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企業にとって Gmail のバックアップが必要になる場合とは?

投稿日: 12/10/2021

メールサービスとして Gmail を使う企業や教育機関、個人ユーザーが増え続けています。それに従い、データ保護戦略の一環として、Gmail の確実なバックアップが差し迫ったニーズとなっています。

Google によるサーバーのバックアップは非常に優秀で、しばしばフィッシングやマルウェア、スパムメールを利用者の受信トレイに入り込む前に弾くことで、利用者がリスクにさらされるのを防いでいます。ですが、Gmail のアカウントレベルにおけるバックアップについては、利用者の側でバックアップとリカバリー戦略について真剣に検討する必要があります。

Google が提供している Gmail のバックアップ機能

Gmail は、Google Workspace という大規模ビジネススイートに含まれるメールサービスです。Gmail はこの Google Workspace 内の他のプラットフォームと連携しており、独自にデータを保有する単一のツールとしてだけではなく、様々なアプリと連携するコンテンツを有したプラットフォームとして捉える必要があります。

Google のストレージポリシーでは、お客様の組織向けにプールされた Google Workspace のストレージに対し、お客様のドメイン内のユーザーの 1 アカウントごとに 2TB が追加されます。このストレージは、Google Workspace スイートの全アプリのあらゆるデータで使われます。

かつてはストレージの用途といえば Gmail や Google ドライブのコンテンツが主でしたが、Google は最近になって高解像度の写真やその他の Google フォトや Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google 図形描画、Google フォーム、Google Jamboard のデータでもこのストレージを使用することを発表しました。

※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 11 月 11 日付で公開された記事 “Do You Need Gmail Backup? It Depends!” を日本語編訳したものです。

backup gmail emails

Google Jamboard

こうなると、Google のストレージ許容量を超えた場合にデータをどう扱うかが問題となってきます。メールの送受信に影響が発生するだけでなく、ストレージのクリーンアップやアップグレードを 2 年間行わない場合、Gmail のデータがすべて消去されてしまうリスクが生じます。

★こういった障害が見込まれるため、Google は、ユーザーのデータセキュリティを支援する Gmail のバックアップおよび復元ツールの使用を推奨しています。Google Workspace のバックアップには、是非 AvePoint のバックアップツールをご検討ください！
『Cloud Backup for Google Workspace』

Gmail のバックアップは必要か?

次に、データの損失によるリスクや煩わしさを回避するために Gmail のデータをバックアップすべきか、そしてバックアップが必要な場合に何をすべきかを判断するための重要なポイントを 3 つに絞ってご紹介します。

1.定期的なバックアップ

データの損失は、ユーザーによる意図しない削除や意図的な削除、サービスのダウンタイム、マルウェア攻撃など、さまざまな形で発生します。また、Gmail のメールのコピーはひとつしか存在しません。そのため、ある場所でそのコピーが削除されると Gmail からメールは完全に削除され、そのメール内のやりとりや返信、添付ファイル等がすべて失われます。

メールや添付ファイル、連絡先といった Gmail のコンテンツやデータを何度も復元させる必要に迫られている方は、定期的なバックアップを取ることで状況を改善できるでしょう。

Google には、手動でデータをバックアップするための機能がもともと用意されています。Gmail のユーザー、一人ひとりが自分のアカウントコンテンツを別の Gmail アカウントにコピーできるほか、Google Workspace の管理者であれば全ユーザーのメールデータを一括でエクスポートすることも可能です。その場合、管理者は Google の管理コンソールにある Google データエクスポートツールを使用します。

また、以下のセーフティネットとなる機能も確認しましょう。

ゴミ箱フォルダ：受信トレイから削除されたメールは、ゴミ箱フォルダに入れられます。ゴミ箱フォルダ内のメールは、30 日以内であれば元に戻せます。30 日を過ぎた場合も、そこから 25 日以内であれば、管理者が管理コンソールからメールを復元できます。その期間も過ぎると、メールは完全に削除されます。
迷惑メールフォルダ：迷惑メールとしてタグ付けされたメールは、30 日間、迷惑メールフォルダに入れられます。その期間が過ぎると元に戻すことはできません。

Gmail のメール等の全コンテンツを自動バックアップしたい場合、最善の方法は Cloud Backup for Google Workspace のようなサードパーティ製のバックアップツールを活用することです。Cloud Backup は、1 日あたり 4 回までの定期的なバックアップをスケジューリングできます。バックアップは確実に監視された状態で実施され、バックアップの失敗を減らし、データを定期的に手動でエクスポートする手間を省くことができます。また、30 日を超えても復元可能で、必要であればいつまででもデータを保持できます。

2.ランサムウェア攻撃とサービスのダウンタイム

先程も述べたように、Google は自社のサーバーの安全性を保つことに長けています。ですがセキュリティに完璧はありません。Google ほどの大企業にとってもハッキングの試みやサービスのダウンタイムは常に脅威です。そして言うまでもなく、ユーザー自身のミスも考慮すべきです。何かあったときに、重要なデータを復元できる体制は整っているでしょうか?

ここで重要になるのがバックアップです。Google Export Data ツールでエクスポートしたデータにアクセスするには、確認メールからアクセスするか、ツールの [アーカイブにアクセスする] を選択します。それぞれのユーザーには、認可された製品ごとにフォルダとサブフォルダがひとつずつ割り当てられます。これは 30 日間利用でき、30 日を超えると完全に削除されます。

しかし、Google Export Data ツールで特定コンテンツのエクスポート (1 人のユーザーのデータだけのエクスポートや、メールのみのエクスポート等) ができないように、ファイルのバージョンやメールの返信、添付ファイルといった特定データの復元も容易ではありません。また、復元するデータの量によっては復元に数日かかる場合もあります。

gmail backup

最小単位リストアが重要となる場合は、『Cloud Backup for Google Workspace』 をご利用ください。メール 1 通や添付ファイル 1 つまで指定できる最小単位リストアが可能なほか、バックアップポイントを指定してデータを復元するポイントインタイムの復元機能も備えており、すべてのデータを確実に保護します。

また、AvePoint はデータの保存先を選択できるオプションも提供しています。AvePoint の Azure ストレージでも、お客様のストレージでも、お客様がデータを完全にコントロールし、アクセスできるソリューションです。

3.コンプライアンス規制

さまざまな業界で、さまざまな企業が満たすべき複数のデータ関連の規制やコンプライアンス要件が存在します。どの企業も、必ず適切なデータの取り扱いと保持のプロセスを実施しなければなりません。

Gmail にはビジネス上の必須データや機密性の高い添付ファイルも含まれており、必要な期間にわたって適切にデータを保持する方法を知っておくことが肝要です。

この目標の達成を後押しするのが、Google Workspace 用のデータ保持および e ディスカバリーツールである Google Vault です。Google Vault は Google Workspace のデータを必要なときに必要な形で保存、保持、検索でき、お客様の組織に適用されるポリシーや規制に絞った遵守を支援します。