5 ernste Herausforderungen beim Microsoft 365-Lizenzmanagement
Sie suchen weitere Tipps, die Sie beim Microsoft 365-Lizenzmanagment nutzen können? Dieser Beitrag ist genau das Richtige für Sie:
3 Wege, wie die neue Cense-Lösung von AvePoint das Microsoft 365-Lizenzmanagement unterstützt.
Die digitale Transformation beherrscht die Diskussion um den Wandel verschiedener Branchen in aller Welt. Doch mit jeder Veränderung geht auch das Risiko des Scheiterns einher. Es gibt einige Aspekte, die Organisationen unbedingt berücksichtigen sollten.
Die korrekte Zuweisung von Budgets ist entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation. Aber wie können Sie Ihre IT-Ausgaben sinnvoll einsetzen? Sicherlich ist ein Blick auf Ihre Geräte und Ihre Infrastruktur wichtig, aber ebenso entscheidend sind Ihre Investitionen in Cloud-Lösungen wie beispeilsweise Microsoft 365-Lizenzen.
Wie gut verstehen Sie Ihre Microsoft 365-Lizenzmatrix?
Microsoft 365-Lizenzmanagement
Die Verwaltung Ihrer Microsoft 365-Lizenzen bedeutet, dass Sie die Zuweisung, Nutzung und die damit verbundenen Kosten überwachen und verstehen müssen. Im Endeffekt wollen Sie sich ein Bild davon machen, ob Ihre Nutzer die Microsoft-Dienste so nutzen, dass die Kosten mit dem geschäftlichen Bedarf in Einklang stehen.
Zwar gibt es native Microsoft 365-Funktionen, die Ihnen bei der Erfassung der erforderlichen Daten helfen können, doch das Fehlen einer zentralen Plattform, mit der Sie Ihre Microsoft-Lizenzen verwalten können, stellt globale IT-Administratoren auf der Suche nach einer effektiven Lizenzmanagementstrategie vor Herausforderungen.
Cense, das neue Lizenzmanagement-Tool von AvePoint, bietet Funktionen, um diese Lücken zu schließen und die Verwaltung von Microsoft 365-Lizenzen besser und effizienter zu gestalten.
Werfen wir einen Blick auf die üblichen Herausforderungen beim Microsoft 365-Lizenzmanagement – auf das, was Microsoft nativ anbietet und schließlich darauf, wie Cense Ihnen bei der Vereinfachung des Prozesses hilft.
1. Habe ich genug Lizenzen gekauft? Oder mehr?
Eine gängige Praxis globaler IT-Admins zur Vereinfachung der Zuweisung von Lizenzen ist der Massenkauf von Lizenzen und deren gebündelte Verwaltung, üblicherweise durch Microsofts gruppenbasierte Lizenzierung.
Gruppenbasierte Lizenzierung hilft dabei, Nutzer in AD zu einer Sicherheitsgruppe zusammenzufassen, sodass Lizenzen automatisch jedem Nutzer in einer Gruppe zugewiesen werden können. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie genug Lizenzen erworben haben, um alle Nutzer in Ihrer Sicherheitsgruppe zu versorgen.
Doch da ein Nutzer mehreren Gruppen angehören kann, besteht die Möglichkeit einer Überschneidung. So kann es vorkommen, dass einem Nutzer mehrere Lizenzen zugewiesen werden.
Mit Cense gibt es zwei Möglichkeiten, diese Herausforderung bei der Überwachung der zugewiesenen Lizenzen zu meistern: Entweder Sie betrachten das Gesamtbild über Ihre Abonnements oder Sie erhalten eine spezifische Ansicht, indem Sie die Lizenzen Ihrer Nutzer überprüfen.
Durch abonnementbasierten Berichten können globale IT-Administratoren die Nutzung und Akzeptanz von Microsoft-Abonnements nach Abonnementtyp verfolgen und die Auswirkungen von Einzelpostenrabatten, Lizenz-Upgrades und Premium-SKUs von Microsoft besser verstehen.
Andererseits können benutzerbasierte Berichte die jedem Nutzer zugewiesene(n) Lizenz(en) verfolgen (um sicherzustellen, dass keine zwei gleichen Lizenzen zugewiesen sind) und sogar Premium-Lizenztypen überwachen, die ein Nutzer möglicherweise nicht nutzt.
2. Wie überwache ich all die Lizenzänderungen?
Da der globale IT-Administrator die alleinige Verantwortung für die vollständige Verwaltung von Lizenzen trägt – vom Kauf über die Zuweisung von Lizenzen bis hin zum Löschen von Konten -, kann das Lizenzmanagement eine anstrengende Aufgabe sein, vor allem zusätzlich zu den Hauptaufgaben des IT-Teams.
Doch Mitarbeitende kommen und gehen, und zudem treibt Microsoft seinen Innovationsprozess stetig voran, sodass es zu Veränderungen in der Lizenzlandschaft kommen wird. Entsprechend wichtig ist es auch diese Veränderungen stets im Blick zu haben. Nativ können Sie Ihre Workflows nutzen, um diese Entwicklungen zu verarbeiten und zu überwachen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, was in Ihrer AD vor sich geht.
Anstelle von Workflows bietet Cense eine Funktion zur Verwaltung von Preisbüchern, mit der Sie Ihre gesamten Lizenzdaten in einer einzigen Ansicht sehen können. Sie können dann alle Ihre Lizenzen im Rahmen Ihrer Microsoft 365-Abonnements anzeigen und mit den integrierten Aktionsplänen und Preisänderungen verwalten, wie die Preise im Laufe der Zeit aussehen.
Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Auswirkungen der Umstellung von kostenlosen auf kostenpflichtige Lizenzen und die Kosten, die Ihnen durch diese Änderungen entstehen können. Insgesamt hilft Ihnen diese Funktion, Ihre Budgets im Griff zu behalten und bei Wachstum Mengenrabatte zu nutzen.
3. Schöpfen meine Nutzer ihre Microsoft 365-Lizenzen voll aus?
Microsoft 365-Lizenzadministratoren kümmern sich vielleicht um die Überwachung der Lizenzen, aber die Nutzer interessieren sich nicht für Lizenzen und Abonnements – sie interessieren sich für die Dienste, die sie für ihre Arbeit nutzen!
Wie stellt man also sicher, dass die richtigen Lizenzfeatures den richtigen Nutzern zugewiesen sind und dass der gesamte Funktionsumfang angemessen ausgenutzt wird?
Eine einfache Überprüfung des Admin-Centers kann Ihnen einen Überblick über die Nutzung Ihrer Lizenzen verschaffen, aber es ist eine Herausforderung, diese im Auge zu behalten. Die regelmäßige Überprüfung Ihres Admin-Centers ist ein Vollzeitjob!
Verknüpfen Sie die bereits erwähnten benutzerbasierten Berichte mit der in Cense verfügbaren Möglichkeit zur Zuweisung von „Lizenzpools“ durch Geschäftsverantwortliche – ein Delegationsansatz, der die Überwachung der Lizenz- und Funktionsnutzung einfacher und leichter zu steuern gestaltet.
Auf diese Weise können die lokalen Einheiten ihre Budgets besser zuweisen und eine strategischere Einführung planen.
4. Kann ich die Kosten effizienter verwalten?
Wie bereits gesagt: Ein regelmäßiger Blick ins Admin Center kann Ihnen bei der Optimierung Ihrer Kosten helfen, ist aber zeitaufwendig und nicht gerade effizient. Stattdessen können Sie die Berichts- und Abrechnungs-APIs nutzen und sogar eigene Power BI-Regeln formulieren, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kosten und Budgets effizienter zu verwalten.
Mit der Budgetverwaltungsfunktion von Cense können Sie jeder Ihrer Geschäftseinheiten Budgets zuweisen und diese Budgets innerhalb Ihres Tenants durch sicherheitsgeschützte Ansichten verfolgen. Sie können Warnmeldungen auf der Grundlage von Ausgabenänderungen einrichten, sodass Sie sofort über Budgetüberschreitungen oder sogar Lizenzinaktivität informiert sind, z. B. wenn Lizenzen oder Funktionen von Nutzern nicht ausreichend genutzt werden.
5. Erhalte ich eine Aufstellung meiner Microsoft 365-Lizenzkosten?
Mit einer Einzelansicht Ihrer gesamten Microsoft-Abrechnung haben Sie einen allgemeinen Überblick über die Lizenzkosten Ihrer gesamten Organisation. Für spezifischere Details, wie z. B. Kostenaufstellung pro Region oder sogar pro Abteilung, können Sie PowerShell verwenden und Ihre eigenen Tabellen, Rechnungen und Budget-Mapping-Integrationen erstellen.
Die Kostenaufschlüsselung von Cense kann spezifische Kosten für Sie verfolgen. Nutzungsabhängige Kosten können mit Ihren Festlizenzen kombiniert werden, um einen Überblick über Ihre Gesamtkosten zu erhalten, die nach Region, Abteilung oder sogar nach Nutzer aufgeschlüsselt und angezeigt werden können!
Schlussgedanken
Geschäftliche Transformation erfordert eine umfassende Reflexion Ihrer allgemeinen Prozesslage. In dieser Zeit des Wandels ist eine gute Partnerschaft zwischen den IT-Teams und den Stakeholdern des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Als IT-Führungskraft können Sie Ihr Management am besten dazu bringen, Ihre IT-Transformationsprojekte zu unterstützen, indem Sie ihnen zeigen, dass ihre Investitionen gut genutzt werden. Hier kann Cense einen gewaltigen Unterschied machen. Upgraden Sie jetzt Ihr Microsoft 365-Lizenzmanagement!
Bleiben Sie stets über die neuesten Funktionen von Cense auf dem Laufenden, indem Sie unseren Blog abonnieren!
Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
