Microsoft Planner データ保護ガイド
Microsoft Planner データ保護ガイド
Microsoft 365 アプリの Microsoft Planner は、小規模なプロジェクト チームのタスク管理に最適なツールであり、Microsoft To Do の共有リストや Excel ファイルよりも幅広い管理方法が利用可能です。「ボード」 と呼ばれるカンバン形式のタスク閲覧画面では、チームの全タスクを確認すること、簡単な操作でトピック別やカテゴリ別に並べ替えるなどの操作を実行することも可能です。
しかし何といっても Planner を利用するメリットは、権限の構造にあるのではないでしょうか。まず、メンバー全員がコンテンツにアクセス・編集ができます。また、進行中のタスクや誰がそのタスクを実行しているのかも一目で確認することができます。さらには、リンク、ファイル、データといった、タスクに必要な情報を追加で表示することもできます。Planner は、Microsoft Teams と併用することで、包括的なコラボレーション プラットフォームとして機能します。
「自分に割り当てられたタスクを他のメンバーが削除してしまった場合は? メンバー全員が自分に割り当てられたタスクを変更することはできないのか?」 といった懸念の声もあるようです。自分以外のメンバーに割り当てられたタスクを削除してしまう同僚が存在すること自体、これはこれで問題だと思いますが、自分のタスクが誰かに変更されてしまうかもしれない、という懸念には、一定の真実味もあります。
しかし、Microsoft Teams が発表された当時、人々が働き方に関する考え方を変えなければならなかったように、Microsoft Planner の利用時も、「タスク」 そのものに対する考え方を変え、同僚によってタスクが割り当てられるという状況に適応していく必要があります。
チーム内で Microsoft Planner を使用する際は、他のチーム メンバーと Planner の使用方法について確認する機会を設けることが望ましいのはこのためです。
Microsoft Planner を初めて使用するメンバーは、インターフェイスに不慣れなことも手伝って、タスクに間違った変更を加えたり、タスクを誤って削除してしまったり、場合によってはバケット全体を消去してしまう、などの重篤な操作ミスを行ってしまう可能性もあります。
このフラットな権限は Microsoft Planner のマイナス面ともいえますが、この問題への簡単な解決方法は存在しません。
これが、メールだけでなくクラウド アプリも含めた、Microsoft 365 全環境に対するデータ保護を検討しておなかければならない理由のひとつです。ただし、データ保護・つまりバックアップを実行するにあたって、きちんとした戦略を事前に練っておく必要があります。
Planner の構成要素
話をデータ保護に進める前に、確認の意味も含めて Planner の機能と中身を見ていきましょう。
Planner は基本的には、「プラン」「バケット」「タスク」 で構成されています。Microsoft 365 グループ (旧: Office 365 グループ) は、それぞれ独立した複数の Planner プランを作成・使用することができます。
各プラン (ダッシュボードのようなもの) にはそれぞれ異なるバケット (タスクの 「入れ物」) が存在し、バケットの個数や名称はユーザーが自由に追加・編集することができます。それぞれのバケットにタスクを割り当てることで、タスクの完遂までに必要なプロセスを細かく分け、シンプルにすることができます。
タスクでは、メンバーへのタスク割り当て、ファイルへのリンク、注意事項やコメントの追加なども実行できます。
Planner のデータはどこに保存されるか?
Planner のデータ、および関連情報は、各種の Azure サービスを使用してバックグラウンドに保存されます。ここで注意すべきなのは、バケットとプランを構成するデータは Azure データ サービスに保存される ということです。
このメタデータには、該当する Microsoft 365 グループと Planner を紐づける情報、関連する会話、メンバーシップ、ファイルなども含まれます。タスクにコメントを追加したり、ファイルへのリンクができたりするのは、このためです。
ただし、これらの操作は、データが Microsoft 365 グループの SharePoint Online にアップロードされていなければ実行できません。タスクへのコメントは、グループに紐づいた Exchange Online メールボックスに格納されます。
Planner は一見シンプルそうですが、裏側では、このように多様ななサービスやアプリが動作しています。このため Planner のデータ保護は、一筋縄ではいきません。
Planner のデータ保護はなぜ必要か?
Microsoft Planner が組織で使用され始めると、活用の場面は急速に広がっていきます。これ自体は歓迎すべきことです。
では、重要な業務で Planner を使用する、重要なプロジェクトのために同僚が Planner の使用を開始するという場面を想定してみましょう。このようなプロジェクトの完了後、Planner のデータは、どうなるのでしょうか。
多くの組織は、自社の業界で規定されたデータの保存方法や保持期間規則に従ってデータを管理しています。ただし、重要なプロジェクトに関しては、保持期間後もデータを保存しておくことが必要な場合もあります。
使われなくなった Planner プランのデータ保護・継続的な保存には、3 種類の方法があります。ただし、いずれもあまりお勧めできる方法ではありません。
方法1・管理者がすべてのメンバーを Microsoft 365 グループから削除
削除後はメンバーにプランが表示されなくなるので、メンバーによる変更もできなくなります。ただし管理者は、変更・削除が引き続き実行可能です。
残念ながら、この方法では、Microsoft 365 グループに紐づけられたコンテンツすべてに従業員がアクセスできなくなるため、ほとんどの場合は利用できません。結局、数か月後には、使用されることのないプランが大量発生することになります。
方法2・放置
この場合、プランはこれまで通りメンバーに表示されるので、メンバーによる変更が随時加えられることになります。結果、使用されない Planner と使用中の Planner の見分けがつかなくなり、数年後には、誰も整理に着手できないほどのカオス状態に陥ってしまうことは確実です。
方法 3・プランから最新情報を抽出
具体的には、プランを Excel にエクスポートしてから、バックアップを実行する場所に保存します。これには、Power Automate を活用するか、PowerShell を使ってユーザー データをエクスポートします。
ただし、この方法ではプランのデータを部分的に保存することは可能ですが、タスクに追加されたコメントなどは保存することができません。また PowerShell を使った方法は、継続的に使用されるプランにはうまく機能しません。
さらに、ユーザーによるタスクの誤消去や、間違ったアイテムにチェックを入れることを防止することもできません。
Planner を重要なプロジェクトの管理に使用し、その結果をトラッキングする必要がある場合は、これら 3 種類の方法のいずれも充分ではないことがお分かりいただけたと思います。
まとめ
Microsoft Planner データ保護ガイド はいかがでしたでしょうか? Microsoft は最高レベルのデータ保護とデータ保持機能をユーザー企業に提供していますが、データ保管の義務は顧客企業側にある と明言しています。
このブログで解説したように、Microsoft Planner のデータ保護・バックアップには、これまでと全く異なる対処法が必要です。Microsoft Planner の利活用が急速に広まっていることから、バックアップの方法を考えおく必要があるでしょう。
タスクやコミュニケーションのやり取りは、メール中心から Microsoft Teams や Planner のようなツール中心へと、急速にシフトしつつあります。そのため、Microsoft 365 を使用している企業では、Microsoft Teams や Planner などのオンライン サービスのデータ保護・バックアップ対策が必要不可欠となります。
★Microsoft 365, SalesforceⓇ, Dynamics 365, Google workspace 対応の、AvePointの提供するマルチクラウドバックアップソリューション『AvePoint Cloud Backup』についてはこちらをご覧ください。
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※この記事は、米国 AvePoint で 2020 年 5 月 18 日付で公開された記事 “Quick Guide: Microsoft Planner Backup” を日本語編訳したものです。
