Comment réaliser des économies grâce à la migration vers Office 365
Vous voulez découvrir comment économiser encore davantage en effectuant la migration ? Alors visionnez l’intégralité de notre webinaire sur le sujet !
Si vous effectuez la migration vers le cloud, vous savez peut-être déjà que votre organisation en tirera des avantages colossaux, en particulier en ce qui concerne la collaboration. Mais savez-vous combien cela peut vous faire économiser ?
En mettant de l’ordre dans les données sources à migrer, en fixant un cadre de migration clair et en établissant à l’avance un processus d’adoption, vous pouvez réduire significativement les coûts liés à la migration tout en optimisant l’expérience des utilisateurs.
Hunter Willis, Product Marketing Manager chez AvePoint et Haniel Croitoru, architecte d’entreprise chez Protiviti ECM Solutions, ont prodigué une foule de conseils utiles sur la migration vers Office 365 lors du webinaire qu’ils ont récemment animé. En voici un rapide résumé !
Pourquoi migrer vers Office 365 ?
Chaque organisation a des besoins en matière de collaboration. Ils impliquent généralement la capacité de collecter des informations, de communiquer de façon directe et de gérer les informations, sous quelque forme que ce soit. Chaque action s’effectue à un endroit déterminé dans un but précis.
Cependant, les applications de collaboration ad hoc posent fréquemment le problème de n’offrir aucune continuité entre elles. Il peut arriver qu’une organisation utilise une application tierce donnée pour les chats, une autre pour les e-mails, une troisième pour le partage des fichiers et encore une autre pour les réunions externes.
Sans compter que la gestion de ces plateformes de collaboration requiert des ensembles de compétences distincts et que le temps et les efforts nécessaires pour répondre aux normes en matière de sécurité et de conservation des données et aux exigences organisationnelles à long terme sont démultipliés.
Comment Office 365 peut remédier au problème
En choisissant d’unifier leurs plateformes de collaboration, les organisations peuvent aujourd’hui accroître significativement leur productivité et réaliser des gains de temps et d’argent considérables.
Son approche centralisée et les multiples possibilités qu’il offre pour les chats, les e-mails, les réunions et le partage de fichiers font d’Office 365 l’une des plateformes les plus performantes pour répondre à des exigences diverses en matière de collaboration.
De plus, les applications qu’elle héberge sont intégrées de façon parfaitement fluide. Avec Office 365, les utilisateurs n’ont plus besoin de basculer entre des applications répondant chacune à des besoins particuliers, mais peuvent tirer parti de certaines fonctions communes pour accéder à ce dont ils ont besoin.
En outre, la migration vers Office 365 peut vous permettre de bénéficier d’un ensemble de fonctionnalités de sécurité et de conformité plus performant au même tarif, voire à un tarif plus avantageux, que n’importe quelle autre solution ou groupe de solutions.
Grâce aux fonctions de sécurité telles que la gestion des périphériques, la prévention des pertes de données, la conservation, les autorisations, et bien d’autres, comprises dans certaines licences Office 365, mettre de l’ordre dans leurs outils de transformation numérique ad hoc et consolider leur plateformes en ligne telles que Slack, Dropbox, G-Suite et Box au sein d’Office 365 peut permettre aux organisations de réduire sensiblement leurs coûts de licences (et les heures travaillées).
De nombreuses organisations optent pour le modèle de licence E3 d’Office 365. Il comprend l’ensemble de fonctionnalités de la licence d’entrée de gamme E1 en plus d’applications téléchargeables dans Office 365. Cela dit, Microsoft propose des options de plan adaptées aux entreprises de toutes tailles.
Au lieu de vous imposer des coûts de licences supplémentaires et de prendre en charge la gestion de plusieurs applications, optez pour la solution tout-en-un que constitue Office 365 !
Définissez un cadre pour la migration
L’une des premières choses à savoir est que vous n’avez pas besoin de tout migrer. Avez-vous vraiment besoin de stocker cette bibliothèque de vidéos de famille de 400 Go dans votre base de données ? Et qu’en est-il de cette série entière de vidéos de musculation en haute définition chargée vers le cloud par l’un de vos employés ?
Lors de la migration, les ralentissements imposés par Microsoft peuvent poser des difficultés. En effet, si vous déplacez trop de données en même temps, vous allez vous heurter à des limitations. Même s’il s’agit de la technique employée par Office 365 pour préserver la santé et la rapidité du système au profit des utilisateurs, la plupart d’entre nous s’en passeraient volontiers.
En commençant donc par vous débarrasser de ces gros fichiers inutiles, non seulement vous économiserez de l’argent, mais vous vous épargnerez aussi pas mal d’ennuis sur le long terme. Pour le dire simplement : vous n’aurez pas à payer pour des données dont vous n’avez pas besoin.
Si votre équipe n’est pas disposée à trier les données manuellement ou si le volume de données est trop important, vous pouvez vous servir du Discovery Tool (gratuit !) d’AvePoint pour inventorier et analyser vos données.
Une fois que vous avez déterminé ce que vous pouvez supprimer, ce que vous devez garder et comment les données doivent être globalement structurées dans l’entité de destination, vous pouvez planifier et définir l’architecture des lieux dans cette entité cible.
Lorsque vous estimerez avoir établi un plan de migration fiable, vous serez prêt à déplacer vos données dans le cloud !
Encouragez une adoption durable
Si vous entreprenez la démarche de migrer vers Office 365, autant en tirer le bénéfice maximal. L’un des facteurs les plus importants pour y parvenir est d’assurer la satisfaction des utilisateurs.
Pour tirer le meilleur parti du cloud, il faut vous faudra probablement apporter des modifications substantielles à la façon dont vos utilisateurs collaborent. Si vous déployez la migration sans tenir compte des utilisateurs, vous aurez toutes les chances d’assister à une levée de boucliers.
Pour l’éviter, mettez au point un plan pour favoriser et encourager une adoption durable.
Il est crucial de définir un calendrier de déploiement pour les utilisateurs, de mettre en place un plan de gouvernance efficace et d’offrir aux dirigeants et utilisateurs des incitations à opérer la transition.
Il peut aussi être utile de constituer une communauté interne d’utilisateurs passionnés, disposant ou non d’un haut niveau de permission. Leurs questions et commentaires vous aideront à mieux cibler les formations dispensées aux utilisateurs.
Pour aider les organisations à motiver leurs utilisateurs, Microsoft a notamment mis en place un programme de champions. Le programme recrute au sein des entreprises des utilisateurs agissant en tant qu’ambassadeurs et chargés d’accompagner leurs collègues tout au long du processus d’adoption. C’est un excellent moyen d’accroître la motivation des utilisateurs et de les encourager à utiliser la nouvelle plateforme.
Principaux points à retenir
Tout compte fait, la migration vers le cloud n’est pas un processus clairement défini ; car chaque organisation a des besoins qui lui sont spécifiques. Bien préparés, vos utilisateurs ne seront pas pris au dépourvu par les changements qu’elle apporte.
Voici quelques-uns des principaux points à retenir pour optimiser les coûts lorsque vous migrez vers un nouvel environnement :
- Réunissez autant d’applications que possible dans Office 365.
- Ne migrez pas la totalité des données ! N’emportez que l’essentiel.
- Encouragez une adoption durable pour que vos utilisateurs tirent un bénéfice maximal du cloud.
Si vous souhaitez plus de détails sur ces conseils ou découvrir d’autres ressources à utiliser au cours de votre migration, alors visionnez l’intégralité du webinaire animé par Hunter Willis et Haniel Croitoru.
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