Salesforce stellt Datenwiederherstellung ein – Notwendigkeit von Drittanbieter-Backup-Lösungen

Salesforce stellt Ihre Daten nicht mehr wieder her

Seit dem 31. Juli 2020 bietet Salesforce seinen Kunden keine Datenwiederherstellung mehr an. Auf seiner Website gab der SaaS-CRM-Plattformbetreiber bekannt, dass der Datenwiederherstellungsdienst „aufgrund der Dauer und Zuverlässigkeit des Prozesses“ eingestellt wurde.

Im Wesentlichen kostete die Wiederherstellung verlorener Daten 10.000 US-Dollar, nahm mehr als sechs Wochen in Anspruch und lieferte nicht immer ein hundertprozentig zufriedenstellendes Ergebnis.

Dadurch wird deutlich, warum sich Organisationen nicht einfach darauf verlassen können, dass ihr SaaS-Anbieter ihre Daten sichert und wiederherstellt. Wochenlang darauf warten zu müssen, dass wichtige Daten wiederherstellt werden, ist für die meisten Organisationen einfach keine Option.

Einige dieser Risiken und Ineffizienzen wurden im Forrester-Bericht „Backup up your SaaS Data—Because Most SaaS Providers Don’t“ hervorgehoben, der wirklich sehr lesenswert ist (Vorsicht: Paywall!).

Der Bericht merkt an, dass fast alle SaaS-Anbieter darauf hinweisen, dass es die Aufgabe des Kunden selbst ist, seine SaaS-Daten zu sichern. Das Problem ist, dass sie dies im Kleingedruckten ihrer SLAs und nicht in ihrem Marketingmaterial erwähnen.

Darum müssen IT-Fachleute ihre Backup-Richtlinien und -Anforderungen genau prüfen, mit den SLAs der SaaS-Plattformen vergleichen, auf denen kritische Daten gehostet werden (Salesforce, Dynamics, Office 365 usw.) und alle Lücken identifizieren, die es zu schließen gilt. Speziell sollten Sie dabei RPO (was und mit welcher Granularität soll gesichert werden?) und RTO (wie lange dauert die Wiederherstellung/Rettung?) berücksichtigen.

Dieser Blogbeitrag hilft Ihnen dabei, zu untersuchen,

• welche Daten in Salesforce Sie sichern sollten,
• wie oft Sie Daten in Salesforce sichern sollten,
• was die häufigsten Gründe für Datenverluste sind und warum Sie ein Salesforce-Backup benötigen,
• welche nativen Backup-Methoden in Salesforce sich am besten eignen,
• warum Sie Ihr Salesforce-Backup mit AvePoint automatisieren sollten und
• warum AvePoint die beste Backup-Lösung für Salesforce darstellt.

Welche Daten sollten Sie in Salesforce sichern?

Organisationen sollten in Salesforce alle Datentypen von zentraler Bedeutung sichern, etwa Accounts, Kontakte, Leads, Opportunities, Fälle und Verträge. Ebenfalls gesichert werden sollten benutzerdefinierte Objektdatensätze, Dateien, Inhalte und Chatter-Daten innerhalb der Plattform. Auch Sandbox-Umgebungen sollten gesichert werden.

Für die meisten Organisationen reicht die Sicherung ihrer Daten allein allerdings nicht aus. Viele Firmen investieren in die Entwicklung maßgeschneiderter Konfigurationseinstellungen, eigener Felder, Seitenlayouts, Berichte und Dashboards, um ihre Effizienz zu maximieren und besonders wichtige Integrationen zu unterstützen. Auch diese Metadaten müssen gesichert werden.

Selbst als die Datenwiederherstellung noch zur Verfügung stand, war die fehlende Möglichkeit, Metadaten zu sichern und wiederherzustellen, eine massive Lücke der nativen Salesforce-Backup-Optionen, wie viele Organisationen schmerzlich erfahren mussten. Auch nach Wiederherstellung der Daten war der Arbeitsablauf weiterhin beeinträchtigt. Business-Nutzern standen ihre Dashboards und Berichte nicht zur Verfügung; kaum verwunderlich, dass sie darüber nicht gerade glücklich waren.

Eine weitere wichtige Frage, die beantwortet werden sollte, ist: Welche Daten müssen Sie in Salesforce wiederherstellen? Hier ist Granularität der Schlüssel.

Es kann vorkommen, dass Sie eine ganze Organisation wiederherstellen wollen. Wahrscheinlicher ist allerdings, dass Sie einzelne Elemente für Nutzer wiederherstellen werden. Die Möglichkeit, ein Objekt, einen Datensatz und sogar ein einzelnes Feld wiederherzustellen, verhindert, dass Sie Änderungen, die in der Zeit seit dem letzten Backup-Zeitpunkt auf der gesamten Plattform vorgenommen wurden, rückgängig machen müssen.

Wie häufig sollten Sie Salesforce sichern?

Bedenkt man, wie viele Datensätze auf Ihrer Plattform Stunde für Stunde aktualisiert werden und dass jeder verlorene Datensatz eine Organisation geschätzt zwischen 200 und 400 Dollar kostet, ist das regelmäßige Backup mehrmals am Tag für jedes mittelständische bis große Unternehmen und sogar für einige kleinere Firmen sinnvoll.

Was sind die häufigsten Gründe für Datenverluste und warum benötigen Sie ein Salesforce-Backup?

Salesforce ist quasi der Rolodex einer Organisation. Wenn Sie keine umfassende Kundenhistorie und kontextuelle Informationen über Ihre Kunden haben, fängt Ihre Beziehung im Grunde von Null an.

Mehrere Abteilungen, vom Marketing bis zur Buchhaltung, verbinden sich mit der Plattform, um einen Teil ihrer Arbeit zu automatisieren.

Die Daten sind äußerst wichtig und sollten deshalb gesichert sein, allerdings gibt viele häufig auftretende Salesforce-Datenverlust-Szenarien, die Organisationen tagtäglich betreffen. Dazu gehören:

• Benutzerfehler – Salesforce fasst es auf seiner Website gut zusammen: „Trotz aller Sorgfalt waren alle Benutzer und Administratoren schon einmal in der Situation, dass sie große Mengen von Daten gelöscht oder Datensätze geändert haben, um später festzustellen, dass ihnen ein Fehler unterlaufen ist.“ Ganz besonders leicht geht das vonstatten, wenn Sie ein Objekt und damit automatisch die darin enthaltenen Datensätze löschen. Wenn Sie beispielsweise einen Account löschen, werden die darin enthaltenen Kontakte ebenfalls gelöscht.
• Admin-Fehler – Auch Administratoren und Entwickler können wichtige Metadaten wie die Konfigurationseinstellungen, benutzerdefinierte Felder, Layouts oder Dashboards löschen oder unabsichtlich verändern. Schon vor der Einstellung der Datenwiederherstellung wurden diese Daten nicht automatisch für die Wiederherstellung mit nativen Funktionen gesichert.
• Verknüpfung mit anderen Apps – Anwendungen von Drittanbietern können sich abhängig von ihrer Konfiguration und Verwendung potenziell auf Datensätze in Salesforce auswirken. Das Unternehmen verwendet Salesforce for Outlook als hypothetisches Beispiel möglicher Auswirkungen auf Aufgaben, Ereignisse und Kontakte.

Welche native Backup-Methode in Salesforce ist am besten geeignet?

Die Datenwiederherstellung mag Geschichte sein, doch gibt es nach wie vor verschiedene manuelle Möglichkeiten zur nativen Sicherung von Daten in Salesforce. Der Nachteil ist wie bei allen manuellen Prozessen der hohe Zeitaufwand, die dafür erforderliche Erfahrung und die Anfälligkeit für menschliches Versagen.

Salesforce bietet folgende nativen Datenbackup-Möglichkeiten:

• Datenexport-Service: Manuelle oder zeitlich festgelegte Exporte Ihrer Daten über die Benutzeroberfläche.
• Data Loader: Manuelle Exporte Ihrer Daten nach Bedarf über die API.
• Exportieren von Berichten: Manuelle Exporte Ihrer Daten nach Bedarf über die Berichte.

Salesforce bietet zudem folgende nativen Metadaten-Backup-Möglichkeiten:

• Änderungssets: Kopieren Sie Metadaten aus Ihrer Produktionsorganisation in eine Sandbox oder Entwicklerorganisation.
• Sandbox-Aktualisierung: Durch die Aktualisierung einer verbundenen Sandbox werden Ihre Konfigurationsmetadaten automatisch mitkopiert.
• Force.com-Migrationstool: Ein Java/Ant-basiertes Kommandozeilen-Tool zur Verschiebung von Metadaten zwischen einem lokalen Verzeichnis und einer Salesforce-Organisation.

Wie schon erwähnt, erfordert jede der aufgeführten Optionen manuelle Arbeit. Das ist nicht nur sehr schwierig zu organisieren, wenn Ihre Organisation mehrmals täglich (oder auch schon wöchentlich) Backups erstellen muss, sondern es mangelt auch an wichtigen Faktoren wie Granularität, Auditierung und Sicherheit.

Und vergessen Sie eines nicht: Die Erstellung eines Backups ist nur die halbe Miete. Die Wiederherstellung dieser Daten kann ebenso schwierig und noch fehleranfälliger sein. Beispielsweise merkt Salesforce an, dass die Reihenfolge, in der Sie Ihre Daten manuell wiederherstellen, wichtig ist, um die Beziehung zwischen Datensätzen zu wahren, und empfiehlt sogar, einen Servicepartner hinzuzuziehen.

Wie können Sie Ihr Salesforce-Backup automatisieren?

Wenn Sie die nativen Backup- und Wiederherstellungsoptionen verwenden, sollten Sie ernsthaft über den Einsatz einer Drittanbieter-Backup-Lösung nachdenken, die diesen Prozess automatisieren kann, um Ihnen Zeitaufwand und geschäftliche Haftung zu ersparen.

Mit einer Drittanbieter-SaaS-Backup-Lösung für Salesforce wie AvePoints Cloud Backup können Sie die Konfiguration überspringen und die Sicherung Ihrer CRM-Plattform mit einem Klick starten. Das Backup enthält sämtliche Daten, Metadaten und Sandbox-Umgebungen.

Es ist nicht nötig, dass Sie die Export-Funktion mehrmals täglich manuell starten, da die Lösung täglich automatisch bis zu fünf Backups einplant.

Auch die zweite Hälfe des Prozesses, die Wiederherstellung, ist unkompliziert und granular. Nutzer können innerhalb von Minuten Daten auf Organisations-, Objekt-, Datensatz- oder Feldebene und sogar an einer Stelle, die vom ursprünglichen Speicherort abweicht, wiederherstellen. Mittels einer Versionsvergleichsfunktion können menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert werden, indem Ihnen angezeigt wird, wie sich Ihre Salesforce-Objekte und Metadaten von einer Backup-Version zur nächsten geändert haben. So haben Sie Gewissheit, stets die richtige Version wiederherzustellen.

Ein Salesforce-Tool, dass Sie nur einmal einrichten müssen, damit es die restliche Arbeit automatisch erledigt, spart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie dann Aufgaben mit größerer Mehrwertschöpfung widmen können.

Warum stellt AvePoint die beste Backup-Lösung für Salesforce dar?

Neben den aufgeführten Vorteilen gibt es noch weitere, tief in Ihrer Organisations-DNA verwurzelte Gründe, warum AvePoint die beste Backup-Lösung für Salesforce ist.

• Hyperscale und Verfügbarkeit: Wir verfügen über mehr als ein Dutzend globale Cloud-Instanzen. Das heißt: Sollte eine der Regionen einmal ausfallen, können wir unseren Kunden flexibel weiter unsere Leistungen zur Verfügung stellen. Unsere Lösungen sind Microsoft Azure gehostet, was für Sie eine garantierte Verfügbarkeit von 99,5 % bedeutet.

• Wählen Sie, wo Ihr Backup gespeichert wird: Sollte Ihre Organisation stark reguliert sein oder Datensouveränitätsvorschriften einhalten müssen, spielt der Speicherort Ihrer Daten eine wichtige Rolle. Kunden können sich entscheiden, auf welcher unserer Instanzen ihre Backup-Daten gespeichert werden, ob in den USA, Deutschland, Frankreich oder in einem FedRAMP-zertifizierten Datenzentrum der US-Regierung.

• Sicherheit, Support und Erfahrung: Sicherheit steht bei allem, was wir tun, im Mittelpunkt. Unsere SaaS-Plattform ist ISO-27001-zertifiziert und mehr als 40 PB der von uns gehosteten Daten sind durch Verschlüsselung und Datenschutzmaßnahmen gesichert. Benutzerkonto-Tokens bieten eine zusätzliche Ebene an Sicherheit, um zu gewährleisten, dass die Compliance-Anforderungen für vertrauliche Daten erfüllt werden. Zudem bieten wir Support rund um die Uhr.

• Delegierte Administration: Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, verschiedenen Administratoren in Ihrer Organisation unterschiedliche Berechtigungsstufen für den Zugriff zuzuweisen. Service-Administratoren können ermittelt werden und verschiedene Backup- und Wiederherstellungsberechtigungen erhalten, beispielsweise zum Exportieren von Metadaten oder zum Vergleich von Backup-Daten.

Erleben Sie die Lösung in Aktion

Wenn Sie sich unsere Salesforce-Backup-Lösung genauer ansehen möchten oder Fragen zu unserem Ansatz oder unserer Strategie haben, vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo; wir freuen uns darauf, Ihre Fragen zu beantworten!

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