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ウェブセミナー『業務効率アップの鍵は見える化にあり』を振り返る

投稿日: 12/14/2020

Microsoft 365 環境見える化ツール MyHub ご紹介ウェブセミナ－

AvePoint ブログ読者の皆様、こんにちは。中村太一です。先週 12 月 8 日、Microsoft 365 環境見える化ツール MyHub をご紹介する AvePoint 主催ウェブセミナー『業務効率アップの鍵は見える化にあり』が開催されました。今回の記事では、その内容の振り返り、いただいたご質問への回答、そして今月末に予定されているウェブセミナー 2 本のご案内をさせていただきます。

毎回ながら予想を上回る申し込みを頂戴し、私はもちろん、マーケティングチーム一同大変喜んでいます。また、フィードバック事後アンケートの満足度も高く、「整理された内容で参考になりました」「Teams の運用で困っている点があるので参考にさせていただきます」等、ありたがいお言葉をいただいております。いつも応援くださる皆様、ありがとうございます!

Teams、使い始めてどのくらい?

さて、前回のウェブセミナーでリアルタイムアンケートを行ったところ、「インタラクティブで良かった」とご好評をいただいたため、今回も冒頭にアンケートを実施しました。

「Teams、使い始めてどのくらい?」という質問に対して、「使っていません」の回答は 0%、多かったのは「1年～2年以上」と「2020 年から」で、コロナ禍からの Microsoft Teams の需要が急増したことがうかがえる回答となっていました。皆様の会社ではいかがですか?

ワークスペース増加による Microsoft 365 のカオス化とは

使い始めの頃は、作成のしやすさに目を奪われてほとんど気にならないかもしれませんが、数カ月や数年という一定の時間が経過すると、「ワークスペースのカオス化」が徐々に気になり始める企業がじわじわと増えてきます。

ここで言う「ワークスペース」とは、具体的には「Microsoft Teams のチーム」「SharePoint のサイト」「Yammer のコミュニティ」「Microsoft 365 グループのグループ」等、Microsoft 365 環境でユーザー同士がコラボレーションを行うツールを指します。

特に最後の Microsoft 365 グループは、そのものを意図的に使うことはあまり多くないかもしれませんが、Microsoft Planner からプランを作成する際にも裏で自動で作成されたりするため、「気が付かないうちにできている」要注意ワークスペースでもあります。

これらのワークスペースが増えれば増えるほど、エンドユーザーであれば「自分がどんなワークスペースに所属しているのか」「自分の知らないパブリックなワークスペースがどれだけあるのか」「同じような用途のワークスペースが複数あるが、自分の目的にはどれが正しいのか」「新しいワークスペースを作りたいが、同じ目的のワークスペースが存在していないか」、IT 管理者であれば「各ワークスペースは正しい使われ方をしているのか」「そもそも廃墟になっていないか」などの悩みが出てくるかと思います。

Microsoft 365 ワークスペース全体の見える化は難しい

12 月 8 日のウェブセミナーでは、「ワークスペース増加による Microsoft 365 のカオス化」が引き起こす「悲しいシナリオ」を 2 つほどお話させていただきました。もちろん、会社の規模や人数、使い方によっては、この 2 つにとどまらず、数えきれないほどのシナリオが出てくるかと思います。

ウェブセミナーでは、要望の多い Microsoft Teams を例に、「標準機能でのチームの把握術」「チーム整理のポイント」「パブリックチームの検索」などをご紹介しました。このように、標準機能でできることはある程度あるものの、「Microsoft 365 ワークスペース」全体での見える化は、標準機能だけではなかなか難しいものがあります。

それぞれのサービス内の UI で一応の確認はできるものの、Microsoft 365 ワークスペース全体をまとめて内容確認することはできないため、管理が難しくなりがちです。

また、エンドユーザーからすると、参加しているワークスペースについての全体が見えづらいため、重複したワークスペースの作成や「どこで何をしたらいいのか」との迷いにもつながり、業務効率の低下が懸念されます。

Microsoft 365 環境見える化ツール MyHub

そんなお悩みの解決のため、「 Microsoft 365 環境見える化」のために是非お使いいただきたいのが、AvePoint の「 MyHub 」(マイハブ) です!

元々 MyHub は、AvePoint の Teams 運用管理強化ツール Cloud Governance (クラウドガバナンス) の申請・承認を、Microsoft Teams 内で行うことを可能にする Teams 専用アプリでした。しかし、全世界的なリモートワーク需要の高まりもあり、「Microsoft Teams 環境見える化ツール」として、パワーアップして生まれ変わりました。

MyHub には数多くの強力な機能が存在しますが、中でも便利なのが、その名もズバリ「ハブ」という機能です。Microsoft Teams の MyHub アプリ内で、上述の様々なワークスペースを一元管理できてしまう! という、超絶便利な機能なんです。

また、MyHub ではワークスペースを一覧で確認できるだけではなく、各ワークスペースに独自にタグを付け、利用者が自分の好みでカテゴライズし、フィルターを使って整理して表示させることも可能です。

さらに、MyHub では、各ワークスペースを作成・申請することもできます。IT 部門からすると、作成方法を一つに絞って案内することができ、エンドユーザーからすると UX が統一されるため、こちらも嬉しい機能ではないでしょうか。

ウェブセミナーでいただいたご質問への解答

さて、今回はウェブセミナー中、また終わったあとのアンケートでもご質問をいただきました。時間の都合上、開催中にお返事することが難しかったため、こちらで回答させていただきます。

【Q】MyHub のタグやハブの情報はどこに保存されますか?
【A】ユーザーが作成したタブやハブのフィルター設定情報は、Azure の専用データベース内に保存されます。

【Q】Microsoft Teams のチームの分析の数字はあまり正確ではない気がするのですが…。
【A】SharePoint のサイトの利用状況もそうですが、正確な数字ではないにせよ、大まかな傾向は掴めると思います。例えば「1 か月間でほぼアクセスされていないから必要ないチームではないか?」という分析の場合は、細かい数字の変化はそれほど重要ではないかと思います。

おわりに

上記のように詳しいご質問をいただく、ウェブセミナー後も「 MyHub の詳しい話を聞きたい」というお声をお寄せいただくなど、今回のウェブセミナーも多くの方に関心を寄せていただくことができ、スピーカーとして嬉しい限りです。見逃してしまった方は、是非下のバナーからお申し込みください。当日の録画をご覧いただくことができます。(もちろん無料です!)

さて、2020 年の AvePoint ウェブセミナーはこちらで終わり…ではないんです! なんと 12 月は、21 日と 22 日の 2 連続でオンライン登壇させていただきます。

まず 12 月 21 日 (月) 12:05 より、『今年もやるよ! クリスマス企画! Microsoft Teams 最新便利技 & AvePoint の今年を振り返る』と題したウェブセミナーを配信します。去年に続き私も「太一サンタ」に扮し、知っておくだけで 2021 年の業務がスムーズになる Microsoft Teams の便利技を、オンライン会議に関連する技を中心に厳選してご紹介いたします。

また、翌日となる 12/22 (火) 13:30-15:10 に開催される「プロセス・コミュニケーション改革セミナー: ニューノーマル時代に向けた業務プロセス刷新とコミュニケーション促進の勘所」(主催: 日経BP総研イノベーションICTラボ) にて、『Microsoft 365 情報漏洩対策のベストプラクティス』と題したオンラインセッションを行います。こちらも是非ご参加ください!