テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由: 第 5 回 「部門の枠にとらわれないスピーディなコミュニケーション」 前編
テレワークへの関心と需要の高まりを受け、AvePoint Japan ブログでは、先月から 「テレワークに AvePoint が成功した 5 つの理由」 と題したシリーズを連載中です。2015 年 8 月に開催された、日本マイクロソフト主催の 「テレワーク週間」 に、AvePoint から参加したメンバーは、なぜ通勤時間の短縮や家族との時間の充実など、テレワークの利益を享受しつつ、普段とほとんど変わりなく業務を遂行することができたのか? その理由は、AvePoint で働く社員がオフィスで使いこなしている ICT ツールの存在を抜きには語ることができません。第 5 回目となる今回のテーマは、「部門の枠を超えたコラボレーション」 です。
「テレワーク中の業務連絡はメール」 で、本当に大丈夫?
テレワークを導入する際に必ず考えておく必要があるのは、在宅勤務・モバイルワーク中のメンバー間や業務連絡をどのように行うかという問題です。ほぼ全員が同じオフィスにいれば 「直接話す」 ことも可能ですし、「電話」「チャットツール」 で連絡を取り合うという組織も多いでしょう。しかし、やはり業務連絡の手段として大半を占めているのが、「メール」 ではないかと思われます。しかし、このままメールを使い続けて本当に大丈夫なのでしょうか?
基本的には 「個人から個人へ」 というコミュニケーション スタイルを念頭に置いて作られているメールというシステムは、多人数での情報共有にはあまり向いていないのが実情です。皆さんの組織で、例えばこのような 「事件」 が起きたことはないでしょうか?
「問題が起きたので宛先を担当者にし、担当者のチーム メール アドレスをCCに入れてメールを送信したら、CCに入っていたメンバーが勝手に返信や転送を繰り返し、よく事情がわからないまま発言する人が続々。結果、ズレた返信が続発、それを読んで全く違う話を持ち出す人もいて、話がどんどん変な方向へ・・・」
「複数のプロジェクトに入っているのでグループメールが多数来るが、自分にはほとんど関係のないメンバーの業務連絡が主。たまに重要情報も来るので受信を停止するわけにもいかない。ただひたすら受信するメールの数ばかりが増え、必要な情報を見つけるのがどんどん難しくなっていく・・・」
「他チーム宛に、ドキュメント作成の依頼をメールで送信。担当者からすぐに返事が来て、OK をもらったので安心していたのに、いつまでたっても成果物が上がってこない。『先月依頼したドキュメントはまだできませんか?』 と担当者にメールで問い合わせたところ、「このメールアドレスは無効です」 の自動返信が! 慌てて担当者の所属部署に確認したところ、担当者は先月急に退職してしまい、彼個人のアカウントに届いたメールはもう見られないとのこと。ドキュメントはどこまで作成していたか把握していないし、そもそも依頼自体があったことも知らなかったので、今から作り直しますと言われてしまった・・・」
雇用の形態やテレワークなどの新しいワークスタイル、そして組織のあり方までが多様化している現在、部門の枠を超えたナレッジの蓄積・情報の共有の実現を急務と考えている組織は増加傾向にあります。しかし、上記の例で示されるように、メールでこれらの目標を達成するのは難しいもの。このような情報共有スタイルを継続すれば、やがては情報のサイロ化が悪化し、コミュニケーション不全のせいで問題が起きかねません。「顔を見て直接話す」 機会が通常より減る在宅勤務やモバイルワークが導入される前に、是非解決策を考えておきたいものですね。
情報のサイロ化を誘発するメール
今だから告白できるお恥ずかしい話ですが・・・。実は弊社でも昔、メール依存のコミュニケーションにより、同様の問題が起きていました。弊社には、営業担当者がお客様から技術関連の質問を受けた場合、社内の技術部門に確認し、お客様に回答する (弊社内ではQAと呼んでいます） という業務の流れがあり、これをすべてメールで実施していました。
当然ながら、メールの受信者として指定されていないメンバー・中途採用などで新しく加わった営業メンバーは、過去のやり取りを閲覧できないため、過去に既に出された質問を何度も聞いてしまうという、営業担当者にとっても技術担当者にとっても、非生産的な事態が起きていました。
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導入事例 - 三菱電機株式会社様
組織に合わせた Microsoft Teams の使い方とカスタマイズ方法
