Sauvegarde de la boîte aux lettres Office 365
Sauvegarde de la boîte aux lettres Office 365 : ce qu’il est recommandé et déconseillé
Un grand nombreux de nos clients réguliers sont habitués à des systèmes locaux traditionnels, dans le cadre desquels la maintenance de SharePoint, des partages de fichiers, des bases de données, d’Exchange ou d’autres applications commerciales est répartie entre plusieurs équipes sur différents serveurs.
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La plupart de nos clients envisagent en premier lieu des solutions de sauvegarde d’Outlook ou d’Exchange axées uniquement sur la sauvegarde d’Exchange Online, sans comprendre que désormais leur univers tout entier est contenu dans Office 365. Il ne faut pas oublier qu’au-delà des boîtes aux lettres, il s’agit désormais d’un élément central des Groupes Office 365 et de Microsoft Teams.
Le problème
Ce qui autrefois se présentait sous la forme de piles distinctes est désormais regroupé au sein d’un service unique dans Office 365. Exchange, SharePoint, OneDrive, Groupes et Teams, ainsi que d’autres solutions, sont désormais offerts à chaque utilisateur sur la base de licences. Les administrateurs sont ainsi confrontés à des conditions à la fois plus simples et plus exigeantes pour la configuration et le contrôle des éléments de leur entité.
Office 365 étant un système multi-entité, les administrateurs cèdent à Microsoft certaines fonctions de contrôle traditionnellement détenues au niveau des serveurs et de l’architecture (sauvegarde, certaines configurations de sécurité, règles de résilience, etc.). Voici quelques indications sur ce qu’il est recommandé et ce qu’il est déconseillé de faire dans le cadre de la sauvegarde de la messagerie Office 365 (ainsi que d’autres piles).
À faire et à ne pas faire lors de la sauvegarde de la messagerie
À faire Tirer parti de l’archivage inaltérable (et veiller à ce que les administrateurs en comprennent l’utilité). L’archivage inaltérable permet aux utilisateurs d’archiver du contenu dans un emplacement spécifique de leur boîte de réception afin de le conserver de manière durable. En tant qu’administrateur, vous pouvez ainsi contrôler la stratégie de rétention et bénéficier de l’eDiscovery pour les exigences concernant le cadre de conformité s’imposant à de nombreuses entreprises. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.
À ne pas faire Compter sur les utilisateurs finaux pour mettre en place un archivage inaltérable de la messagerie convenant à tous les contenus qui doivent être sauvegardés. Le fait qu’un utilisateur final puisse archiver du contenu directement dans Outlook ne signifie pas qu’il s’agisse d’une véritable sauvegarde pour Outlook 365 ou Office 365 dans leur ensemble. Veillez à définir des stratégies de rétention à l’échelle de l’entité en mettant en place des solutions intelligentes. Vous trouverez ici un article comparant archivage et sauvegarde.
À faire Consulter le contrat de licence et les SLA énumérés pour le niveau de licence correspondant offerts par Office 365 et Microsoft. Jusqu’à ce qu’un incident se produise, nombreux sont les clients qui pensent que les SLA prêts à l’emploi de Microsoft suffisent pour répondre aux exigences réglementaires ou aux exigences en matière de récupération de leur entreprise. L’archivage dans la messagerie Office 365 n’est pas une sauvegarde. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.
À ne pas faire Compter uniquement sur l’archivage pour la sauvegarde. Tout comme les solutions locales, l’archivage n’est pas une solution de sauvegarde. La sauvegarde de la messagerie Exchange est un service distinct des fonctions prêtes à l’emploi proposées par Microsoft. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.
À faire Sauvegarder le contenu d’Office 365 sur un autre dispositif de stockage, sur Azure ou sur un autre emplacement. La sauvegarde vers une configuration de stockage Azure liée à votre entreprise ou vers un autre emplacement peut permettre de garantir le respect des exigences de votre entreprise en matière de résilience des données. Cliquez ici pour en savoir plus.
À ne pas faire Considérer que la sauvegarde pour Exchange Online est identique aux solutions de sauvegarde locales. La plupart des solutions auxquelles les administrateurs sont habitués couvrent un large éventail de fonctions, de la configuration des serveurs aux contenus des utilisateurs finaux. Office 365 apporte une nouvelle dimension. Office 365 est un Software-as-a-Service, ou SaaS. Dans ce SaaS, la sauvegarde de contenu devrait être considérée comme un Backup-as-a-Service, ou BaaS. Cela inclut également les autres composants de votre entité, tels que SharePoint, OneDrive, Groupes et Teams. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.
À faire Tenir compte de la manière dont l’entreprise continue à utiliser Exchange. La sauvegarde de la messagerie Office 365 devrait s’étendre aux pièces jointes des e-mails ainsi qu’aux dossiers personnalisés et inclure la possibilité de restaurer ou d’exporter le contenu de la messagerie vers un autre emplacement. Les utilisateurs devraient également pouvoir attribuer les contenus/e-mails à d’autres utilisateurs par le biais de la restauration sur des espaces externes, dès qu’un utilisateur titulaire d’une licence est supprimé de l’entreprise ou la licence est transférée à un successeur. Vous trouverez ici des conseils sur la manière d’aider vos utilisateurs à décider ce qu’ils doivent utiliser et quand.
À ne pas faire Hésiter à explorer les solutions que le marché propose. Il existe de nombreuses solutions hybrides avec sauvegarde locale. Ces solutions sont cependant plus onéreuses. Elles comportent en effet l’architecture nécessaire au support local continu, des licences supplémentaires et une gestion de la configuration. La sauvegarde Online Exchange devrait faire partie de votre stratégie SaaS complète de sauvegarde de contenu, de récupération et de résilience, incluant SharePoint, OneDrive ainsi que Groupes et Teams. Cliquez ici pour en savoir plus.
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Formerly a Solutions Engineer at AvePoint, Bryan worked with enterprises to implement effective business-focused governance, GDPR and regulatory compliance, proactive training and solution deployments for enterprises of all sizes, balancing customizations and available technology to meet business needs.
