind natürlich auch die Kosten höher.

Inzwischen ist es in Office 365 nicht nur möglich, nur das eigene Logo einzubinden, sondern damit auch den Office 365 Schriftzug zu ersetzen. (siehe auch https://support.office.com/de-de/article/Anpassen-des-Office-365-Designs-für-Ihre-Organisation-8275da91-7a48-4591-94ab-3123a3f79530).

Wie gut auch Intranets auf SharePoint Online aussehen können, zeigen Anbieter von vorkonfigurierten Intranet-Lösungen auf Basis von Office 365.

Azure AD bietet ebenfalls Möglichkeiten, während der Authentifizierung um die Corporate Identity zu vermitteln.

2. Wie sieht es aktuell mit Backup bei Microsoft Teams aus? Stimmt es, dass es korrekt ab Q4 2018 funktionieren ?
Die Notwendigkeit eines Backups von Office 365 haben Gartner und Forrester in ihren Bericht gut beschrieben. Hier findet Ihr eine Übersicht über interessante Berichte: https://www.avepoint.com/about/analyst-reports.

Aus diesem Grund benötigt man eine Drittanbieter-Lösung, die u.a. Microsoft Teams sichern kann.

Das AvePoint Cloud Backup bietet aktuell ein Backup und Restore von Microsoft Teams an.

Teams basieren auf Groups, deren Exchange und SharePoint basierten Inhalte von AvePoint bereits seit Jahren gesichert werden.

Die Microsoft Graph API für Teams bietet aktuell nur beschränkte Möglichkeiten. (https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/What-s-new-in-Microsoft-Teams-June-Roundup/ba-p/200680). Weitere Informationen zu unserem Backup für Microsoft findet Ihr in unserem UserGuide.

Ich gehe davon aus, dass Q4 eine sichere Schätzung ist.

3. Wie sollte man die Administratoraufgaben verteilen? Wie administriert man mehrere Tenants?
In Office 365 können unterschiedliche Administrative Rollen Benutzern zugeordnet werden (https://support.office.com/en-us/article/About-Office-365-admin-roles-da585eea-f576-4f55-a1e0-87090b6aaa9d). Entsprechend kann man die Verantwortung auch Aufteilen. Für die Administration mehrerer Tenants empfehlen wir Drittanbieter Unterstützung, wie z.B. Cloud Management von AvePoint.

4. Wie seht Ihr in Verbindung zur Veröffentlichung zu SP 2019 die Zukunft von SP On Prem? Welche Verbesserungen im Vergleich zu SP 2016 könnten auch Office 365 Funktionen schlagen?
Auf Grund der inzwischen nicht nur auf dem Papier existenten, sondern auch gelebten Aussage „Cloud First“, wird der Schwerpunkt der neuen on-Premises darin liegen, mit SharePoint Online Schritt zu halten und vor allem die Hybrid-Möglichkeiten zu unterstützen. Gemeinsames Arbeiten wird also verbessert werden. Dass es ein Feature gibt, dass O365 „K.O.“ schlägt, wage ich zu bezweifeln.

5. Wird bei einer neuen Group auch automatisch eine neue Yammer Group erstellt?
Es gibt tatsächlich siebzehn verschiedene Wege eine Office 365 Group zu erstellen. Leider sind diese gerade im Hinblick nicht zu 100% einheitlich.

Wenn man nicht den Weg über Yammer geht, dann entscheidet man sich für eine alternative Kommunikation innerhalb der Gruppe.

Auf Grund der Nutzung von Yammer als „Outer Loop“ und offenen Kommunikation werden oft weniger Apps aus O365 wirklich eingesetzt. Connected Groups werden nur angelegt, wenn das erstellen von O365 Groups für den jeweiligen Anwender nicht eingeschränkt ist.

Siehe auch:

• https://support.office.com/en-us/article/manage-who-can-create-office-365-groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618
• https://support.office.com/en-us/article/yammer-and-office-365-groups-d8c239dc-a48b-47ab-b85e-6b4b8191a869

6. Was steckt hinter der Anforderung nach Entscheidungen? Um welche Entscheidungen dreht es sich?
Der Entscheider kann hier eine Person oder ein Ansprechpartner für einen Themenbereich sein. Beispielsweise bei einer Entscheidung zum Design trifft jemand aus dem User Experience Team die finale Entscheidung. Die neue Struktur dagegen wird direkt in der Fachabteilung entschieden. Es ist vorab zu klären, wer für die unterschiedlichen Themenbereiche die finale Entscheidungskompetenz hat. Dieser muss diesen dann nutzen um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden. Durch agile Methoden lässt sich später noch vieles anpassen. In der Projekt -Planung ist eine möglichst hohe Flexibilität gefragt.

7. Wie nutzt man die Root Site vom SharePoint online sinnvoll?
Je nachdem wie Unternehmen SharePoint Online einsetzen,, steigt oder fällt die Bedeutung einer Einstiegsseite innerhalb von SharePoint Online.
Mit einem Schwerpunkt auf Teams als zentralem Client bewegt man sich seltener zum klassischen Einstiegspunkt. Ansonsten sehe ich hier natürlich das zentrale Portal, den Hub für alles was im Publishing Bereich an die Mitarbeiter gebracht werden soll.

8. Selbst wenn Yammer innerhalb des Unternehmens nicht genutzt wird, so ist es super in externen Netzwerken mit anderen Unternehmen Informationen auszutauschen, die Yammer nutzen. Hat AvePoint ein öffentliches Netzwerk?
Es ist tatsächlich sehr hilfreich verbunden zu sein. Aktuell hat AvePoint kein aktives externes Netzwerk. Wir sind momentan in einem Prozess der Auffrischung unseres Corporate Designs. Unsere englische Website www.avepoint.com hat sich bereits verändert. Im Rahmen der aktuellen Aktivitäten wird auch die Kommunikation mit existierenden und zukünftigen Kunden optimiert. Freut Euch auf tolle Änderungen, auch wenn diese sehr wahrscheinlich nicht in Form von Yammer-Netzwerken erfolgen werden.