Comment réduire la charge de travail informatique de 40 heures par mois
Ce guide complet de 40 pages sur « Comment évaluer la valeur d’une gouvernance automatisée d’office 365 pour l’entreprise » accélérera considérablement votre compréhension et vous apportera des solutions aux défis rencontrés par les entreprises dans Microsoft 365 et Microsoft Teams et vous aidera à réduire la charge de travail informatique.
Étude de cas : Intrepid Travel
Le défi
Pour cette agence de voyage internationale basée à Melbourne (Australie), l’objectif du passage au cloud était de réduire la latence, de favoriser la collaboration et de disposer d’une solution capable d’évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise.
Intrepid Travel a commencé par mettre en œuvre Microsoft 365 pour Outlook Online et Skype for Business, puis a rapidement adopté SharePoint Online et Microsoft Teams. Lorsque l’agence a décidé de déployer Microsoft Teams à l’échelle de l’entreprise tout entière, elle a été stupéfaite par la rapidité d’adoption.
« Nous n’avons jamais forcé qui que ce soit à adopter ou utiliser Teams, nous l’avons simplement activé et substitué discrètement à Skype. Certains employés ont commencé à l’utiliser, en ont parlé à leurs collègues et sans même que nous ayons le temps de nous en apercevoir, la majorité de notre personnel l’avait adopté », constate Gavan Meyer, SharePoint Architect chez Intrepid Travel.
Mais ce taux d’adoption fulgurant a apporté trois défis majeurs :
« La prolifération, le manque de cohérence et les problèmes de sécurité », se souvient M. Meyer. « Tout le monde peut créer un site SharePoint et une équipe Teams. Dans de nombreux pays différents, chaque bureau fonctionne différemment à sa manière. »
La duplication de l’espace de travail et la gestion continue des autorisations étaient particulièrement difficiles à contrôler.
« Habituellement, ce n’était que de simples incohérences de dénomination qui ont conduit à la création de plusieurs équipes Teams nommées presque exactement de la même manière », ajoute Meyer. « En outre, les utilisateurs qui ne comprenaient pas les règles internes de sécurité ont donné accès à tout le monde ou à personne. »
La solution AvePoint
Intrepid Travel a fait preuve de diligence et examiné les autres solutions disponibles sur le marché avant d’investir dans AvePoint.
« Nous avons passé le marché au crible et effectué des recherches minutieuses. Nous avons fini par opter pour AvePoint parce que sa solution était judicieuse et efficace », explique M. Meyer. « L’expérience proposée était bonne et ne m’a pas donné de maux de tête. Nous n’avons pas le temps pour une solution compliquée. »
En utilisant Cloud Governance pour le provisioning de Microsoft Teams, des groupes Microsoft 365 et de SharePoint Online, Intrepid Travel est en mesure de favoriser une collaboration et une adoption durables.
« Nous gérons la prolifération en demandant aux utilisateurs de remplir des champs lors du processus de provisioning, par exemple ‘activités’, ‘département’ et ‘localisation’. Nous recevons aussi des notifications quand des sites n’ont pas été utilisés depuis un moment », ajoute Gavan Meyer.
Cloud Governance donne au service informatique d’Intrepid Travel un meilleur contrôle sur les désignations et les capacités des propriétaires, ce qui a amélioré l’homogénéité au sein de l’environnement.
« Grâce à Cloud Governance, nous garantissons l’homogénéité en exigeant des utilisateurs qu’ils remplissent un questionnaire pour pouvoir demander un site ou une équipe Teams. Ce système encadre et guide nos utilisateurs », affirme M. Meyer.
En examinant le degré de sécurité de son environnement Microsoft 365, Intrepid Travel a jugé essentiel de garantir un contrôle permanent et des droits de propriété adéquats.
« L’outil définit les propriétaires et les administrateurs par défaut, ce qui nous permet de tout gérer depuis un compte unique, et nous envoie des notifications lorsque l’espace vient à manquer sur le site », explique Gavan Meyer.
Ce qu’il faut retenir
AvePoint Cloud Governance a déjà fait ses preuves auprès du service informatique d’Intrepid Travel, dont il a allégé la charge de travail.
« Cloud Governance nous a permis de gagner beaucoup de temps, cela ne fait aucun doute. Le mois dernier, nous avons créé 58 nouveaux sites dans SharePoint. Auparavant, nos informaticiens auraient eu besoin d’environ 40 heures de travail fastidieux. Et c’est sans compter la formation du service d’assistance », affirme M. Meyer. « Cloud Governance nous fait économiser environ 3 mois de travail par an au total. Et en plus de cela, nous avons repris les commandes de notre environnement. »
De manière générale, l’agence Intrepid Travel est très satisfaite des performances de Cloud Governance.
« En deux ans, je n’ai pas dû appeler plus de deux fois le support technique. L’outil fonctionne parfaitement et il est facile à comprendre et à utiliser. C’est littéralement simple comme bonjour », se félicite Gavan Meyer.
Profil du client
Fondée par deux baroudeurs barbus sur une table de cuisine et une machine à écrire, la société Intrepid Travel est devenue le premier organisateur de voyages organisés en petits groupes au monde. Comptant plus de 2 300 employés et cadres à travers le monde et proposant plus d’un millier de voyages différents sur tous les continents, Intrepid Travel souhaite offrir des aventures inoubliables de manière responsable.
Lisez l’intégralité de l’étude de cas ici (en anglais).
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Michael is AvePoint's former director of content and communications.
