Teamsで「さん付け」をする会社は生産性が低い!?ハイパフォーマンスな組織を作るTeams運用とは
Teams などビジネスチャットツールの利用では、「メンションにさん付けをするべきか」など業務とは関係ない悩みが発生しがちです。
今回は、こうした無駄な悩みを解消し、Teams を効率的に活用するための運用ルールやカルチャーづくりのポイントを紹介します。
Teamsの「さん付け」問題から見える非効率カルチャー
Teams でメンションを送る際、「さん」をつけるべきか悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。人によって対応がバラバラな場合も多く、運用ルールが定まっていないと純粋な業務以外の部分で社員が迷ってしまいます。
「さん付け」の是非自体が問題ではなく、業務と関係のない悩みが生じることが非効率を生む要因です。社員が業務に集中できる環境を整えるためにも、ルールやカルチャーづくりが求められます。
生産性をアップさせるTeamsの使い方とは？
ここからは、業務で Teams を活用する上で生産性をアップさせるポイントや考え方を紹介していきます。
迷いが出る運用をしない
Teams の「さん付け」問題に代表されるように、社員に迷いが生じる運用を避けることが生産性向上の第一歩です。ルール化できるものは明確な基準を設け、業務に不要な迷いを減らしましょう。
また、習慣的な部分については経営層やリーダーが率先して実践し、社員に自然と浸透させていくと効果的です。シンプルで一貫性のある運用を心がけることで、社員が業務に集中しやすい環境を整えられます。
送信メッセージの重要度を把握する
Teams には、送信メッセージに「緊急」など重要度を表示できる機能があります。この機能を効果的に活用するには、まず送信者自身がメッセージの重要度を正しく把握することが大切です。
「重要」や「緊急」の表示を濫用すると、受信者が次第にその表示を信用しなくなり、「オオカミ少年状態」に陥るリスクがあります。このような事態を避けるため、本当に重要なメッセージだけに重要度を設定し、内容に応じた適切なコミュニケーションを心がけましょう。
緊急度の設定は、右端の＋マークから「配信オプションを設定する」を選択し、
「重要」または「標準」をクリックすることで変更可能です。
ビデオ会議は必要性をしっかりと考えて
Teams のビデオ会議を使うと、在宅勤務でも相手の顔を見ながら円滑なコミュニケーションが可能です。しかし、すべての議題にビデオ会議を設定してしまうと、かえってメンバーの負担になる場合があるため注意してください。
本当にビデオ会議が必要なのか、ほかの手段で代替できないかを事前にしっかりと検討しましょう。たとえば、短い内容ならチャットや音声通話で済ませるなど、状況に応じた適切な方法を選ぶことで、会議の効率化とメンバーの負担軽減につながります。
入れ込むスケジュールの粒度を統一する
Teams のスケジュール機能は、自分の予定を管理するだけでなく、チームで予定を共有したり会議の予約を入れたりすることが可能です。しかし、社内やチーム内でスケジュールに記載する情報の粒度が統一されていないと、作業予定があるのにビデオ会議が重複して予約されるなど、混乱が生じるかもしれません。
これを防ぐためには、「作業予定」や「退勤予定」などもスケジュールに記載するルールを設けると効果的です。このように情報の粒度を統一することで、互いの予定を正確に把握しやすくなり、効率的なスケジュール調整が可能になります。
利用する時間帯を決めておく
Teams を効果的に運用するには、利用する時間帯を決めておくことが大切です。たとえば、「緊急以外のやり取りは勤務時間内に限定する」といったルールを設けることで、社員のプライベートを守りつつ業務効率を高められます。
また、通知オフ機能やミュート機能を活用して、オンとオフをしっかり切り替えるのも有効です。さらに、送信予約機能を使えば、利用時間外に作成したメッセージを翌日の始業時間に送信することができます。これらの機能を上手に活用して、ストレスフリーなコミュニケーションを目指しましょう。
できるだけ早いレスポンスを心がける
オンラインのコミュニケーションでは、できるだけ早いレスポンスを心がけることも重要です。素早い返信は業務の停滞を防ぎ、生産性向上に大きく貢献します。
すぐに文面で返信できない場合でも、一旦ステッカーやリアクションを使って「確認済み」であることを伝えるだけで、相手に安心感を与えられます。小さなアクションでもコミュニケーションを円滑にする効果があるため、積極的に活用していきましょう。
Teamsの機能と気遣いで生産性をアップさせよう
Teams を効果的に活用すると、コミュニケーションの円滑化や業務の効率化が期待できます。しかし、運用ルールの設定をしっかりと行なっていない状態で Teams の標準機能を社員に解放すると、運用方法が属人化し、混乱を招いてしまいます。
重要なのは、社員が迷わない運用ルールを整備した上で、機能を最大限に活用することです。
本記事で紹介したポイントを参考に、Teams を活用したハイパフォーマンスな組織づくりを目指してみましょう。
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